Trong Kế toán quản trị, thuật ngữ chi phí được sử dụng linh hoạt. Cách xác định chi phí phụ thuộc vào từng tình huống ra quyết định. Khác với Kế toán tài chính, trong Kế toán quản trị, thông tin chi phí được sử dụng theo nhiều cách khác nhau tuỳ theo nhu cầu quản lý nên chi phí cũng được phân loại theo nhiều tiêu thức
2.3.1.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Theo tiêu thức này, chi phí bao gồm: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Trong khoản mục chi phí sản xuất được chia thành:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung
Về nội dung, cách phân loại chi phí sản xuất tương tự như cách phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm trong Kế toán tài chính.
2.3.1.2. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định lợi nhuận
Căn cứ vào mối quan hệ của chi phí phát sinh đến chế tạo sản phẩm hay thời kỳ kinh doanh, chi phí được chia thành: chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Chi phí sản phẩm là chi phí gắn liền với giá trị sản phẩm sản xuất. Chi phí sản phẩm cũng được chia thành:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung
Về nội dung, cách phân loại chi phí sản xuất tương tự như cách phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm trong Kế toán tài chính.
2.3.1.3. Phân loại chi phí sản xuất theo phương pháp quy nạp
Theo tiêu thức này chi phí tồn tại dưới hai hình thức:
- Chi phí trực tiếp: Là những chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng đối tượng chịu chi phí như chi phí NVLTT, chi phí nhân công trực tiếp,… Loại chi phí này thường chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng chi phí.
- Chi phí gián tiếp: Là những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí khác nhau như chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công phục vụ sản xuất, chi phí mua ngoài,… Để xác định chi phí cho từng đối tượng cần phải dùng phương pháp phân bổ gián tiếp theo tiêu thức phân bổ thích hợp.
2.3.1.4. Phân loại chi phí sản xuất theo cách ứng xử của chi phí
Phân loại chi phí cách ứng xử của chi phí là cách phân loại đặc biệt chú trọng việc phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp hoạch định, kiểm tra và ra quyết định. Cách phân loại này quan tâm đến cách ứng xử chi phí, dựa vào đó để nghiên cứu mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Theo tiêu thức này, chi phí gồm:
- Chi phí biến đổi (biến phí): Là những khoản mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của đơn vị. Mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ… Tuy nhiên biến phí không phải thuần nhất một hình thức tồn tại mà còn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau:
+ Biến phí tuyệt đối: Là loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. Với cách ứng xử này, để thực sự kiểm soát biến phí trên một mức độ hoạt động thì việc hoạch định xây
dựng và hoàn thiện định mức biến phí tuyệt đối sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát biến phí và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ hơn.
+ Biến phí cấp bậc: Là loại biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt tới một mức độ nhất định. Những chi phí này cũng thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay đổi khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị đạt đến một phạm vi nhất định.
- Chi phí cố định (định phí): Là những khoản mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị. Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thay đổi, ngược lại, nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy, dù doanh nghiệp có hoạt động hay không thì định phí vẫn tồn tại. Có hai loại định phí:
+ Định phí bắt buộc: Là những định phí có tính chất cơ cấu, có liên quan đến cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp mà rất khó thay đổi. Định phí bắt buộc thường gắn liền với kế hoạch dài hạn và chịu sự ràng buộc nhiều năm. Nếu muốn thay đổi loại định phí này cần phải có một thời gian tương đối dài. Định phí bắt buộc có hai đặc điểm cơ bản là chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn. Do những đặc điểm trên nên việc dự báo và kiểm soát định phí bắt buộc phải bắt đầu từ lúc triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp.
+ Định phí không bắt buộc: Là những định phí có thể thay đổi nhanh chóng bằng các quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp. Định phí không bắt buộc liên quan đến kế hoạch ngắn hạn và ảnh hưởng đến dòng chi phí của doanh nghiệp hằng năm.
- Chi phí hỗn hợp: Là những khoản mục chi phí bao gồm các yếu tố biến phí và định phí pha trộn lẫn nhau. Ở một mức độ hoạt động nào đó, chi
phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí. Để lập kế hoạch, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí, các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải phân tích chi phí hỗn hợp thành định phí và biến phí. Các phương pháp phân tích chi phí thường được áp dụng là phương pháp cực đại, cực tiểu và phương pháp bình phương bé nhất.
2.3.1.5. Phân loại chi phí được sử dụng trong việc lựa chọn phương án
- Chi phí cơ hội: Là chi phí lớn nhất là doanh nghiệp phải từ bỏ khi chọn phương án hành động này thay vì phương án hành động khác.
- Chi phí chênh lệch: Là những chi phí có ở phương án này nhưng không có hoặc chỉ có một phần của phương án khác. Chi phí chênh lệch là một căn cứ quan trọng để lựa chọn phương án đầu tư hoặc phương án sản xuất kinh doanh.
- Chi phí chìm: Là những chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu bất kể đã lựa chọn phương án nào. Do đó, chi phí có ở mọi phương án nên không có tính chênh lệch và không phải xét đến khi so sánh lựa chọn phương án.