3.2.3.1. Đặc điểm
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh chung cho toàn bộ doanh nghiệp, như: chi phí lương và các khoản trích theo lương vào chi phí của bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, công cụ sử dụng cho văn phòng, thuế môn bài, chi phí dịch vụ mua ngoài sử dụng cho văn phòng, chi phí tiếp khách,… 3.2.3.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi
- Hóa đơn dịch vụ mua ngoài
- Giấy báo nợ
- Bảng lương
3.2.3.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:
- TK 6421: Chi phí nhân viên - TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng - TK 6424: Chi phí khấu hao TSCD - TK 6425: Thuế, phí và lệ phí - TK 6426: Chi phí dự phòng
- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
3.2.3.4. Quy trình ghi sổ
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT đối với dịch vụ mua ngoài, chứng từ ngân hàng, phiếu chi để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
- 78 -
Vào cuối mỗi tháng căn cứa vào bảng lương, tiến hàng trả lương cho nhân viên và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và tiến hành lập sổ cái cho TK 642.
Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào sổ cái TK 642 để xác định chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng và kết chuyển qua TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
3.2.3.5. Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh ( Đơn vị tính: Đồng)
Nghiệp vụ 1: Ngày 26/07/2018 mua văn phòng phẩm của công ty TNHH Thương mai - Dịch vụ Thiên Lộc Khang theo hóa đơn GTGT số 0098690, số tiền chưa thuế là 2.053.800, thuế GTGT 10% chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp (Phụ lục PL10 ). Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6423 2.053.800 Nợ TK 1331 205.380
Có TK 331 2.259.180
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/07/2018 tiền lương cho nhân viên tháng 07/2018. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6421 110.500.000 Có TK 3341 110.500.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 31/07/2018 trích BHXH vào chi phí lương nhân viên tháng 07/2018. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6421 17.290.000 Có TK 3383 17.290.000
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/07/2018 trích BHYT vào chi phí lương nhân viên tháng 07/2018. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6421 2.964.000 Có TK 3384 2.964.000
Nghiệp vụ 5: Ngày 31/07/2018 trích BHTN vào chi phí lương nhân viên tháng 07/2018. Kế toán hạch toán như sau:
- 79 - Có TK 3386 988.000
Nghiệp vụ 6: Ngày 07/09/2018 trả tiền điện tháng 09/2018 theo hóa đơn GTGT số 0002230, số tiền chưa thuế là 649.276, thuế GTGT 10% chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp (Phụ lục PL11 ). Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6427 649.276 Nợ TK 1331 64.926
Có TK 331 714.204
Nghiệp vụ 7: Ngày 11/09/2018 thuê bãi lộ thiên của công ty Cổ phần công nghiệp hóa chất tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu theo hóa đơn GTGT số 0000305, số tiền chưa thuế là 240.000.000, thuế GTGT 10% chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp (Phụ lục PL12 ). Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6427 240.000.000 Nợ TK 1331 24.000.000
Có TK 331 264.000.000
Nghiệp vụ 8: Ngày 27/09/2018 mua pin tiểu Energiner AA của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiên Lộc Khang theo hóa đơn GTGT số 0041819, số tiền chưa thuế là 544.000, thuế GTGT 10% chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp (Phụ lục PL14 ). Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6423 544.000 Nợ TK 1331 54.400
