5.6.2.1. Khái niệm kỹ năng giao tiếp.
Xuất phát từ quan điểm nguồn lực con người là quan trọng nhất, Ngân hàng Thế giới đã gọi thế kỷ 21 là kỷ nguyên của kinh tế tri thức và dựa vào kỹ năng
của con người, đồng thời cho rằng năng lưc của con người được đánh giá trên cả
3 khía cạnh: kiến thức, kỹ năng và thái độ.
- Kiến thứclà những hiểu biết, những tri thức mà bản thân chúng ta thu thập được (nó được giữ lại trong não chúng ta) thông qua quá trình học tập, nghiên cứu.
- Thái độ làcách nghĩ, cách nhìn và cách hành động theo một hướng nào đó trước một vấn đề hay một tình huống cụ thể. "Cách" ở đây là từ cách trong cụm từ: suy nghĩ một cáchtích cực, làm việc một cách nhiệt tình...
- Kỹ năng là khả năng của một người thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một mục tiêu nhất định. Kỹ năng bao gồm: Kỹ năng nghề nghiệp (kỹ năng cứng) và Kỹ năng cơ bản (kỹ năng mền).
+ Kỹ năng nghề nghiệp: Là khả năng thực hiện một quy trình kỹ thuật, công
nghệ (quy trình hàn, tiện, đánh máy, lái xe, thẩm định tín dụng, qui trình cho vay, kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay…),
+ Kỹ năng cơ bản: Là những kỹ năng trong giao tiếp, ứng xử, tư duy, hợp
tác, chia sẻ, làm việc nhóm, lãnh đạo, quản lý…
Mỗi người học nghề khác nhau thì có các kỹ năng khác nhau nhưng các kỹ năng sống là các kỹ năng cơ bản (kỹ năng mềm) thì bất cứ ai, làm nghề gì cũng cần phải có nhưng mức độ biểu hiện sẽ khác nhau ở những lĩnh vực và con người
khác nhau.
Một tổ chức quốc tế gồm các nhà khoa học thế giới chuyên nghiên cứu, khảo sát về trí tuệ của con người đã cho rằng: để thành đạt trong cuộc sống thì kỹ năng mềm (trí tuệ cảm xúc) chiếm 85%, kỹ năng cứng (trí tuệ lôgic) chỉ chiếm 15%. Điều này cũng có thể lý giải là gần như 100% tỷ phú trên thế giới (những người
giàu có và thành đạt) không phải là các nhà bác học hàng đầu. Vậy câu hỏi đặt ra
là “Kỹ năng nào là cần thiết cho mỗi con người để thành công trong công việc và cuộc sống”?
Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Mỹ (ASTD-American Society for Training &
Development) có thành viên đến từ hơn 100 quốc gia, đã thực hiện một nghiên
cứu về các kỹ năng cơ bản trong công việc. Kết luận được đưa ra là có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc, một trong số đó là Kỹ năng trong lĩnh vực giao tiếp ứng xử.
Như vậy, Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng dụng tri thức khoa học vào quá trình giao tiếp có hiệu quả nhất.
Ở Việt Nam, thời gian trước đây việc đào tạo các kỹ năng, chưa được chú trọng trọng. Nền giáo dục của chúng ta đang dựa trên một giả định “người ta biết thì người ta sẽ làm được” hoặc cứ học nhiều là biết... Nhưng thực tế đâu có vậy, từ biết đến hiểu là một khoảng cách rất xa, và từ hiểu đến làm việc chuyên nghiệp với năng suất cao là một khoảng cách còn xa nữa.
Sinh viên khi ra trường biết nhiều kiến thức nhưng lại không có khả năng làm việc cụ thể. Một cán bộ được đào tạo bài bản, nắm chắc quy trình nghiệp vụ (có kỹ năng nghề nghiệp) song lại không có phương pháp để tổ chức triển khai
công việc khoa học vào thực tiễn. Gần đây, các phương tiện thông tin đại chúng đã nhắc nhiều đến cụm từ “kỹ năng” và “kỹ năng mềm”.
Bạn không có kỹ năng đánh máy, thì có thuộc lòng 10 quyển sách về Microsoft Office cũng vô nghĩa, và từ xa xưa ông cha ta có câu “Tiên học lễ, hậu học văn” đã coi vai trò hàng đầu của kỹ năng giao tiếp ứng xử trong cuộc sống xã hội...
