4.2.1. Nâng cao chat lượng công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán và thẩm định hồ SO' thiết kế:
4.2.1. ỉ. Cơ sở đề xuất
- Công tác khảo sát ở nhiều dự án thường thực hiện không đầy đủ, không sát với thực tế. Điều này làm cho công tác thi công công trình gặp rất nhiều bất cập, tốn rất nhiều thời gian công sức và chi phí vì phải làm đi làm
lại nhiều lần, ânh hưởng đến tiến độ thi công công trình.
- Các dự án đầu tư xây dựng của Công ty thực hiện đều thuộc quy hoạch của UBND TP Hà Nội. Trong quy hoạch có nêu cụ thể tên công trình, công suất và điểm đấu nối, thời gian dự kiến xây dựng. Tuy nhiên trong quy hoạch không nêu vị trí xây dựng cụ thể từ đó dẫn đến nhiều công trình được xây dựng nằm trong quy hoạch nhưng đến khi thi công thực tế thì không có mặt bằng cụ thể gây ánh hưởng lớn tới tiến độ bàn giao mặt bàng, thi công hoàn thành công trình.
- Chất lượng hồ sơ thiết kế chưa cao, hồ sơ không đầy đủ, nhiều dự án trình duyệt để lấy ngày dẫn tới việc phát sinh nhiều trong khi thi công.
- Còn tôn tại rât nhiêu dự án khi lựa chọn đơn vị tư vân thiêt kê vân lựa chọn băng cách chỉ định thâu.
- Công tác thẩm định còn nhiều khiếm khuyết dẫn đến vẫn còn dự án đầu tư phải điều chỉnh lại tổng dự toán, tổng mức đầu tư trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, do số lượng dự án nhiều, thời gian thấm định ngắn và hạn chế về số lượng cán bộ thẩm định nên chất lượng thẩm định chưa tốt.
4.2.1.2. Nội dung giải pháp
- Cần phải sử dụng những công cụ tính toán hiện đại và phương pháp tiên tiến trong quá trình khảo sát để có được bản khảo sát, thiết kế đạt chất
lượng cao, tạo tiền đề cho công tác thi công sau này.
- Trong hồ sơ quy hoạch cần nêu rõ vị trí dự kiến xây dựng công trình. Vị trí cần được sự xác nhận của chính quyền đại phương tạo cơ sở pháp lý và điều kiện thuận lợi cho công tác bàn giao mặt bằng thi công.
- Để xây dựng được công trình có chất lượng cao đồng thời thoă mãn điều kiện thời gian xây dựng ngắn, tiết kiệm chi phí nhân công và vật tư thì việc thiết kế công trình phải tiến hành trên cơ sở khảo sát xây dựng kỹ lưỡng. Không thể có một bản thiết kế có chất lượng mà lại không dựa trên cơ sở những tài liệu chuấn xác của khảo sát xây dựng.
- Trong giai đoạn lập dự án đầu tư việc khảo sát phải đưa ra nhiều phương án để lựa chọn: quy mô, địa điểm đặt thiết bị, chọn mẫu.. .Những điểm này vô cùng quan trọng làm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công sau này.
- Công tác thiết kế ở từng giai đoạn phải được xác định chi tiết và được duyệt trong BCKTKT. Có như vậy, đơn vị tư vấn giám sát cùng Công ty có thể dễ dàng quản lý và kiểm tra giám sát, đồng thời nhanh chóng khắc phục được những sai sót trong quá trình thi công công trình.
- Việc chỉ định đơn vị lập dự án thiết kế sẽ làm cho Công ty mất đi cơ hội có sự lựa chọn những đơn vị phù hợp hơn với dự án. Vì vậy Công ty cần
phài tô chức đâu thâu rộng rãi qua mạng đâu thâu Quôc gia đê lựa chọn được những nhà thầu có nhiều chuyên gia tư vấn, thiết kế giỏi trong các tổ chức tư
vấn, thiết kế giàu kinh nghiệm, có năng lực thực thi việc nghiên cứu từ giai đoạn đầu, giai đoạn thiết kế đến giai đoạn quản lý giám sát xây dựng để đóng vai trò quản lý dự án toàn diện.
