Trong một HTTT lớn thì CSDL thường được xây dựng thông qua một quá trình liên tục có lặp lại gọi là vòng đời của CSDL – với các bước cơ bản như sau:
0 Nghiên cứu ban đầu về CSDL: bao gồm phân tích tình trạng của tổ chức, xác định các vấn đề tồn tại, mục tiêu cơ bản, phạm vi thực hiện… Việc xác định chính xác những thông tin này sẽ cho phép chúng ta thiết lập một CSDL hợp lý và hiệu quả trong công việc.
1 Thiết kế CSDL: cần tập trung phân tích những tính chất cơ bản của dữ liệu tạo nên CSDL. Các bước thiết kế CSDL:
0 Thiết kế khái niệm: nhằm tạo ra một cấu trúc CSDL ngắn gọn giới thiệu những đối tượng thực sự cần quản lý và cần đảm bảo rằng các dữ liệu đưa vào CSDL là cần thiết. Các công việc cần thực hiện: phân tích dữ liệu và nhu cầu thông tin, mô hình hoá và tiêu chuẩn hoá các mối quan hệ giữa các thực thể; kiểm tra mô hình dữ liệu (kiểm tra các quá trình chính, các giao diện, tính toàn vẹn dữ liệu…); thiết kế CSDL (xác định vị trí các bảng, nhu cầu truy cập…).
1 Lựa chọn phần mềm quản lý CSDL: nghiên cứu những ưu nhược điểm của các phần mềm; các chi phí liên quan (chi phí mua bán, duy trì, điều hành, thiết lập, đào tạo và chi phí chuyển giao); các công cụ và các đặc điểm của hệ quản trị CSDL; mô hình CSDL.
2 Thiết kế logic: chuyển đổi từ thiết kế khái niệm thành mô hình bên trong của hệ thống quản lý CSDL được lựa chọn. Đối với hệ thống quản lý CSDL quan hệ, thiết kế logic bao gồm thiết kế các bảng, các chỉ số, các giao diện, các chuyển đổi, các thủ tục truy cập thông tin…
3 Thiết kế vật lý: là quá trình lựa chọn việc lưu trữ dữ liệu và các tính chất của dữ liệu được cập nhật trong CSDL.
2 Thực hiện CSDL: đòi hỏi thiết lập các nhóm lưu trữ, các bảng và khoảng cách giữa các bảng. Sau khi đã tạo ra CSDL thì việc tiếp theo là đưa dữ liệu vào CSDL đó. Nếu dữ liệu đã được lưu trữ dưới dạng khác với dạng trong CSDL thì cần phải chuyển đổi cho phù hợp trước khi cập nhật vào CSDL.
3 Kiểm tra và đánh giá: Ngay khi dữ liệu được nạp vào CSDL thì hệ điều hành CSDL sẽ nhanh chóng kiểm tra khả năng thực hiện, tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng truy cập đồng thời và độ an toàn dữ liệu.
4 Vận hành CSDL: cần dựa trên quan điểm vận hành CSDL của người quản lý, người sử dụng. Khi người sử dụng đã thực sự tham gia vào quá trình truy cập dữ liệu, cần lưu ý các sai sót xuất hiện để có hướng sửa chữa và nâng cấp.
bảo quản để hiệu chỉnh, bảo quản để thích ứng, tạo báo cáo thống kê trên dữ liệu… Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhu cầu về các dạng báo cáo mới, các ứng dụng mới, các thay đổi nhỏ trong cấu trúc và nội dung dữ liệu sẽ xuất hiện nên cần định kỳ xem xét phát triển CSDL.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
0 Trình bày tổng thể về phần cứng của hệ thống thông tin quản lý. 1 Trình bày tổng thể về phần mềm của hệ thống thông tin quản lý.
2 Trình bày tổng thể nguồn tài nguyên về nhân lực của hệ thống thông tin quản lý. 3 Trình bày tổng thể về hệ thống truyền thông của hệ thống thông tin quản lý.
