7.4.1. Kiểm tra cơ giới và kiểm tra hữu cơ
Kiểm tra cơ giới liên quan đến việc sử dụng nhiều quy tắc và thủ tục, quyền hành từ trên xuống, bản mô tả công việc kỹ lưỡng, và các phương pháp chính thống khác nhằm ngăn chạn và hiệu chỉnh sự sai biệt so với kết quả và hành vi mong muốn. Kiểm tra cơ giới là một bộ phận quan trọng của quản trị quan liêu. Ngược lại, kiểm tra hữu cơ liên quan đến việc sử dụng linh hoạt quyền hành, bản mô tả công việc không rõ ràng, cán nhân tự kiểm tra, và các phương pháp phi chính thức khác nhằm ngăn chặn và hiệu chỉnh sai biệt so với kết quả và hành vi mong muốn.
Hình 7.1. Kiểm tra cơ giới và kiểm tra hữu cơ
Phương pháp kiểm tra cơ giới Phương pháp kiểm tra hữu cơ • Sử dụng các quy tắc và thủ tục chi tiết
bất cứ khi nào có thể.
• Quyền hành từ trên xuống, nhấn mạnh vào quyền lực vị trí.
• Bản mô tả công việc dựa trên hoạt động mô tả hành vi thường nhật.
• Nhấn mạnh vào các phần thưởng bên ngoài (lương, tiền trợ cấp và các biểu tượng địa vị).
• Không tin cậy nhóm, dựa trên giả định rằng mục tiêu của nhóm xung đột với mục tiêu của tổ chức.
• Sử dụng các quy tắc và thủ tục chi tiết khi cần thiết.
• Quyền hành linh hoạt, nhấn mạnh vào quyền lực chuyên gia và tầm ảnh hưởng. • Bản mô tả công việc dựa trên kết quả nhấn mạnh vào mục tiêu cần đạt được.
• Chú trọng vào cả phần thưởng bên trong và bên ngoài (công việc có ý nghĩa).
• Sử dụng nhóm, dựa trên giả định rằng mục tiêu của nhóm và các quy tắc hỗ trợ trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ như trong một doanh nghiệp, nhà quản trị có thể vừa áp dụng kiểm tra cơ giới và kiểm tra hữu cơ. Tại các bộ phận sản xuất, nhân viên và máy móc có tính ổn định cao thì có thể áp dụng phương pháp kiểm tra cơ giới. Còn tại các bộ phận cần đến sự linh hoạt như các bộ phận nghiên cứu thị trường hay nghiên cứu marketing thì nhà quản trị có thể áp dụng phương pháp kiểm tra hữu cơ.
7.4.2. Kiểm tra thị trường
Kiểm tra thị trường bao gồm việc thu thập và đánh giá dữ liệu liên quan đến doanh số, giá, chi phí, và lợi nhuận để hướng dẫn cho việc ra quyết định và đán giá kết quả. Ý tưởng của kiểm tra thị trường xuất hiện ở kinh tế học, và giá trị bằng tiền cho việc cung cấp các tiêu chuẩn hữu hiệu để so sánh. Để đảm bảo hiệu quả, cơ chế kiểm tra thị trường thường yêu cầu:
- Chi phí các nguồn lực sử dụng trong việc sản xuất ra kết quả phải được đo lường dưới góc độ tiền tệ
- Giá trị của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được xác định rõ ràng và được định giá
- Giá của hàng hóa và dịch vụ sản xuất phải được thiết lập có tính cạnh tranh Hai cơ chế kiểm tra có thể đáp ứng những yêu cầu này là kế hoạch phân chia lợi nhuận và quản lý khách hàng.
7.4.2. Kiểm tra tài chính
Kiểm tra tài chính bao gồm cơ chế ngăn chặn hoặc hiệu chỉnh sự phân bổ nguồn lực sai.
7.4.3. Kiểm tra trên cơ sở tự động hóa
Sự tự động hóa liên quan đến việc sử dụng các công cụ và quy trình tự điều chỉnh vận hành độ lập theo người sử dụng. Tự động hóa hường bao gồm việc liên kết các máy móc lại với nhau để thực hiện công việc. Kiểm tra máy móc sử dụng các thiết bị hoặc công cụ tự điều chỉnh nhằm ngăn ngừa và hiệu chỉnh những sai lệch so với các tiêu chuẩn được thiết lập. Việc sử dụng máy móc trong kinh doanh đã được thực hiện qua nhiều giai đoạn phát triển đáng kể. Cuối cùng, sự tương tác giữa nhân viên và máy móc tạo ra một hệ thống kiểm tra lẫn nhau. Khi đó, thông qua tự động hóa, tổ chức sẽ đạt được ngưỡng mới.
MỘT SỐ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH
Control Kiểm soát/kiểm tra
Control System Hệ thống kiểm soát Financial Controls Kiểm soát tài chính Prevent control Kiểm tra ngăn ngừa Calibration control Kiểm tra hiệu chỉnh Motor control Kiểm tra cơ giới
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Kiểm tra là gì? Trình bày đặc điểm, vai trò của công tác kiểm tra trong doanh nghiệp? Hãy đưa ra ví dụ trong đó một doanh nghiệp không sử dụng hệ thống kiểm soát. Khi đó, điều gì sẽ xảy ra?
2. Trình bày mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm tra? Vì sao có thể nói hoạch định sẽ giúp công tác kiểm tra hiệu quả hơn?
3. Trình bày các nguyên tắc để kiểm tra hiệu quả? 4. Trình bày phương pháp kiểm tra ngăn ngừa?
5. Trình bày phương pháp kiểm tra hiệu chỉnh. Mô hình kiểm tra hiệu chỉnh gồm những bước nào? Vẽ sơ đồ minh họa?
6. So sánh phương pháp kiểm tra cơ giới và kiểm tra hữu cơ THẢO LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình
Chủ biên Vương Thị Thanh Trì (2017), Giáo trình Quản trị học, NXB Đại học quốc gia Hà Nội.
Tài liệu tham khảo
Chủ biên Lê Thế Giới (2007), Quản trị học, NXB Tài chính.
Lưu Đan Thọ (2014), Quản trị học trong xu thế hội nhập (Những vấn đề cốt yếu của quản lý), NXB Tài chính.
Ricky W. Griffin (2018), Fundamentals of Management, 9 th edition, Cengage Learning.