- Việc lựa chọn cơ quan tư vấn xây dựng là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp. Trong khi lựa chọn, nhân tổ quyết định là cơ quan tư vấn này phải có kinh nghiệm qua những dự án đã được họ thực hiện trước đó. Một phương pháp thường dùng để chọn là đòi hỏi các đơn vị tư vấn cung cấp các thông tin về kinh nghiệm, tổ chức sau đó xem xét lựa chọn nhà thầu.
Bên cạnh đó, đối với dự án phức tạp có thể thuê chuyên gia tư vấn nước ngoài làm chuyên gia trợ giúp trong các lĩnh vực công nghệ hiện đại như xây dựng và lắp đặt tuyến cáp ngầm với mục đích nâng cao năng lực cho các cán bộ làm công tác giám sát và làm công tác quản lý đầu tư nói chung.
- Đối với những dự án có hồ sơ thiết kế không đáp ứng yêu cầu, phải sửa lại thiết kế nhiều lần do lỗi chủ quan của nhà thầu thiết kế, Công ty cần phải có những biện pháp kiên quyết đối với những nhà thầu này bằng cách loại bỏ những nhà thầu này trong việc lựa chọn nhà thầu tư vấn cho các dự án sau.
- Công ty cần chấn chỉnh lại nghiêm túc tư tưởng coi việc Thẩm định lại hồ sơ dự án và khảo sát thiết kế công trình chỉ qua loa và mang tính hình thức. Công ty cần có một quy trình thẩm định hợp lý cụ thể cho công tác quản lý dự án, và gẳn liền trách nhiệm vào mỗi cá nhân tham gia.
Bên cạnh đó, Công ty cần có những đội ngũ cán bộ kỳ thuật am hiểm về các lĩnh vực xây lắp để nhằm quản lý và phát hiện các sai sót từ khâu thiết kế đến quá trình thi công xây dựng công trình để từ đó có thề khắc phục kịp thời, tránh ảnh hưởng đến những công việc thực hiện phía sau đó. Vì vậy, Công ty cần phải có những khóa tập huấn nghiệp vụ và sát hạch dành cho cán bộ công nhân viên của mình.
Nêu Công ty không có cán bộ kỳ thuật đủ chuyên môn đê thâm định thì phải thuê Chuyên gia có đủ năng lực, kinh nghiệm ở bên ngoài, nhằm đảm bảo thẩm định và phê duyệt BCKTKT cho các dự án đầu tư đem lại hiệu quả kinh tế cao. Trường hợp thuê tư vấn giám sát sẽ phải quy định rõ trách nhiệm cho Bên tư vấn giám sát đế đảm bảo họ sẽ thực hiện một cách nghiêm túc và đảm bảo yêu cầu kĩ thuật, kinh tế.
4.2.1.3. Ket quả dự kiến
Giải pháp thực hiện sẽ mang lại những kết quả dự kiến như sau:
- Quá trình khảo sát, thiết kế các dự án đạt chất lượng cao sẽ góp phần rút ngắn tiến độ thực hiện dự án, tiết kiệm chi phí trong quá trình thi công và đảm bảo cho quá trình quản lý dự án không bị gián đoạn.
- Đảm bảo các công trình thi công đúng thiết kế và tiến độ với chất lượng tốt nhất. Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả SXKD cho Tổng Công ty.
4.2.2. Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà thầu
4.2.2. ỉ. Cơ sở đề xuất
- Một số dự án công tác chuẩn bị đấu thầu không tốt, thiếu tính chặt chẽ từ khâu chuẩn bị hồ sơ bao gồm công tác khảo sát, thiết kế, bóc tách khối lượng...dẫn đến trong quá trình thực hiện hợp đồng phải thay đổi thiết kế, phát sinh khối lượng kéo dài tiến độ thi công, ảnh hưởng đến chất lượng công trình, thay đổi giá hợp đồng...
- Nhiều nhà thầu không đủ năng lực, trong nhiều hồ sơ trúng thầu nhưng khi đi vào thực hiện thì không đáp ứng được yêu cầu của dự án.
- Trong công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầu còn bộc lộ nhiều hạn chế như tình trạng giá bổ thầu quá thấp, đặc biệt là hình thức liên kết giữa các nhà thầu để tạo ưu tiên cho một nhà thầu, thiếu sự cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu.