4 Hãy trình bày về mô hình cơ sở dữ liệu. Hiện nay người ta thường sử dụng các dạng mô hình cơ sở dữ liệu nào?
5 So sánh các dạng mô hình CSDL thứ bậc, mô hình CSDL mạng và mô hình CSDL quan hệ? Cho ví dụ về mỗi loại mô hình?
CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Toàn bộ quá trình xây dựng một HTTT quản lý trải qua 3 giai đoạn lớn được trình bày tương ứng với 3 chương sau đây:
0Chương 3 - Phân tích HTTT: đánh giá thực trạng HTTT hiện tại, xác định HTTT hợp lý nhất để trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt việc xây dựng HTTT quản lý mới.
1 Chương 4 - Thiết kế HTTT quản lý: dựa trên các căn cứ thu được từ giai đoạn phân tích HTTT ở trên, tiến hành thiết kế HTTT quản lý theo yêu cầu của tổ chức.
2 Chương 5 - Cài đặt và triển khai HTTT quản lý: là bước cuối cùng của quá trình xây dựng HTTT quản lý. Đây là giai đoạn thay thế HTTT quản lý cũ bằng HTTT quản lý mới và tổ chức triển khai áp dụng HTTT quản lý mới trong toàn bộ tổ chức.
Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình thiết kế một HTTT quản lý. Nó có
0 nghĩa lý thuyết và thực hành quan trọng. Trong Chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa HTTT tiêu biểu.
3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN ÍCH HỆ HỐNG HÔNG TIN
Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu của việc phân tích HTTT là nhằm tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có để từ đó đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới, loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp.
Vì chất lượng của các hoạt động phân tích hệ thống phụ thuộc vào 2 nhân tố chính: kiến thức tổ chức, quản lý và công nghệ của những người phân tích, và hiện trạng của hệ thống trong tổ chức, nên việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, trong đó phải có người am hiểu về tổ chức hiện tại.
3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Trong quá trình phân tích HTTT, người ta phải vận dụng một số phương pháp luận cơ bản nhằm bảo đảm cho hệ thống sẽ được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực.
3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống
Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu các vấn đề kinh tế và xã hội. Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
Trong một hệ thống phức tạp và nhiều mối quan hệ như hệ thống kinh tế, việc xem xét một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác, việc tối ưu hóa một số bộ phận mà bỏ qua mối liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho toàn bộ hệ thống. Do đó
khi phân tích HTTT, trước hết phải xem xét tổ chức là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức. Sau đó, trong từng lĩnh vực chia thành các vấn đề cụ thể, cứ tiếp tục ngày càng chi tiết hơn. Đây chính là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể (Top Down) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.
3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa
Nguyên tắc này đòi hỏi việc phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự khoa học, đó là tiến hành từng bước từ phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin đến mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như mô hình chức năng kinh doanh, mô hình luồng dữ liệu, mô hình thông tin ma trận…
Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở quan trọng để tổ chức đưa ra quyết định có nên thiết kế HTTT quản lý hay không. Nếu có thì tài liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống.
Mô hình hóa: Để nhận thức rõ về bản chất của hiện trạng và làm rõ các bài toán trong giai đoạn phân tích, người ta thường sử dụng các mô hình (models) để diễn đạt nội dung thay cho các phát biểu mô tả chi tiết. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng (ở đâu, bằng công cụ gì, vào lúc nào...). Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:
0 Ngữ nghĩa (semantics): nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc
1 Mô tả (presentation) là hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc
2 Ngữ cảnh (context) là kiến thức hiểu biết cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của mô hình.
Mô hình có 2 đặc tính quan trọng: tính hoàn chỉnh (completeness) và tính nhất quán
(consistency). Mô hình có tính hoàn chỉnh nếu các đối tượng (thành phần) liên kết trong mô hình được mô tả đầy đủ. Mô hình có tính nhất quán chỉ khi không có sự mất cân đối hoặc chênh lệch… còn hiện diện trong mô hình.
