- Hành động khắc phục phịng ngừa
3. Biện phỏp quản lý tài liệu, hồ sơ, nhật ký thi cụng, bản vẽ hồn cụng, nghiệm thu thanh quyết toỏn:
nghiệm thu thanh quyết toỏn:
Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ được thực hiện ở cụng trường xõy dựng để thuận lợi cho việc sử dụng cỏc tài liệu phục vụ cho thi cụng. Định kỳ hằng tuần, hằng thỏng sao chụp gửi về phũng kỹ thuật của Nhà thầu để quản lý và lưu trữ theo chế độ quản lý, lưu trữ hồ sơ của Nhà thầu.
- Việc lưu trữ hồ sơ tại cụng trường do thư ký cụng trường đảm nhiệm (cú thể chuyờn trỏch hoạch kiờm nhiệm)
- Hồ sơ quản lý tại cụng trường bao gồm tồn bộ cỏc tài liệu liờn quan đến thi cụng xõy dựng cụng trỡnh.
- Hồ sơ được quản lý theo từng loại tài liệu, sắp xếp theo thứ tự thời gian để thuận lợi cho việc tra cứu.
- Cỏc văn bản, tài liệu khụng cũn hiệu lực được huỷ đi trỏnh việc sử dụng nhầm lẫn.
- Hồ sơ, tài liệu được cập nhật thường xuyờn, song song với việc sắp xếp tài liệu theo từng danh mục chỳng tụi lập sổ theo dừi, quản lý và lưu trữ hồ sơ. Trong sổ theo dừi ghi rừ số hiệu, mĩ hiệu tài liệu, văn bản, túm tắc nội dung, cơ quan ban hành và ngày thỏng ban hành, vị trớ cất giữ trờn giỏ lưu trữ.
- Xử lý cỏc văn bản, hồ sơ tài liệu chủ yếu ở cụng trường, trong trường hợp ngồi khả năng của Ban chỉ huy cụng trường thỡ sẽ được chuyển về cỏc phũng chức năng của Nhà thầu (phũng kỹ thuật và phũng quản lý dự ỏn) để xử lý. Hồ sơ đĩ xử lý xong, sau khi sao chụp để lưu trữ ở cỏc phũng chức năng sẽ được gửi trả lại cụng trường để sử dụng và quản lý.
134
- Hồ sơ ở cụng trường phục vụ trực tiếp cho việc thi cụng cụng trỡnh, sẽ được trỡnh cho Chủ đầu tư kiểm tra, tham khảo khi cú yờu cầu.
- Sau khi hồn thành bàn giao cụng trỡnh. Tồn bộ hồ sơ cụng trỡnh được đưa về lưu trử ở phũng kỹ thuật và phũng quản lý dự ỏn của Nhà thầu.