7.1.1. Khái niệm kiểm tra
Công tác kiểm tra là một việc làm cần thiết đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thông qua hoạt động kiểm tra, nhà quản trị sẽ nắm bắt được những sai lệch trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời có những hiệu chỉnh kịp thời để có thể hoàn thành được mục tiêu của doanh nghiệp theo như kế hoạch đã đặt ra. Đây là một trong bốn chức năng căn bản của quản trị.
Kiểm tra là một chuỗi các hoạt động có hệ thống nhằm thiết lập các chuẩn mực để đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch
mà doanh nghiệp đã đặt ra. Đồng thời kiểm tra cũng cung cấp hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đã định. Tại một số doanh nghiệp hiện nay, công tác kiểm tra cũng chú trọng đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực khi hướng đến các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Vai trò của kiểm tra
Tiến trình kiểm tra sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc ở các bộ phận hoặc cá nhân. Bên cạnh đó, việc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, tiến độ thực hiện công việc sẽ giúp nhà quản trị đánh giá được kết quả thực hiện để so sánh với mục tiêu đã đề ra. Mặt khác để tránh tình trạng lãng phí và sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp không đúng mục đích thì công tác kiểm tra sẽ giúp nhà quản trị đánh giá được việc sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp đã được sử dụng hiệu quả hay chưa. Để từ đó, nhà quản trị có thể sớm phát hiện được những sai lệch và đưa ra điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
7.1.2. Mối liên hệ giữa hoạch định và kiểm tra
Hoạch định là tiến trình xác định những mục tiêu và kết quả mong đợi của doanh nghiệp. Còn kiểm tra là việc đánh giá lại kết quả thực hiện công việc và tiến trình thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận trong doanh nghiệp có phù hợp với những tiêu chuẩn đã đặt ra hay không. Công tác hoạch định giúp việc kiểm tra dễ dàng hơn. Kiểm tra lại giúp đánh giá và điều chỉnh lại những mục tiêu trong quá trình hoạch định hợp lý và phù hợp hơn so với thực tế. Do vậy, hoạch định và kiểm tra có mối quan hệ chặt chẽ, tương trợ và bổ sung cho nhau.
7.1.3. Kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh
a. Kiểm tra ngăn ngừa
Kiểm tra ngăn ngừa là cơ chế định hướng việc giảm thiểu lỗi và vì thế tối thiểu hóa nhu cầu các hoạt động hiệu chỉnh. Đây là một cơ chế giúp cho nhân viên trong các doanh nghiệp tránh được cái sai phạm trong công việc nhờ đề ra một bộ quy tắc đầy đủ và chính thức. Kiểm tra ngăn ngừa là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự. Thực chất kiểm tra ngăn ngừa là lường trước các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn chặn. Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra ngăn ngừa.
b. Kiểm tra đồng thời
Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra. Loại hình kiểm tra này còn có những tên gọi khác như là kiểm tra đạt hay
c. Kiểm tra hiệu chỉnh
Kiểm tra hiệu chỉnh là loại kiểm tra sau khi hoạt động đã xảy ra. Kiểm tra hiệu chỉnh là cơ chế định hướng giảm thiểu hoặc loại bỏ các hành vi hoặc kết quả không mong muốn nhằm tuân thủ các qui định và tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Kiểm tra hiệu chỉnh có ưu thế hơn hẳn so với kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra đồng thời.
7.1.4. Nguồn kiểm tra
Bốn nguồn kiểm tra chính trong hầu hết các doanh nghiệp là giới hữu quan, bản thân doanh nghiệp, nhóm và cá nhân.
- Kiểm tra giới hữu quan: thể hiện như là áp lực từ các nguồn bên ngoài doanh nghiệp nhằm thay đổi hành vi doanh nghiệp. Công tác kiểm tra giới hữu quan là một biện pháp cần thiết để giúp cho các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng tốt mọi yêu cầu của xã hội và người lao động.
- Kiểm tra của doanh nghiệp: gồm các quy tắc và các thủ tục chính thống nhằm ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự sai lệch so với kế hoạch và đạt được những mục tiêu mong muốn, như kiểm tra việc thực hiện các quy tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và kiểm tra sổ sách.
- Kiểm tra của nhóm: gồm các quy tắc và giá trị mà các thành viên trong nhóm chia sẻ và duy trì thông qua phần thưởng và các hình phạt.
- Cá nhân tự kiểm tra: Bao gồm cơ chế hướng dẫn vận hành một cách có ý thức hoặc vô thức trong mỗi cá nhân. Các tiêu chuẩn về trình độ nghiệp vụ ngày càng trở thành một khía cạnh quan trọng của tự kiểm tra cá nhân.