3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
Trong quá trình phân tích HTTT, nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ có cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, tức là tiếp cận với nguyên tắc phân tích hệ thống có cấu trúc. Một số các mô hình được sử dụng trong quá trình phân tích hệ thống có cấu trúc:
0 Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD) 1 Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
2 Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
3 Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)
3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây: - Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT
0Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) 1Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
2Lập báo cáo phân tích HTTT
Chúng ta sẽ lần lượt nghiên cứu chi tiết từng công đoạn của quá trình phân tích HTTT. 3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
Đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Nếu chúng ta biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động, làm việc của một tổ chức thì càng dễ thành công trong việc phân tích hệ thống.
3.3.1.1 Nội dung thông tin cần thu thập
Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm: 0Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại:
0 Các thông tin chung về môi trường bên ngoài nói chung, về ngành mà tổ chức đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ…
1Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm: Môi trường tổ chức:
0 Lịch sử hình thành và phát triển; Mô hình tổ chức.
1 Quan hệ giữa các phòng ban; Khối lượng công việc, những khó khăn trong công việc của từng phòng ban.
2Chức năng của hệ thống (sản xuất hay cung cấp dịch vụ), quy mô hoạt động.
3 Yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…) 4 Chính sách dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động 5 Nguồn nhân lực của tổ chức trong hệ thống quản lý… 6 Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản… Môi trường vật lý:
0 Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý 1 Độ tin cậy trong hoạt động của hệ
thống Môi trường kỹ thuật:
2 Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin 3 Các trang thiết bị kỹ thuật khác
4 Các CSDL đang sử dụng
5 Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ sư, lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…)
1Các thành phần của HTTT hiện tại: 0Hoạt động của hệ thống;
0Thông tin ra của hệ thống; 1Các cơ sở dữ liệu của hệ thống;
2Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống.
3.3.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin
Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như:
0 Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Là phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng đầu tiên nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống. Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.
Cách tổ chức nghiên cứu:
0Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo trình tự nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai…)
1 Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận…
Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT:
Đề án: ………. BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ HỐNG
Người thực hiện: ……… Chủ đề nghiên cứu: ……… Thời gian: ……… Địa điểm: ……… Mục tiêu nghiên cứu: ………. Nội dung nghiên cứu:
0 Hoạt động của hệ thống: ………. 1 Thông tin vào của hệ thống: ……… 2 Thông tin ra của hệ thống: ……… 3 Quá trình xử lý thông tin: ………. 4 Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ……….. 5 …
Tóm tắt chung: ……… Đánh giá tổng quát: ……….
Ngày … tháng … năm … 0 Quan sát hệ thống (Observational research)
Phương pháp này thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác: không có trong tài liệu lưu trữ, phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi.
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết họ thường phải làm những công việc gì và thực hiện công việc như thế nào; đồng thời đánh giá được mức độ hiệu quả của các chuẩn và các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.
Ưu điểm:
0 Biết được tính chất của mỗi công việc. Qua quan sát, người ta nhận thấy rằng công việc của người quản lý thường hay bị gián đoạn do họ phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên (như vậy, HTTT quản lý cần có khả năng trợ giúp người quản lý “tạm ngưng” và “làm tiếp” công việc đang dở dang).
1 Đánh giá được cường độ làm việc (workload) của người nhân viên trong thực tế.
Nhược điểm: người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc hàng ngày; tốn thời gian ngồi quan sát.
Kết thúc quá trình, chúng ta cần lập báo cáo kết quả quan sát hệ thống.
0 Phỏng vấn (Interview)
Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
0Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn, tỏ ra quan tâm đến ý kiến của người được phỏng vấn chứ không phải là để khẳng định ý kiến của mình. Nên quan tâm đến cả nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người đối diện để đoán được những điều họ có thể không muốn nói ra.
1 Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.
2 Cố gắng hòa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.
3Cố gắng tìm hiểu công việc của người được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong phạm
1 công việc của họ.
0 Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích đến cho người phân tích viên. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở - open questions, tùy ý trả lời và dạng đóng - closed questions, chọn lựa câu trả lời đã có sẵn) một cách linh hoạt nhưng cần phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. Câu hỏi mở trợ giúp khám phá thêm những điều chưa biết, câu hỏi đóng là để khẳng định chính xác những gì đã dự kiến trước.