4.2.2.2. Nội dung giải pháp
Công tác lựa chọn nhà thầu là công tác nhạy cảm và có nhiều tiêu cực. Công ty luôn phải nỗ lực hết mình đế tránh những vướng mắc, những tiêu cực gây ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí thực hiện dự án. Nhìn chung đế hạn chế các tiêu cực diễn ra trong quá trình đấu thầu thì Công ty phải luôn đảm bào những yêu cầu cơ bản của quá trình đấu thầu. Bên cạnh đó. Công ty cần phải hết sức chú trọng trong công tác lựa chọn nhà thầu từ các khâu lập kể hoạch đấu thầu đến lập hồ sơ mời thầu, công tác xét thầu để phát huy tích cực, hạn chế và khắc phục các nhược điểm nhằm nâng cao chất lượng đấu thầu.
- Lập kế hoạch đấu thầu: Ke hoạch đấu thầu được phê duyệt chính là cơ sở để thực hiện đấu thầu.
+ Vì vậy khi xây dựng kê hoạch đâu thâu đòi hỏi phải rõ ràng và cụ thê, tránh gây nhầm lẫn cho đơn vị tham gia dự thầu. Khi lập kế hoạch đấu thầu phải quy định chính xác 7 nội dung cơ băn: Tên gói thầu, Giá gói thầu, Hình thức lựa chọn nhà thầu, Phương thức đấu thầu, Thời gian lựa chọn nhà thầu, Thời gian thực hiện hợp đồng, Nguồn vốn.
+ Tất cả các nội dung trên nằm trong mối liên hệ mật thiết với nhau được thiết lập trên cơ sở mục tiêu tổng hợp được xác định trong bước dự án đầu tư của dự án và là cơ sở quan trọng để dự án thực hiện các bước tiếp theo.
- Hồ sơ mời thầu: Phải được quan tâm trong sự liên kết chặt chẽ với nội dung thiết kế và mục tiêu đã đặt ra trong kế họach đấu thầu.
+ Hồ sơ mời thầu là một yếu tố quan trọng, ảnh hướng rất lớn đến kết quả đấu thầu, hồ sơ mời thầu phải đảm bảo chất lượng để tạo điều kiện thuận lơi cho các nhà thầu chuẩn bi hồ sơ dư thầu và tao thuân lơi cho viêc xét thầu. Trong hô sơ mời thâu phải đây đủ, chính xác, rõ ràng và phù hợp với quy chê đấu thầu và các văn bản có liên quan, không có các điểm trìu tượng dễ phát
sinh tranh chấp sau này.
- Đánh giá hô sơ thâu: Đây là công tác rât quan trọng vì nêu đánh giá không chính xác thì sẽ không lựa chọn được đúng nhà thầu có kinh nghiệm, năng lực, tài chính và giá dự thầu tốt nhất.
+ Do vậy, Ban phải thành lập tồ chuyên gia xét thầu bao gồm những cán bộ có kinh nghiệm trong công tác đấu thầu. Các thành viên trong tổ xét thầu phải được đào tạo, tập huấn qua các lớp về đấu đầu để có nhiều kinh nghiệm trong đánh giá hồ sơ thầu.
+ Đối với một số các gói thầu của dự án có quy mô lớn, phức tạp, công nghệ hiện đại nên các cán bộ của Công ty sẽ gặp phái nhiều khó khăn trong xét thầu, vì vậy cần phái mời thêm các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực này tham gia vào tổ xét thầu để công việc được thực hiện chính xác, đúng quy định của Nhà nước và lựa chọn được nhà thầu thực hiện công việc một cách tốt• 4 4 4 4 4 4 4 nhất về kỳ thuật, về tài chính thì mới mang lại hiệu quả cho dự án đầu tư.
- Việc bảo mật hồ sơ, tài liệu và mọi thông tin trong quá trình đấu thầu rất quan trọng, trong đó nhân tố con người là quyết định. Do đó Công ty cần phải chú trọng đào tạo, bồi dưỡng tư duy đạo đức cho cán bộ thực hiện công tác này và lựa chọn những cán bộ có đủ tư cách đạo đức nghề nghiệp để làm công tác bảo mật hồ sơ.
4.2.2.3. Ket quả dự kiến
Thực hiện đồng bộ các nội dung giải pháp trên sẽ mang lại kết quả sau:
- Lựa chọn được những nhà thầu có đù năng lực, công tác thi công đảm bảo đúng tiến độ và không phải gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện, tiết kiệm chi phí trong công tác đấu thầu, chất lượng công trình được đảm bảo.
- Hạn chế các rũi ro trong quá trình tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thi công công trình. Qua đó giúp nâng cao chất lượng thi công và đem lại hiệu quả cao cho dự án.
