dưới gúc độ kế toỏn tài chớnh
4.3.1.1. Hoàn thiện việc luõn chuyển chứng từ kế toỏn
Mụ hỡnh kế toỏn của Cụng ty là mụ hỡnh kế toỏn tập trung nờn toàn bộ chứng từ phỏt sinh đều phải tập hợp về Cụng ty để tiến hành ghi sổ kế toỏn nhưng cú những cụng trỡnh ở xa nờn việc luõn chuyển chứng từ chậm trễ làm ảnh hưởng tới cụng tỏc kế toỏn, dồn cụng việc vào cuối kỳ, dẫn đến sai sút khụng đỏng cú như ghi thiếu, ghi nhầm. Để giảm tỡnh trạng luõn chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng cụng việc cho kế toỏn vào cuối thỏng, cuối quý và theo dừi sổ, cập nhật chứng từ chớnh xỏc thỡ việc xuống kho lấy chứng từ xuất nhập được tiến hành thường xuyờn. Hoặc Cụng ty cú thể xõy dựng mụ hỡnh kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn: Cụng ty nờn xem xột cỏc đội sản xuất nào đó hỡnh thành từ lõu, cú kinh nghiệm, cú khả năng thỡ cho cỏc đội tiến hành hạch toỏn, ghi sổ riờng , hàng kỳ lập bỏo cỏo gửi về Cụng ty. Đối với cỏc đội mới thành lập, chưa cú khả năng hạch toỏn độc lập thỡ vẫn tập hợp chứng từ về Cụng ty bỡnh thường như hiện nay. Cụng ty cần cú chế độ thưởng phạt rừ ràng trong việc luõn chuyển chứng từ của cỏc đội, xớ nghiệp về Cụng ty.
Việc luõn chuyển chứng từ chậm trễ khụng chỉ do nguyờn nhõn khỏch quan là cỏc cụng trỡnh ở xa mà cũn do cỏc đội thi cụng chưa ý thức được tầm quan trọng của việc luõn chuyển chứng từ kịp thời nờn Cụng ty cần cú chớnh sỏch chỉ được tạm ứng tiền cho cỏc đội trưởng cụng trỡnh khi họ đó trả đủ chứng từ cho lần tạm ứng trước và xỏc định rừ thời hạn thanh toỏn tạm ứng. Làm như vậy sẽ nõng cao được trỏch nhiệm của đội trưởng cụng trỡnh với cỏc chứng từ chi phớ cũng như nộp chứng từ cho phũng kế toỏn đỳng thời gian quy định. Đồng thời, tạo điều kiện cho cụng tỏc kiểm tra tiờu hao vật tư theo định mức từ đú kịp thời điều chỉnh trỏnh thất thoỏt vật tư và kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất thỏng, quý được chớnh xỏc
Một số trường hợp nhận vật tư trước, trả tiền sau, Cụng ty cần thụng qua hợp đồng kinh tế để ràng buộc về tiến độ cũng như chất lượng cung ứng vật tư. Việc này cũng giỳp hạn chế chủ cụng trỡnh tự mua chịu vật tư, trỏnh việc luõn chuyển chứng từ về phũng kế toỏn chậm.
4.3.1.2. Hoàn thiện kế toỏn cỏc khoản mục chi phớ sản xuất
* Hoàn thiện kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Hiện nay cụng tỏc kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp của Cụng ty cũn nhiều bất cập. Để quản lý tốt và kiểm soỏt khoản mục chi phớ NVL trực tiếp, cần hoàn thiện những việc sau:
Thứ nhất, tất cả NVL mua về cho dự chuyển thẳng đến chõn cụng trỡnh nhưng ở đú vẫn cú kho tạm nờn đơn vị cần phải làm thủ tục kiểm kờ, bàn giao, ký nhận NVL giữa cỏc thành phần cú liờn quan đảm bảo vật tư mua về đỳng số lượng, chủng loại và đảm bảo đỳng tiờu chuẩn chất lượng để đưa vào thi cụng. Đặc biệt, trong trường hợp giao khoỏn vật tư cho cỏc đội xõy dựng, kế toỏn phải kiểm tra, kiểm soỏt tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc chứng từ mua hàng do đội gửi lờn một cỏch chặt chẽ, trỏnh tỡnh trạng mua hoỏ đơn, kờ khai khống lượng vật liệu đó mua.
Thứ hai, dựa trờn thiết kế kỹ thuật được duyệt và hồ sơ trỳng thầu, bảng tiến độ thi cụng chi tiết tại cụng trường, hàng thỏng yờu cầu cỏc đội lập bảng kế hoạch nhu cầu vật tư cú sự phờ duyệt của phũng kế hoạch, phũng vật tư và phũng kỹ thuật thi cụng. Bảng kế hoạch này là cơ sở để đỏnh giỏ tỡnh hỡnh sử dụng vật tư thực tế. Cuối thỏng, quý phũng kế hoạch cựng kế toỏn cụng ty cần tiến hành việc tổng hợp vật liệu tiờu hao trong kỳ theo từng nhúm vật liệu cho từng cụng trỡnh, HMCT và tiến hành phõn tớch, so sỏnh với định mức tiờu hao vật liệu để đề ra biện phỏp nõng cao hiệu quả sử dụng vốn, vật tư đồng thời cú biện phỏp xử lý kịp thời đối với trường hợp phỏt sinh ngoài định mức.
Thứ ba, trong khõu dự trữ và bảo quản, để quỏ trỡnh sản xuất khụng bị gõy giỏn đoạn cũng như khụng được dự trữ quỏ lượng cần thiết gõy ứ đọng vốn, tốn
diện tớch tồn kho nguyờn vật liệu, đũi hỏi Cụng ty cần phải dự trữ nguyờn vật liệu đầy đủ đồng thời phải thực hiện chế độ bảo quản theo tớnh chất lý hoỏ học của vật liệu.
Thứ tư, cuối mỗi kỳ, kế toỏn cần tiến hành kiểm kờ vật tư cũn lại tại cụng trường chưa sử dụng kết chuyển kỳ sau và lập bảng theo dừi số lượng, giỏ trị của vật tư.
Thứ năm, trong trường hợp phỏ dỡ cụng trỡnh cũ, cụng ty cần tổ chức thu hồi phế liệu chặt chẽ trỏnh thất thoỏt, lóng phớ. Nguồn vật liệu này cú thể tận dụng nhằm sử dụng cho cụng trỡnh mới hoặc cú thể bỏn đi tăng thu nhập cho cụng ty.
*Hoàn thiện kế toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Việc hạch toỏn chớnh xỏc chi phớ nhõn cụng trực tiếp của từng cụng trỡnh, HMCT nhằm giỳp cho lónh đạo DN dễ dàng so sỏnh, đối chiếu chi phớ nhõn cụng thực tế phỏt sinh so với dự toỏn, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soỏt khoản mục chi phớ này. Cụng tỏc hạch toỏn khoản mục chi phớ nhõn cụng trực tiếp cần hoàn thiện sau:
- Khụng hạch toỏn tiền lương của cụng nhõn vận hành mỏy thi cụng vào TK622 hoặc TK627 mà hạch toỏn vào TK623. Mặt khỏc, Cụng ty cần phõn bổ CPSX chung theo cỏc tiờu thức hợp lý như chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp hoặc tổng chi phớ trực tiếp phỏt sinh.
- Khụng hạch toỏn vào TK 622 tiền lương nhõn viờn quản lý đội mà hạch toỏn vào TK 627.
*Hoàn thiện kế toỏn khoản mục chi phớ sử dụng mỏy thi cụng
Phản ỏnh vào chi phớ sử dụng mỏy thi cụng toàn bộ cỏc chi phớ liờn quan tới sử dụng, vận hành mỏy thi cụng bao gồm: tiền lương và cỏc khoản phụ cấp của cụng nhõn điều khiển, phục vụ mỏy thi cụng, chi phớ nguyờn, nhiờn vật liệu phục vụ cho mỏy hoạt động, chi phớ khấu hao mỏy thi cụng và cỏc chi phớ liờn quan phục vụ cho hoạt động của mỏy.
Hạch toỏn chi phớ sử dụng mỏy thi cụng cần theo nguyờn tắc: Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng liờn quan trực tiếp đến cụng trỡnh nào thỡ tập hợp trực tiếp cụng trỡnh đú, cỏc chi phớ mỏy thi cụng liờn quan đến nhiều cụng trỡnh sẽ được tập hợp chung, cuối kỳ kế toỏn tiến hành phõn bổ cho từng đối tượng liờn quan theo cỏc tiờu thức như: số giờ mỏy hoạt động, ca mỏy hoạt động…cỏc chỉ tiờu này được theo dừi trờn nhật trỡnh mỏy thi cụng. Cỏc khoản trớch theo lương của cụng nhõn viờn sử dụng mỏy thi cụng( BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ) khụng hạch toỏn vào tài khoản này
- Mở tài khoản cấp 2 của TK 623 để hạch toỏn chi tiết cỏc khoản chi phớ sử dụng mỏy thi cụng cho từng cụng trỡnh. Cú như vậy kế toỏn mới cú cơ sở lập dự toỏn chi phớ chớnh xỏc và lập kế hoạch thi cụng, kế hoạch cắt giảm chi phớ hiệu quả. Cụ thể là:
+) TK 6231 - Chi phớ nhõn cụng: Dựng để phản ỏnh lương chớnh, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho cụng nhõn trực tiếp điều khiển xe, mỏy thi cụng. TK này khụng phản ỏnh khoản trớch BHXH, BHYT, KPCĐ tớnh theo tỷ lệ trờn tiền lương của cụng nhõn sử dụng xe, mỏy thi cụng. Khoản trớch này phản ỏnh vào TK 627.
+) TK 6232 - Chi phớ vật liệu (xăng, dầu…) phục vụ xe, mỏy thi cụng. +) TK 6233 - Chi phớ dụng cụ sản xuất: Dựng để phản ỏnh cụng cụ dụng cụ lao động liờn quan tới hoạt động của xe, mỏy thi cụng.
+) TK 6234 - Chi phớ khấu hao mỏy thi cụng: Dựng để phản ỏnh khấu hao mỏy múc thi cụng sử dụng vào hoạt động xõy lắp cụng trỡnh.
+) TK 6237 – Chi phớ dịch vụ mua ngoài: Dựng để phản ỏnh chi phớ dịch vụ mua ngoài như thuờ ngoài sửa chữa xe, bảo hiểm xe, mỏy thi cụng, chi phớ điện nước, chi tiền thuờ TSCĐ.
Trong kỳ, nếu cú chi phớ sữa chữa lớn, nõng cấp mỏy múc phỏt sinh thỡ cụng ty thường hạch toỏn luụn vào chi phớ mỏy thi cụng của cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú, như vậy sẽ đội giỏ thành của cụng trỡnh làm cho việc hạch
toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành cỏc cụng trỡnh khụng chớnh xỏc. Do vậy, cụng ty nờn trớch trước khoản chi phớ này và phõn bổ cho cỏc cụng trỡnh.
*Hoàn thiện kế toỏn khoản mục chi phớ sản xuất chung
Chi phớ sản xuất chung chiếm một tỷ trọng khụng nhỏ trong tổng chi phớ sản xuất nờn việc hạch toỏn chớnh xỏc chi phớ sản xuất chung sẽ gúp phần tiết kiệm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm.
Chi phớ sản xuất chung phỏt sinh trực tiếp cho cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh nào thỡ tập hợp vào cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đú. Đối với những khoản chi phớ sản xuất giỏn tiếp thỡ Cụng ty cần tiến hành phõn bổ cho cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Phải lựa chọn cỏc tiờu thức phõn bổ CPSX chung một cỏch phự hợp: Theo chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp, hoặc tổng chi phớ trực tiếp phỏt sinh
Phải hạch toỏn vào chi phớ sản xuất chung cỏc khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ trớch trờn tiền lương cụng nhõn trực tiếp sản xuất và nhõn cụng vận hành mỏy thi cụng. (Phụ lục số 22, 31). Hạch toỏn tiền lương nhõn viờn quản lý đội vào TK 627 và khụng hạch toỏn tiền lương nhõn cụng điều khiển mỏy thi cụng vào TK 627.
*Hoàn thiện phương phỏp xỏc định giỏ trị sản phẩm dở dang
Việc xỏc định giỏ trị sản phẩm dở dang ở Cụng ty chỉ mang tớnh hỡnh thức trờn sổ sỏch. Vỡ vậy, cụng ty cần hoàn thiện phương phỏp xỏc định sản phẩm dở dang như sau:
Trước khi đỏnh giỏ sản phẩm dở dang cần tiến hành kiểm kờ, xỏc định khối lượng xõy lắp dở dang, ghi rừ vào biờn bản khối lượng đú thuộc đối tượng nào, theo loại cụng việc hoặc giai đoạn xõy dựng nào, mức độ hoàn thành là bao nhiờu, sau đú lựa chọn phương phỏp đỏnh giỏ và ỏp dụng phương phỏp sau đõy để đỏnh giỏ sản phẩm dở dang:
- Trường hợp bàn giao thanh toỏn khi cụng trỡnh hoàn thành toàn bộ, chi phớ sản xuất dở dang thực tế được xỏc định như sau:
Giỏ trị dở dang của cụng Tổng cộng CPSX từ khi khởi cụng
= (1.14)
trỡnh, HMCT đến cuối kỳ kế toỏn
- Trường hợp bàn giao, thanh toỏn theo định kỳ khối lượng hoàn thành của từng loại cụng việc hoặc bộ phận kết cấu, xỏc định chi phớ thực tế của khối lượng dở dang cuối kỳ theo cụng thức:
Giỏ thành dự toỏn của = Khối lượng x Đơn giỏ x Tỷ lệ hoàn (1.15)
từng KL dở dang dở dang dự toỏn thành
CPSX CP thực tế phỏt
Chi phớ thực tế ZDT của
thực tế sinh trong kỳ
DD đầu kỳ khối
của khối = + x lượng dở (1.16)
lượng DD Z dự toỏn của Tổng ZDT của cỏc
KLXL hoàn dang cuối
cuối kỳ KL dở dang cuối
thành bàn giao kỳ
kỳ trong kỳ
Do vậy, ngoài việc lập bảng kờ chi phớ sản xuất dở dang, Cụng ty cần lập thờm bảng kờ giỏ trị KLXL theo dự toỏn.
*Hoàn thiện bảng tổng hợp CPSX và tớnh giỏ thành sản phẩm
Do đặc thự của ngành xõy lắp nờn sản phẩm cuối cựng của Cụng ty là cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoàn thành bàn giao. Nhưng do tớnh chất của hoạt động xõy dựng là thời gian thi cụng thường kộo dài nờn căn cứ vào phương thức thanh toỏn giữa bờn giao thầu và bờn nhận thầu để quyết định đối tượng tớnh giỏ thành cho phự hợp.
Cú nhiều phương phỏp để tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp: Phương phỏp trực tiếp, phương phỏp tổng cộng chi phớ, phương phỏp tỷ lệ, phương phỏp liờn
hợp. Do đặc thự của ngành nờn quỏ trỡnh xõy lắp phải chia thành nhiều giai đoạn, vỡ vậy phương phỏp tớnh giỏ thành phự hợp cỏc cụng ty nờn ỏp dụng là phương phỏp tổng cộng chi phớ.
