6.1.5.1 Các phần mềm chung
Các phần mềm soạn thảo ngày nay có những tính năng mạnh như: tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ hoạ, trộn thư tín, hỗ trợ truyền thông, thư điện tử…
Các phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp - gọi là chế bản điện tử - đã được kết hợp với các máy in chất lượng cao như laser, màn hình máy tính có độ phân giải cao, máy quét quang học nhằm tạo ra các hệ thống xử lý tài liệu cho phép nhận, đọc, trộn văn bản, vẽ biểu đồ, hình hoạ trên một trang của tài liệu… chỉ bằng cách sử dụng một máy vi tính. Máy quét cho phép số hoá văn bản, hình ảnh, sơ đồ, các hình vẽ và chèn chúng vào các tài liệu, còn màn hình và máy in với độ phân giải cao đảm bảo một tài liệu có chất lượng cao.
Ngoài ra còn có những phần mềm cho phép chuyển đổi tài liệu được soạn thảo bởi hệ soạn thảo khác.
6.1.5.2 Các phần mềm chuyên dụng
Các phần mềm chuyên dụng được thiết kế để thực hiện các chức năng quản lý văn phòng như quản lý công văn, hồ sơ công việc, quản lý tình hình thực hiện công việc; quản lý việc lập lịch công tác; sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất (phòng họp, phương tiện đi lại, văn phòng phẩm…); quản lý các loại thông tin khác của tổ chức…
Hiện tại, nhiều công ty phần mềm đã thiết kế và chào bán các phần mềm quản lý văn phòng và các phần mềm này cũng đã được nhiều tổ chức sử dụng. Ví dụ như:
Phần mềm PORTAL OFFICE (trước đây là S-OFFICE) của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS), là một hệ thống để chia sẻ thông tin nội bộ, một hệ thống xử lý trung
tâm, hỗ trợ không giới hạn người dùng và là một sản phẩm thuần Việt cùng với những giao diện thân thiện với người sử dụng. Phiên bản mới, PORTAL OFFICE 2009, ngoài việc nâng cấp các chức năng có sẵn còn được bổ sung nhiều tính năng mới nhằm mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp trong việc tin học hóa các hoạt động quản lý và xây dựng hệ thống ISO điện tử.
Sử dụng PORTAL OFFICE sẽ mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích thiết thực như: Hỗ trợ cấp quản lý điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
Tạo một văn phòng ảo, một cổng thông tin truyền thông, cộng tác kết nối các thành viên, phòng ban, chi nhánh.
Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc, văn bản tài liệu, hồ sơ công việc,... Thông qua đó cung cấp thông tin cho đúng người cần, đúng thời điểm làm tăng hiệu quả xử lý công việc, giảm chi phí giấy tờ, điện thoại, in ấn, đi lại.
Giải quyết được vấn đề có quá nhiều ứng dụng chồng chéo và không thống nhất, gây khó khăn cho việc sử dụng và tốn kém chi phí đầu tư.
Giải pháp này đã được triển khai ứng dụng cho hơn 300 khách hàng với khoảng 5000 thành viên sử dụng mỗi ngày, trong đó có nhiều khách hàng lớn như: Ngân hàng TMCP EXIMBANK, Tập đoàn Đại Dương, Ngân hàng Việt Á, ổng công ty Cấp nước Sài Gòn, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Chế biến Dầu khí (PVPro), Công ty Cổ phần Đầu tư Khoan Dầu khí - PVD Invest và hàng trăm doanh nghiệp khác.
HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN) với các tính năng nổi bật như sau:
Số hoá và lưu trữ mọi loại thông tin: công văn đến, công văn đi, báo cáo, tài liệu, hình ảnh, âm thanh …; Thống kê công văn, tài liệu theo nhiều tiêu chí; Cung cấp công cụ tra cứu công văn, tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Chuẩn hoá việc quản lý văn bản theo quy định của Nhà nước Theo dõi tiến độ thực hiện công việc từng ngày, tuần, tháng …
Tự động lập báo cáo theo các mẫu chuẩn, giảm thiểu thời gian tổng hợp thông tin. Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nắm vững thông tin điều hành, quản lý công việc; Hỗ trợ các chuyên viên xử lý thông tin chính xác, kịp thời.
Tăng cường mối liên kết giữa các cấp lãnh đạo với chuyên viên
Xây dựng quy trình lưu chuyển thông tin tới người có trách nhiệm một cách chính xác, an toàn.
Kết hợp chặt chẽ với hệ thống MS Office: MS Word, MS Excel, Acrobat Reader … AIS không chỉ là một hệ thống quản lý văn bản thông thường, AIS còn hỗ trợ các lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ động về mặt thời gian hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu. AIS là một công cụ cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả CNTT vào công tác điều hành SXKD.
Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC, là hệ thống quản lý tài liệu và quản lý quy trình công việc được xây dựng trên các công nghệ tiên tiến, có khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ dàng triển khai trên nhiều mô hình tổ chức khác nhau. Hệ thống cho phép quản lý, lưu trữ, tra cứu toàn bộ tài liệu của tổ chức trong một CSDL duy nhất. Việc tổ chức phân phối và lưu chuyển tài liệu trong tổ chức cũng được theo dõi và lưu trữ trong CSDL và được tập hợp thành các hồ sơ công việc. Các ứng dụng được xây dựng trên eDocman bao gồm: Quản lý điều hành tác nghiệp, quản lý hành chính, công văn giấy tờ, lưu trữ thông tin tài liệu, quản lý hồ sơ nghiệp vụ, hồ sơ khách hàng, ISO, khiếu nại tố cáo, đề tài nghiên cứu khoa học, quản lý quy trình thiết kế báo điện tử và nhiều ứng dụng theo yêu cầu...
Trong số các phân hệ của eDocman, phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ sơ công việc” trợ giúp trực tiếp cho chức năng quản lý văn phòng với các tính năng chính như:
Quản lý quy trình xử lý công việc
Quản lý công văn, hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ Tra cứu tìm kiếm công văn, hồ sơ
Kết xuất báo cáo Nhắc việc tự động…
Điểm nổi bật của sản phẩm:
Tổ chức quy trình động - Cung cấp khả năng tự định nghĩa quy trình xử lý văn bản, công việc, tài liệu liên quan tới hồ sơ công việc sao cho phù hợp với tổ chức;
Dễ dàng thay đổi cấu trúc tài liệu;
Tích hợp với nhiều loại thiết bị ngoại vi như nhiều loại máy quét, máy fax;
Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng Web-based: chỉ cần một máy tính được kết nối mạng internet bạn hoàn toàn có thể đăng nhập vào chương trình và kiểm soát tất cả các hoạt động trong tổ chức của mình;
Tính mở - Đó là khả năng tích hợp với trang thông tin Portal của một tổ chức, khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như eBanking, ERP, CRM…