- 80 - CÔNG TY CỐ PHẦN XÂY LẮP THIÊN NAM
Mẫu số: S03b-DN
Số 59 đường 30/4, Phường Thắng Nhất, TP. Vũng Tàu, BR-VT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Từ ngày 01/7/2018 đến ngày 01/9/2018
Tài khoản: 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị tính: VND
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang
số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu kỳ 1,791,158,509 - Số phát sinh trong kỳ 02/07/2018 PC07-18/01 02/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH đầu tư thương mại Phương Kim
1111 2,788,000
03/07/2018 PC07-18/02 03/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH đầu tư thương mại Phương Kim
1111 4,760,000
06/07/2018 PC07-18/06 06/07/2018
Chi tiền mua hàng theo hóa đơn 0000105
1111 1,904,727
06/07/2018 PC07-18/47 06/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro
1111 1,923,000
11/07/2018 UNC231-17/05 11/07/2018 Chi tiền điện
T7/2018 1121 16,474,055
11/07/2018 UNC232-17/05 11/07/2018 Chi tiền điện
T7/2018 1121 1,388,763
12/07/2018 PC07-18/51 12/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro
1111 641,000
12/07/2018 UNC233-17/05 12/07/2018 Chi tiền nước
T7/2018 1121 1,178,750
- 81 - 16/07/2018 PC07-18/10 16/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH đầu tư thương mại Phương Kim
1111 3,704,728
16/07/2018 PC07-18/11 16/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Chi nhánh công ty cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng tại Vũng Tàu 1111 917,000 18/07/2018 PC07-18/12 18/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH TM & DV Đức Hà
1111 800,000
24/07/2018 PC07-18/15 24/07/2018 Chi tiền vé cầu
đường, phí công tác 1111 385,000
24/07/2018 PC07-18/17 24/07/2018
Chi tiền mua hàng theo hóa đơn 0000120 1111 1,407,422 25/07/2018 MDV07-18/10 25/07/2018 Mua dịch vụ của Công ty TNHH Dịch Vụ Kỹ Thuật Thái An 331 42,000,000 26/07/2018 MDV07-18/12 26/07/2018 Mua dịch vụ của Công ty TNHH TM Và Dịch Vụ Thiên Lộc Khang 331 2,053,800 28/07/2018 PC07-18/22 28/07/2018
Chi tiền mua hàng theo hóa đơn 0000132
1111 884,882
Cộng chuyển sang trang sau 83.211.127 0
MISA SME.NET 1/4
CÔNG TY CỐ PHẦN XÂY LẮP THIÊN NAM
Số 59 đường 30/4, Phường Thắng Nhất, TP. Vũng Tàu, BR-VT
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang
số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 83,211,127 30/07/2018 PC07-18/23 30/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của DNTN Thùy Trang
1111 11,525,000
- 82 - 31/07/2018 KH00075 31/07/2018 Khấu hao TSCĐ tháng 7 năm 2018 2141 45,214,984 31/07/2018 NVK07-18/01 31/07/2018 BHXH, BHYT, BHTN phải nộp T7/2018 3383 17,290,000 31/07/2018 NVK07-18/01 31/07/2018 BHXH, BHYT, BHTN phải nộp T7/2018 3384 2,964,000 31/07/2018 NVK07-18/01 31/07/2018 BHXH, BHYT, BHTN phải nộp T7/2018 3386 988,000
31/07/2018 NVK16-18/02 31/07/2018 Lương phải trả nhân
viên tháng 07/2018 3341 110,500,000 31/07/2018 PBCC00052 31/07/2018 Phân bổ chi phí CCDC tháng 7 năm 2018 2421 4,241,894 31/07/2018 PBCC00052 31/07/2018 Phân bổ chi phí CCDC tháng 7 năm 2018 2422 1,026,917
31/07/2018 PC07-18/45 31/07/2018 Chi vé cầu đường +
rửa vệ sinh xe 1111 830,000
31/07/2018 UNC229-17/05 31/07/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
1121 200,000
01/08/2018 MDV08-18/01 01/08/2018
Mua dịch vụ của Cty cp xăng dầu dầu khí Vũng Tàu