4.2.3. Hoàn thiện cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ công tác quản trị dự ánđầu tư xây dựng đầu tư xây dựng
4.2.3.1. Cơ sở đề xuất
Công ty Điện lực Ba Vì mồi năm thực hiện hàng chục dự án đầu tư và con số đó sẽ còn được tăng lên theo từng năm. Trong khi đó biên chế nhân sự tham gia công tác quản trị dự án đàu tư không được tăng thêm. Vì vậy, một trong những mục tiêu nhiệm vụ của Công ty trong giai đoạn 2020 -2024 là đấy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị dự án đầu tư xây dựng nhằm tăng năng suất lao động đồng thời nâng cao chất lượng công tác quản trị dự án đầu tư xây dựng.
Bên cạnh đó, việc thực hiện quản trị dự án đầu tư xây dựng được dựa trên các văn bản pháp lý do nhà nước, các bộ, ban, ngành, địa phương và Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội quy định. Với khối lượng văn bản pháp lý lớn và phải cập nhật thường xuyên nhưng Công ty chưa lập được một bộ cơ sở dữ liệu mang tính hệ thống cho công tác quản trị dự án đầu tư xây dựng mà chỉ mang tính tự phát của các cá nhân nên thường không đầy đủ và kịp thời.
4.2.3.2. Nội dung giải pháp
Chúng ta có thế thấy Quản trị dự án đầu tư xây dựng là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi sự kết hợp cúa nhiều công việc từ giai đoạn chuấn bị đến giai đoạn thực hiện và
vận hành dự án. Chính vì vậy, công tác quản trị dự án đâu tư xây dựng gập rất nhiều khó
khăn khi lượng thông tin cần theo dõi, nghiên cứu, đánh giá, cũng như lượng họp đồng, kế hoạch quá nhiều. Điều này dẫn đến sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ cho công tác quản lý
đầu tư. Hệ thống phần mềm cần phải có khả năng thích ứng những yêu cầu trên
nhằm đảm bảo tính hệ thống và đem lại hiệu quả khai thác thông tin. Mục đích phần mềm nhằm cung cấp cho người dùng các tính năng phục vụ sau:
+ Cho phép các phòng ban chức năng tham gia khai thác và trao đổi thông tin về dự án và Lãnh đạo thực hiện công tác quản trị.
+ Cập nhật nguồn danh mục vật tư, thiết bị, chuyên viên theo dõi...
+ Lập kê hoạch và thực hiện đăng ký kê hoạch xây dựng trong năm.
+ Quản lý chi tiết từng dự án, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng xây dựng, tư vấn, mua sắm và các quyết định cấp VTTB.
+ Theo dõi tiến độ thi công, thông báo vốn của chủ đầu tư. Quản lý nhật ký thi công, quá trình thực hiện, giám sát dự án.
+ Tra cứu thông tin dự án, thực hiện các biểu mầu báo cáo.
+ Tra cứu các văn bản pháp lý, các tiêu chuẩn kỳ thuật, các định mức...
+ Cấp phát, phân quyền sử dụng trên từng chức năng. Phân định quyền hạn trách nhiệm của người sử dụng. Ràng buộc thông tin cập nhật, chỉnh sửa và huỷ bỏ cho từng người sử dụng.
+ Hệ thống biểu đồ kiểm soát tiến độ chi phí, biểu đồ Gantt, biểu đồ dòng tiền sẽ giúp doanh nghiệp trong việc kiểm soát tình hình tiến độ, chi phí, dòng tiền dự án.
+ Ngoài ra, phần mềm quân trị dự án đầu tư phải được xây dựng thông qua giao diện đơn giản, gần gũi với người sử dụng. Mô tả đầy đủ thông tin cần quản lý, tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí phong phú và đặc biệt có thể mở rộng tiêu chí tìm kiếm mà không cần nâng cấp phần mềm. Thông tin của mồi dự án được lưu trữ đầy đủ và hệ thống giúp cho các chuyên viên dễ dàng theo dõi và báo cáo. Thông qua các văn bản đã được Scan và đưa vào hệ thống, phầm mềm còn cho phép người dùng tìm kiếm, chiết xuất các văn bản của từng dự án.
+ Xây dựng thư viện lưu trừ hồ sơ thực hiện dự án:
Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện• • • • • • 1 • • dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng.. .Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thế bao gồm: