8 .C ấu trúc của ĐA/KLTN
3.1.Kỹ năng HOU – REN – SOU
Ngƣời Nhật đƣợc biết đến là luôn quan trọng tính tập thểvà coi đó là yếu tố thiết yếu làm nên thành công trong công việc. Tƣ tƣởng ấy đã ăn sâu vào phong cách làm việc của các doanh nghiệp Nhật Bản và gần nhƣ trở thành bản năng thứ hai của họ. Trên tinh thần đó, họ thiết lập nên những quy tắc và phƣơng pháp tiến hành công việc đặc trƣng, làm sao để sự hợp tác giữa các cá nhân trong tập thể đƣợc tận dụng tối đa, đem lại hiệu quả cao nhất. Và Hou- Ren-Sou chính là một điển hình của những phƣơng pháp ấy.
Trong các nhà máy Nhật Bản, Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc (Hou-Ren- Sou đƣợc xem nhƣ là nền tảng cơ bản trong kinh doanh. Hou-Ren-Sou do nhiều từ ghép lại mà thành và nó mang một ý nghĩa độc đáo duy nhất.
Hou-Ren-Sou thực chất là một cụm từ chơi chữ, đồng âm khác nghĩa với cây cải bó xôi trong tiếng Nhật, đồng thời cũng là cách viết tắt của ba từ Houkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc) Và Soudan (Bàn bạc). Và chính xác nhƣ cách giải nghĩa ở trên, Hou-Ren-Sou có ba khía cạnh.
73
Hình 3.1. Rau Hou – Ren – Sou [36]
Trƣớc hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.
Hình 3.2. Hou – Ren – Sou [37]
Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告 : có nghĩa là báo cáo. Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡 : có nghĩa là liên lạc. Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談 : có nghĩa là bàn bạc.
74
Sau đây tôi xin đề xuất một số khái niệm và phương pháp thực hiện Hou - Ren – Sou thường được áp dụng trong các doanh nghiệp Nhật.
─ Báo cáo (Houkoku – 報告):
Báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận đƣợc báo cáo của bạn, sếp bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang di n biến nhƣ thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi ”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhƣng phải báo cáo điều gì? Qua nghiên cứu, tôi xin đề xuất 4 điều cơ bản cần lƣu ý trong việc báo cáo:
Thông tin trong báo cáo phải rõ ràng, đầy đủ. Đừng báo cáo thừa, đừng đƣa những thông tin không liên quan tới vấn đề cần báo cáo. Phải đặt câu hỏi: “Sếp cần biết thông tin nào ”, hoặc hay hơn là: “Sếp không cần biết thông tin nào ”.
Báo cáo khi hoàn thành nhiệm vụ (sớm hạn, hay đúng hạn), báo cáo tr hạn (nếu tr hạn, phải báo cáo ngay).
Báo cáo giữa kỳ nếu công việc đƣợc giao có thời hạn dài hơn một tuần). Báo cáo này giúp sếp biết di n tiến công việc bạn đang làm để định các kế hoạch song song hoặc tiếp theo.
Báo cáo sự cố: Báo cáo càng nhanh càng tốt. Ngay lập tức báo cáo cho ngƣời lãnh đạo có quan hệ gần nhất (trong nhóm thì trực tiếp lãnh đạo là nhóm trƣởng). Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề.
Hƣớng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý nhƣ thế nào, xử lý đến đâu… Nếu có nhiều hƣớng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn hƣớng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽtheo hƣớng giải quyết đó.
─ Liên l c (Renraku –連絡):
Trong HOURENSO, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, ngƣời Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện
75
đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhƣng thấy sếp đang lu bu quá, hoặc sếp không quan tâm, mình phải làm sao? Xin lỗi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhƣng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Thƣờng việc liên lạc ở đây có nội dung tƣơng tự với việc báo cáo. Nếu trong quá trình giải quyết vấn đề, việc liên lạc cá nhân giữa hai ngƣời và giữa cá nhân với những ngƣời khác trong nhóm là vô cùng cần thiết, để mọi ngƣời có thể cùng nhau có những trao đổi với nội dung chi tiết hơn.
─ Bàn b c (Soudan –相談):
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không có một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Một khi bạn đã hiểu ý nhau, bạn sẽ biết vấn đề đó ngƣời này giải quyết nhƣ thế này, ngƣời kia giải quyết nhƣ thế kia. Và điều quan trọng là bạn chọn đƣợc phƣơng án tối ƣu cho vấn đề của mình. Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với các bên liên quan, vấn đề chƣa đƣợc giải quyết, hay chƣa có cách giải quyết ổn thỏa, cả nhóm lúc này sẽ họp nhau lại, trực tiếp bàn bạc và đƣa ra phƣơng án tốt nhất để giải quyết vấn đề, và tiếp tục hoàn thành công việc chung. Các kỹ thuật, kinh nghiệm bàn bạc, giải quyết vấn đề theo nhóm có thể đƣợc linh hoạt áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau.
Một sốđiều lưu ý về Hourensou:
Việc báo cáo, liên lạc trong nhóm nên ngắn gọn, và tuân theo quy tắc 5W1H: What, Where, When, Why, Who và How. Nhƣ thế các thành viên của nhóm sẽ bao quát vấn đề một cách nhanh chóng.
76
5W1H là viết tắt của các từ trong tiếng Anh: Why, Who, When, Where, What và How. Đây là một công cụdùng để quyết định làm hay không làm việc gì đó và đƣa ra kế hoạch cụ thểđể thực hiện.
What - Nội dung công việc: làm cái gì, bắt đầu từ việc gì
When - Giới hạn thời gian, làm đến bao giờ.
Where - Chỗ làm việc, làm việc ở đâu, thông tin nằm ở đâu.
Why - Ý nghĩa, mục đích, tại sao làm việc này.
Who - Ngƣời chịu trách nhiệm, có ai liên quan đến công việc này.
How - Phƣơng pháp, cách tiến hành, làm thế nào.
Vai tr của 5W1H
Lên kế hoạch, sắp xếp công việc một cách hoàn thiện, đầy đủ hơn.
Giảm nguy cơ đƣa ra những quyết định sai lầm.
Xem xét và phân tích các vấn đề, giúp cho ngƣời lập kế hoạch ƣớc lƣợng đƣợc những sự cố có thể xảy ra để giải quyết vấn đề và duy trì, kiểm soát công việc tốt hơn.
Trong nhóm có thể thống nhất một quy tắc ghi chép chung, hay công cụ ghi chép chung (ví dụsơ đồ tƣ duy –Mind Map , để có thể thuận tiện trong trao đổi.
Điều làm nên tính hiệu quả của quy tắc Hourenso chính là việc bạn báo cáo vấn đề một cách nhanh chóng, và cả nhóm biết đƣợc công việc bạn đang làm. Vậy nên, khi làm việc nhóm cùng nhau, điều tiên quyết là việc bạn thông báo cho nhóm trƣởng, cũng nhƣ các thành viên khác về vấn đề bạn gặp phải trong thời gian sớm nhất. Chính việc cả nhóm đều biết tiến trình công việc đang làm, dẫn tới cả nhóm có thể đƣa ra những phƣơng pháp giải quyết vấn đề tốt hơn một cách ăn khớp.
HOU-REN-SOU là một trong những phƣơng thức giao tiếp đặc trƣng trong doanh nghiệp Nhật, nhằm ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả.
77