5.6.1.1. Khái niệm giao tiếp.
Với những góc độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đã đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp. Một số quan niệm về giao tiếp như sau:
- Giao tiếp là nói một điều gì đó với ai đó.
- Giao tiếp là việc chuyển tải các ý tưởng giữa loài người.
- Giao tiếp là sự trao đổi thông tin.
- Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ.
- Giao tiếp là việc truyền đạt hướng dẫn, chỉ dẫn giữa người này và người khác, có dẫn đến hành động.…
Nếu hiểu theo nghĩa rộng “Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ”, hiện tượng này không chỉ có ở xã hội loài người, mà còn tồn tại khách quan, xuất hiện ở muôn loài trên thế gian. Tuy nhiện, ở góc độ một Tổ chức, Công ty, Doanh nghiệp, “giao tiếp” được hiểu là hành động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định về thông tin. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tương tác lẫn nhau để cùng hiểu biết về một tình huống, có cùng tiếng nói, thu được lợi ích nhiều nhất có thể.
Ngoài ra, giao tiếp còn là giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển và hoàn chính nhân cách con người. Ở một phạm vi rộng hơn, chúng ta cũng có thể hiểu giao tiếp là: “việc trao đổi thông tin giữa con người và thường dẫn tới hành động”.
Tóm lại, với rất nhiều quan niệm khác nhau nhưng những quan niệm này đều có chung một cách hiểu: “Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý
thông tin giữa người này với người khác để đạt được mục tiêu”.
5.6.1.2. Bản chất của giao tiếp.
Dù chúng ta đứng ở góc độ nào, mục đích nghiên cứu nào, khi đưa ra những
quan niệm về “giao tiếp”, các quan niệm đều có những điểm chung nhất thuộc về
bản chất của giao tiếp. Giao tiếp là một quá trình truyền đi một thông điệp, nó bao gồm một người gửi và một hay nhiều người nhận. Thông điệp là ý tưởng đã được mã hoá để người phát tin (giao tiếp) và người nhận. Theo quan niệm này, giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được một thông tin chính thức hay phi chính thức được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin.
“Giao tiếp” là một tập hợp các hoạt động trước hết nhằm thực hiện sự kết nối quan hệ giữa các cá nhân với nhau. Vì vậy, mọi sự giao tiếp đều chứa thông tin và nó thường làm cho thông tin được chuyển theo hai chiều:
- Một thông điệp được chuyển tải hoặc chia sẻ giữa hai hay nhiều người.
- Số lượng người tham gia và chia sẻ thông tin tùy thuộc vào nội dung, nhu cầu của người nhận tin. Có những loại thông tin trong giao tiếp chứa đựng thông tin của 1 cá nhân, có những loại thông tin nội dung của nó chứa đựng liên quan đến sự quan tâm của nhiều người.
- Giao tiếp là một cuộc đối thoại hai chiều, quá trình đối thoại làm thay đổi cả người gửi lẫn người nhận (tức là có sự chia sẻ thông tin, hai bên điều chỉnh
mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể.
Tóm lại Giao tiếp là một quá trình truyền nhận một thông điệp từ một người gửi đến một hay nhiều người nhận trong một môi trường nhất định.
5.6.1.3. Quá trình giao tiếp.
Quá trình truyền nhận một thông điệp từ một người gửi đến người nhận có thể mô phỏng như hình dưới đây.
5.6.1.4. Mục tiêu giao tiếp và các yếu tố cấu thành quá trình giao tiếp.
Giao tiếp có 4 mục tiêu sau:
- Chuyển tải được những thông điệp.
- Giúp người nhận hiểu những dự định của người phát tin. - Nhận được sự phản hồi từ người nhận.
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nhận.
Trong mọi ngành nghề, để thành công, mỗi người đều cần có sự hợp tác, bổ trợ, giúp đỡ, hay tối thiểu là góp ý từ nhiều phía và để các bên phối hợp hiệu quả, đúng lúc, đúng “liều lượng”, cần phải có sự trao đổi thông tin chính xác. Tuy nhiên, quá trình chuyển tải những thông điệp có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu sai đi do chính những yếu tố, thành phần tham gia vào quá trình này. Các yếu tố này gồm: Người gửi thông điệp; Thông điệp; Kênh truyền thông điệp; Người nhận thông điệp; Những phản hồi và Bối cảnh.
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tự tin vào bản thân, điều này thể hiện bằng những hiểu biết của bạn về chủ đề, về người tiếp nhận (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới) và bối cảnh truyền đạt thông điệp. Nếu không, sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có thái độ những cuốn hút tình cảm thích hợp, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
Các thông điệp sau khi được mã hoá, được truyền nhận qua nhiều kênh, như “nói” bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; “viết” bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo…và những thông điệp sau khi được giải mã, được truyền đạt đến người nhận và bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Những phản hồi này thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp của bạn có được hiểu chính
xác hay không.
Cuối cùng là Bối cảnh (Tình huống) mà thông điệp của bạn được truyền đi. Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
5.6.1.5. Kênh giao tiếp.
Thông điệp được truyền qua các kênh giao tiếp chính thức và không chính thức:
Kênh chính thức là những thông điệp được truyền:
- Từ cấp trên xuống cấp dưới nhằm hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi,…
- Từ cấp dưới lên cấp trên: Như báo cáo, đề nghị, tờ trình…
- Giữa các đồng nghiệp (ngang cấp): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo,…
Kênh giao tiếp không chính thức: là việc giao tiếp không chính thống, không ràng buộc giữa người gửi và người nhận thông điệp, nhưng được sử dụng Xác nhận thông tin; Mở rộng thông tin; Lan truyền thông tin; Phủ nhận thông tin hoặc Bổ sung thông tin... như các tin đồn, dư luận, tin “vỉ hè”...
Như vậy, giao tiếp là một quá trình năng động tạo ra thông điệp và hồi đáp lại thông điệp, thích nghi với con người và môi trường và đặc biệt quan trọng đối với mỗi cá nhân, mỗi nhóm người hoặc xã hội.
Các hình thức giao tiếp phổ biến: Giao tiếp 2 người, Giao tiếp theo nhóm, Giao tiếp cộng đồng/đại chúng.
5.6.1.6. Thái độ cần thiết trong giao tiếp.
Lạc quan, tích cực, chân tình, cởi mở, thể hiện sự sẵn sàng, hợp tác và có thể làm được