5.6.2.2. Các yếu tố bảo đảm giao tiếp có hiệu quả.
Hoạt động giao tiếp có hiệu quả, cần đảm bảo những yếu tố cơ bản sau:
- Phải xây dựng được một bản thông điệp có hiệu quả, nghĩa là nội dung phải rõ ràng, trình bày hợp lý và chuyền đi hữu hiệu.
- Bảo đảm dòng chảy thông tin, có nghĩa là trong giao tiếp phải bảo đảm thông tin liên tục, không bị gián đoạn, ngắt quãng để người phát và nhận thông tin dễ chia sẻ với nhau.
- Bảo đảm cho ý nghĩa của thông điệp phản ánh được hiểu theo 1 nghĩa nhất định, tránh được hiện tượng “ông nói gà, bà hiểu vịt”.
- Nắm được môi trường xã hội khi giao tiếp (giao tiếp với ai? như thế nào? khi nào? trong bao lâu?…).
- Thực hiện sự đáp ứng (tức là sự hồi đáp) cần thiết.
- Người phát tin và nhận tin (đặc biệt là người phát tin) phải có kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, các kiến thức cần thiết.
5.6.2.3. Các nguyên tắc giao tiếp.
Muốn hoạt động giao tiếp có hiệu quả thì cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau đây:
5.6.2.3.1. Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp.
Nguyên tắc này dựa trên một thực tế có tính qui luật về mặt tâm lý của con người. Bất kỳ ai, khi thực hiện các quan hệ giao tiếp đều mong muốn, tin tưởng hoặc hy vọng rằng thông qua việc giao tiếp có thể đạt được một lợi ích nào đó cho mình hoặc cho chủ thể mà mình đại diện. Lợi ích mà con người hướng tới có thể là vật chất (tiền bạc, tài sản...) cũng có thể là lợi ích tinh thần (trình bày ức chế, mong được chia sẻ và cảm thông, hoặc một đề nghị ghi nhận một sự đóng góp của bản thân cho tập thể, cho xã hội…). Có thể nói, hầu như không một ai thực hiện giao tiếp lại không muốn, hoặc không hy vọng rằng sẽ đạt được mục đích đã đặt ra, ngay cả khi chính bản thân chúng ta biết rằng để đạt được lợi ích đó là hết sức khó khăn. Xuất phát từ tâm lý này, đối tác khi giao tiếp với chúng ta thường ít chuẩn bị tâm lý cho những yêu cầu, đề nghị của họ khi không được đáp ứng, những mong muốn của họ không được chia sẻ và cảm thông. Khi không đạt được những điều như đã dự định, đối tác thường có những phản ứng ở những mức độ khác nhau (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, mất lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác thậm chí lăng nhục, chửi bới...). Những phản ứng này dù ở mức độ nào đi chăng nữa thì đều không có lợi cho 2 phía. Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải cố gắng đảm bảo sự hài hòa về lợi ích của 2 bên tham gia giao
tiếp. Nguyên tắc này đòi hỏi những người trực tiếp giao tiếp với đối tác phải chú ý những điểm cơ bản như sau:
- Hiểu tâm lý của đối tác, dành thời gian để tìm hiểu mục đích của đối tượng giao tiếp, đồng thời trong hoạt động giao tiếp này, mình cần đạt được mục đích
gì.
- Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn, cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ chứ không thể có thái độ hiếu thắng hoặc thờ ơ.
Tóm lại: Hoạt động giao tiếp được thực hiện theo nguyên tắc là sự giao tiếp phải được thực hiện trong sự thông cảm, thống nhất với nhau chứ không phải dưới hình thức tranh đua, đối địch… Sự thành công của giao tiếp không phải là ở sự
chiến thắng đối tượng mà là sự đem lại lợi ích càng nhiều càng tốt cho cả 2 bên.
5.6.2.3.2. Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp.
Trong hoạt động giao tiếp, người làm dịch vụ sẽ gặp phải nhiều đối tượng
khác nhau (già - trẻ; nam - nữ; lãnh đạo - nhân viên;...). Vấn đề đặt ra ở đây là
phải bảo đảm sự bình đẳng trong giao tiếp. Thực tế, người làm dịch vụ trong hoạt động giao tiếp có khi gặp phải những tình huống rất khó xử. Để giải quyết tốt vấn đề này thì cách thức tốt nhất là thực hiện nguyên tắc “mọiđối tác đều quan trọng”, nghĩa là mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử bình đẳng. Dĩ nhiên, nguyên tắc này giúp cho chúng ta tránh được những sai lầm trong giao tiếp khi có quan niệm “người này không quan trọng”, không có ảnh hưởng gì đến bản thân mình, công ty mình thì thờ ơ, thậm chí coi thường.
Một điều chúng ta cần khẳng định là: con người là tổng hòa các mối quan hệ. Một cá nhân, một công ty, một tổ chức muốn tồn tại và phát triển cần phải thiết lập và duy trì nhiều mối quan hệ khác nhau. Nhân viên dịch vụ, thông qua hoạt động giao tiếp trực tiếp với đối tác, giúp Công ty mở rộng mối quan hệ và tăng cường mối quan hệ sẵn có, đồng thời phải thiết lập các mối quan hệ mới chứ không phải, không thể và không được làm mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa họ với đối tác, giữa Công ty với khách hàng.
5.6.2.3.3. Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu.
Người nhân viên dịch vụ khi giao tiếp với khách hàng, với đối tác cần đưa ra nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyết định.
Nguyên tắc này dựa trên cơ sở nguyên tắc 1. Trong thực tế, để có thể tạo ra một sự hài hòa về mặt lợi ích của các bên giao tiếp không phải là dễ dàng và đơn giản. Điều này, bạn dễ hiểu bởi mong muốn của các bên giao tiếp thì nhiều, nhưng đáp ứng và thỏa mãn những mong muốn đó lại có hạn. Vì vậy, việc một trong các bên hoặc nhiều bên khi tiến hành giao tiếp có thể không đạt lợi ích của mình như mong muốn là chuyện thường tình. Vấn đề ở chỗ là nhân viên dịch vụ phải xử lý công việc như thế nào để không chỉ thỏa mãn một phần hoặc toàn bộ yêu cầu của mọi đối tượng giao tiếp mà còn phải làm cho đối tượng giao tiếp hiểu và chấp nhận thực tế ngay cả khi mục đích của họ không đạt.
Để làm được điều đó, trong quá trình giao tiếp, nhân viên dịch vụ nên đưa ra một số giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyết định. Muốn đưa
ra các giải pháp thì một bên tham gia vào quá trình giao tiếp cần xác định mục đích (lợi ích) cần đạt được, nhưng đồng thời cũng xác định mục đích đó có thể đạt được ở những mức độ nào (cao, trung bình hay thấp). Việc xác định những mức độ có thể đạt được sẽ giúp cho các đối tượng tham gia giao tiếp chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng bộ trong điều kiện và giới hạn cho phép để có thể thương lượng với bên kia khi các điều kiện, tiêu chuẩn lý tưởng không đạt được. Nói cách khác, những người nào khi giao tiếp có ý thức rõ về lợi ích của họ và lợi ích của đối tác trong một cuộc giao tiếp cũng sẽ rất giỏi trong việc dự kiến những cách thức khác nhau để có lợi ích và họ sẽ suy nghĩ đến một sự lựachọn các giải pháp tối ưu.
Khi giao tiếp các bên tuân thủ nguyên tắc này, sẽ dễ dàng tìm thấy những mục tiêu và lợi ích chung, trên cơ sở đó có thể cùng nhau tìm ra những giải pháp có thể làm hài lòng tất cả các bên.
5.6.2.3.6. Tôn trọng các giá trị văn hóa.
Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn; ở góc độ nguyên tắc giao tiếp phải tôn trọng giá trị văn hóa. Vì vậy: ứng xử trong giao tiếp phải mang tính dân tộc và phản ánh truyền thống tốt đẹp, với người Việt Nam, nét văn hóa trong giao tiếp thể hiện: Tác phong, thái độ cởi mở, tế nhị và chu đáo; Một sự hiếu khách (tôn trọng); Một sự lịch sự và nghiêm túc đối với mọi đối tượng giao tiếp. Bởi vì, giao tiếp là sự tương tác xã hội luôn luôn chứa đựng yếu tố con người và các yếu tố tình cảm. Cần thấy rằng, một thái độ niềm nở, vui vẻ, hòa nhã, tinh thần hiếu khách, phong cách lịch sự và nghiêm túc là những chuẩn mực giao tiếp quan trọng và cần thiết.
Tóm lại:Trên đây là những nguyên tắc trong giao tiếp quan trọng nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động giao tiếp. Vấn đề cơ bản nhất là chúng ta phải biết vận dụng các nguyên tắc đó vào trong những trường hợp cụ thể một cách linh hoạt và chính xác thì mới hy vọng đưa lại sự thành công. Điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào thái độ, kiến thức và kỹ năng của chúngta khi giao tiếp.
5.6.2.4. Một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản trong cơ quan, đơn vị.
5.6.2.4.1. Gây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.
- Bắt đầu từ thái độ: Thái độ vẫn được xem là sự khởi đầu những mối quan hệ, và thậm chí là của những cơ hội. Hãy tưởng tượng bạn là một người mới đến cơ quan, thái độ cư xử đúng mực như sự khiêm nhường phù hợp, tôn trọng những người ở cơ quan và công việc họ đang làm, những câu chào và cử chỉ thân thiện sẽ đem lại thiện cảm của bao người, dù đó là những cán bộ kế toán khó tính nhất, cán bộ tín dụng hay bảo vệ và người phục vụ.
- Làm thật tốt công việc của mình: Cách đơn giản nhất và dễ nhất bạn có thể bắt đầu xây dựng được mối quan hệ ở nơi làm việc, cũng như mở đầu những câu chuyện, hay thậm chí sâu hơn là hiểu về những người xung quanh, chính là từ công việc của bạn. Trong một cơ quan làm việc chuyên nghiệp, mỗi cá nhân luôn là một mắt xích, không kể đến vị trí làm việc của bạn cao hay thấp, công việc bạn làm là một phần không thể thiếu, và sẽ có mối liên hệ với các đồng nghiệp khác, có thể là cùng phòng hay khác phòng/ban, thường một công việc không chỉ bó hẹp trong một phòng/ban. Nếu khởi đầu với một thái độ tốt, lại biết cách lắng nghe
và học hỏi hợp lý, tích cực trong công việc, chắc hẳn mọi người đều không ngần ngại hỗ trợ bạn làm tốt công việc, thậm chí chia sẽ nhiều hơn cả những gì bạn mong muốn.
- Tế nhị trong giao tiếp, chân thành trong hành động: Khi mọi người đã mở lòng mình với bạn, hãy trân trọng và giữ gìn nó. Có nhiều cách để làm được việc
này, nhưng có lẽ cách đơn giản và hiệu quả nhất chính là sự chân thành. Chân
thành, không suồng sã quá, hay bộc trực quá thì lại càng tốt, bởi không chỉ trong môi trường xã hội thu nhỏ, mà kể cả gia đình, nhiều lúc sự tế nhị là cần thiết để giữ cho mối quan hệ không bị nhàm chán hoặc quá sa đà.
- Tham gia các hoạt động tập thể dù bạn có thích hay không: Công việc bận rộn, thời gian hạn chế đôi khi làm cho những nỗ lực gắn kết tập thể trở nên không hiệu quả, bởi mọi người muốn dành chút thời gian nghỉ ngơi ít ỏi cho bản thân và gia đình. Tuy nhiên, từ lời khuyên của những tập đoàn tư vấn nhân sự lớn, cũng như thực tiễn cuộc sống, các hoạt động tập thể lành mạnh và tích cực luôn giúp cho các thành viên trong cơ quan hiểu nhau hơn, còn đối với những người mới, đó làcơ hội giao tiếp và làm quen.
- Giao lưu ngoài giờ: Cũng giống như các hoạt động mang tính tập thể của cơ quan, nhưng giao lưu ngoài giờ mang màu sắc gắn kết chặt chẽ hơn, giúp cho những người cùng chí hướng và mục tiêu, lý tưởng, có cơ hội để kết bạn, thân
thiết hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm thêm bạn hữu hoặc đơn giản là muốn có mối quan hệ gần gũi hơn với đồng nghiệp, đây chính là hiệu quả. Nếu như môi trường cho thấy cách ứng xử của mỗi con người trong công việc, thì các hoạt động tập thể cho thấy cách họ xử lý các mối quan hệ xã hội, con giao lưu ngoài giờ có thể giúp có một bức tranh toàn diện hơn về những tâm tư, nguyện vọng và tình cảm của mỗi cá nhân. Chẳng hạn, giao lưu công đoàn, giao lưu thể thao giúp cho bạn