331 1,809,073
07/08/2018 MDV08-18/03 07/08/2018
Mua dịch vụ của Cty cp xăng dầu dầu khí Vũng Tàu
331 1,818,382
09/08/2018 PC08-18/09 09/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH đầu tư Trần Phan
1111 1,650,909 11/08/2018 MDV08-18/07 11/08/2018 Mua dịch vụ của Công ty Điện Lực BR - VT - Điện Lực TP Vũng Tàu 331 15,129,622 11/08/2018 MDV08-18/08 11/08/2018 Mua dịch vụ của Công ty Điện Lực BR - VT - Điện Lực TP Vũng Tàu 331 2,326,936 12/08/2018 MDV08-18/09 12/08/2018 Tiền nước tháng 08/2018 331 1,031,250
- 83 - 15/08/2018 MDV08-18/10 15/08/2018
Mua dịch vụ của Cty cp xăng dầu dầu khí Vũng Tàu
331 1,828,318
24/08/2018 MDV08-18/12 24/08/2018
Mua dịch vụ của Cty cp xăng dầu dầu khí Vũng Tàu
331 1,818,382
25/08/2018 MDV08-18/13 25/08/2018 Mua VPP 331 4,602,700
29/08/2018 MDV08-18/16 29/08/2018
Mua dịch vụ của Cty cp xăng dầu dầu khí Vũng Tàu 331 1,828,318 31/08/2018 KH00076 31/08/2018 Khấu hao TSCĐ tháng 8 năm 2018 2141 45,214,984
31/08/2018 NVK17-18/02 31/08/2018 Lương phải trả nhân
viên tháng 08/2018 3341 99,400,000 31/08/2018 NVK25-18/02 31/08/2018 BHXH, BHYT, BHTN phải nộp T8/2018 3383 20,300,000 31/08/2018 NVK25-18/02 31/08/2018 BHXH, BHYT, BHTN phải nộp T8/2018 3384 3,480,000
Cộng chuyển sang trang sau 480.230.796 0
MISA SME.NET 2/4
CÔNG TY CỐ PHẦN XÂY LẮP THIÊN NAM
Số 59 đường 30/4, Phường Thắng Nhất, TP. Vũng Tàu, BR-VT
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang
số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 480,230,796 31/08/2018 NVK25-18/02 31/08/2018 BHXH, BHYT, BHTN phải nộp T8/2018 3386 1,160,000 31/08/2018 PBCC00053 31/08/2018 Phân bổ chi phí CCDC tháng 8 năm 2018 2421 4,241,894 31/08/2018 PBCC00053 31/08/2018 Phân bổ chi phí CCDC tháng 8 năm 2018 2422 439,413
- 84 - 31/08/2018 PC08-18/25 31/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH đầu tư thương mại Phương Kim
1111 4,449,545
31/08/2018 PC08-18/26 31/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH đầu tư thương mại Phương Kim
1111 4,508,455
31/08/2018 PC08-18/29 31/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Trung tâm viễn thông & CNTT Vũng Tàu
1111 141,154
31/08/2018 PC08-18/31 31/08/2018 Chi tiền mua dịch vụ
của Gara 42 1111 7,200,000
31/08/2018 PC08-18/32 31/08/2018 Chi khác 1111 2,049,782
31/08/2018 PC08-18/34 31/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH TM DV Viễn thông Quang Minh Vũng Tàu 1111 1,519,091 31/08/2018 PC08-18/35 31/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Công ty TNHH TM & DV Đức Hà
1111 1,650,000
31/08/2018 UNC255-17/05 31/08/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
1121 693,930
01/09/2018 PC09-18/37 01/09/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Tập đoàn Viễn thông Quân đội - Chi nhánh Viettel BRVT
1111 261,299
01/09/2018 PC09-18/38 01/09/2018
Chi tiền mua dịch vụ của Quán Hương Xưa
1111 2,929,000
- 85 -
Cộng chuyển sang trang sau 511.474.359 0
MISA SME.NET 3/4
CÔNG TY CỐ PHẦN XÂY LẮP THIÊN NAM
Số 59 đường 30/4, Phường Thắng Nhất, TP. Vũng Tàu, BR-VT
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang
số STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang 511,474,359 511,474,359 - Cộng số phát sinh 511,474,359 - Số dư cuối kỳ 2,302,632,868 2,302,632,868 - Cộng lũy kế từ đầu năm 2,302,632,868 2,302,632,868
- 86 - - Sổ này có 04 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 04
- Ngày mở sổ: ...
Ngày ... tháng ... năm ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
- 87 -