Trờn thực tế, mỗi cụng ty lập bảng tổng hợp CPSX và tớnh giỏ thành theo mẫu riờng khụng thống nhất (như đó trỡnh bày trong chương 3), vỡ vậy rất khú khăn cho cỏc đối tượng sử dụng thụng tin kế toỏn giỏ thành để đỏnh giỏ hoạt động SXKD của cỏc cụng ty. Do đú, cần cú giải phỏp hoàn thiện để thống nhất việc lập bảng tổng hợp CPSX và tớnh giỏ thành sản phẩm. Bảng tổng hợp CPSX và tớnh giỏ thành sản phẩm của Cụng ty cú thể lập theo mẫu sau.
Bảng 4.1: Bảng tổng hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp
CPSX CPSX phỏt sinh trong kỳ CPSX Giỏ
Tờn dở Chi phớ
ST dở Giỏ thành thành
T CT, dang NV NC SX MT Cộng dang SPXL quản lý toàn
HMCT đầu kỳ L C C cuối DN bộ kỳ (8)=(4)+ (10)=(3)+( (12)=( (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (9) (11) 10)+(1 ….(7) 8)-(9) 1) Cộng Ngày …thỏng…năm….
Người lập Kế toỏn trưởng
4.3.2. Hoàn thiện kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp dưới gúc độ kế toỏn quản trị
4.3.2.1. Hoàn thiện việc phõn loại chi phớ sản xuất phục vụ quản trị doanh nghiệp
Kế toỏn quản trị đó được hỡnh thành và phỏt triển rất mạnh trờn thế giới. Trong khi ở Việt Nam, kế toỏn quản trị là lĩnh vực khỏ mới mẻ, được xõy dựng và phỏt triển ở mức độ thấp. Kế toỏn quản trị và kế toỏn tài chớnh cú mối quan hệ mật thiết với nhau về nguồn thụng tin, nguồn gốc số liệu, tài liệu, hệ thống bỏo cỏo. Tuy nhiờn cỏc thụng tin mà kế toỏn tài chớnh cung cấp chỉ là tài liệu phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong kỳ đó qua, số liệu mang tớnh lịch sử, khụng đủ đỏp ứng yờu cầu của nhà quản trị trong DN, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Cũn thụng tin của kế toỏn quản trị linh hoạt và kịp thời thớch hợp với những quyết định cụ thể của người quản lý. Vỡ vậy mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phự hợp nhất hiện nay tại cỏc DN là mụ hỡnh kết hợp giữa kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị trong cựng một bộ mỏy kế toỏn nhằm thoả món nhu cầu thụng tin kế toỏn cho cả đối tượng bờn ngoài và bờn trong của DN.
Hiện nay Cụng ty cổ phần xõy dựng Hoàng Lộc đang thực hiện phõn loại chi phớ theo nội dung kinh tế, mục đớch cụng dụng của chi phớ. Việc phõn loại này chưa đỏp ứng đủ yờu cầu của nhà quản trị. Do vậy cần phõn loại chi phớ theo cỏch ứng xử của chi phớ. Theo cỏch phõn loại này chi phớ sản xuất được phõn thành: Biến phớ, định phớ và chi phớ hỗn hợp.
Mục đớch của cỏch phõn loại này là kế toỏn cú thể cung cấp cho cỏc nhà quản trị doanh nghiệp những thụng tin về sự biến động của từng yếu tố chi phớ trực tiếp, chi phớ giỏn tiếp, chi phớ biến đổi, chi phớ cố định…theo từng đối tượng tập hợp chi phớ. Theo cỏch phõn loại này, khi mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty thay đổi, cỏc nhà quản trị cú thể biết được cỏc chi phớ này tăng hay giảm, mức độ tăng giảm là bao nhiờu.
Tại Cụng ty cổ phần xõy dựng Hoàng Lộc , việc phõn loại chi phớ sản xuất nờn cụ thể như sau:
- Biến phớ: Là những chi phớ thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, vớ dụ như: Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp.
- Định phớ: Là những chi phớ khụng thay đổi theo số lượng sản phẩm như chi phớ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của cụng nhõn sản xuất trực tiếp và cụng nhõn quản lý phõn xưởng tớnh theo thời gian, cấp bậc.