4.2.1.1. Giải pháp về xây dựng quy trĩnh quản lý đào tạo và khung năng lực của các vị trí công việc
ĐT là một nhu cầu không thể thiếu được đối với bất kỳ loại hình DN nào. đào tạo nhằm nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc của NNL đối với các công việc hiện hành. Bên cạnh đó, ĐTNNL trong DN còn mang tính định hướng và tạo ra sự thích ứng cho NNL đối với những thay đối trong tương lai. Việc điều chỉnh phạm vi, mục tiêu, và lĩnh vực kinh doanh của DN thường xảy ra đối với từng giai đoạn phát triền của DN nói chung và tại công ty TNHH Một thành viên Hãng phim Tài liệu và Khoa học Trung ương nói riêng.
Tuy nhiên, hiệu quả của hoạt động ĐTNNL không chỉ dừng ở nội dung chương trình đào tạo và kinh phí dành cho đào tạo. Sẽ là thiếu sót nếu công tác quản lý đào tạo và đánh giá hiệu quả đào tạo không được quan tâm đúng mức hoặc được chuẩn hóa bằng những quy trinh, quy định. Thực tế hiện nay, công ty chưa hoàn thiện quy trình quản lý hoạt động ĐTNNL một cách bài bản có hệ thống.
Các hoạt động này còn đơn thuân mang tính tự phát và nhât thời theo từng sự vụ. Hàng năm, công ty có lập kê hoạch đào tạo nhưng nội dung còn quá sơ sài và thiếu khoa học, nguồn kinh phí dành cho đào tạo chỉ mang tính định tính và chung chung. Vì vậy, trong khuôn khổ của luận văn này, tác giả đề xuất quy trình ĐTNNL tại công ty như sau:
ảng 4. 1 .Quy trình đào tạo
Bước Huong dẫn chi tiết Ngưòi thực hiện Thòi ha• n rwx X ♦ ■ • ATài lie• u/ Biêu mâu/ W'X • A X
1 Định kỳ hàng năm, các bộ phận lập kế hoạch đào tạo năm cho bộ phận minh cùng Ke hoạch hoạt động năm và gửi về Phòng KH.
Phòng KH lập kế hoạch đào tạo năm dựa trên các thông tin: Chiến lược và kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Chủ trương chính sách mới và nhu cầu phát triên nguồn nhân lực.
Thực trạng cúa đội ngũ cán bộ nhân viên hiện tại (thông qua đánh giá định kỳ).
Ke hoa• ch đào ta• o năm của bô• Aphâ• n.
Trưởng phòng Muộn nhất 30/1 hằng
năm
Kế hoa• ch đào ta• o
2 - Phòng KH tổ chức buổi bảo vệ Ke hoạch đào tạo năm với Hội đồng thấm định để đảm bảo tính khả thi và hợp lý của kế hoạch, gồm
Phòng KH/Các trưởng phòng
Hoàn thành thẩm định, chỉnh sửa và xin phê duyệt trong vòng 15
Kef hoa•■> ch đào tfa• o/ Đồ
xuât bô sung kê hoạch đào ta• o
nội dung khóa học, thời lượng, đối tượng, đơn vị đào tạo và đặc biệt là ngân sách.
Hội đồng thẩm định gồm:
ngày kể từ ngày nhận đươ• c Kế Hoa• ch
+ Giám đốc
+ Chuyên gia nhân lực nếu có + Trưởng phòng KH
+ Chuyên viên phụ trách đào tạo
- Phòng KH chỉnh sửa kế hoạch theo tư vấn của Hội đồng thẩm định, gửi hội đồng xem xét và trình lên Giám đốc phê duyệt
3 Phòng KH lập và thông báo kế hoạch đào tạo hàng tháng tới các trưởng phòng
Các trưởng phòng xác nhận thông tin đào tạo
Phòng KH/Các phòng
trưởng Yêu cầu ho• c liê• u trước
khi diễn ra khoá ho• c 7 ngày làm việc.
Ke hoa• ch đào ta• o
của phòng mình. Giảng viên gửi học liệu
Phòng KH chỉnh sửa và thông báo thông tin trước khi diền ra 5 ngày,
tới toàn thể công ty ĩn ẩn trước khóa ho• c 1
ngày
4 Phòng KH và các bộ phận triến khai các hoạt động đào tạo theo quy định, hướng dẫn cụ thể của công ty, bao gồm:
- Đào ta• o nô• i bô• - Đào tạo bên ngoài
Phòng KH/ giảng viên Biên bàn đào ta• o
/Đánh giá chương trình đào ta• o/ Thoá thuâ♦ n
Nguôn: Tác giả tông hợp
5 Lập báo cáo các hoạt động và gửi cho toàn thế công ty
Phòng KH/ giảng viên
6 Thu thập và lưu giữ chứng chì, ky niệm chương của khóa đào tạo
Lưu hồ sơ phát sinh trong quá trình đào tạo
Phòng KH
ĩ---'
4.2.1.2 Giải pháp vê công tác xác định nhu câu đào tạo
Trong những năm qua, công tác xác định nhu cầu đào tạo của công ty chưa được thực hiện một cách bài bản và đầy đủ, chỉ mang tính ngắn hạn, phục vụ cho công tác đào tạo trước mắt. Đôi khi dẫn đến tình trạng đào tạo không đúng đối tượng, gây lãng phí nguồn lực cho công ty. Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình đào tạo. Xác định đúng nhu cầu đào tạo cần đảm bảo cho việc đào tạo đi đúng hướng: đúng người, đúng nội dung, đúng thời điểm qua đó nâng cao chất lượng lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức đào tạo.
Đe xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác thì phân tích công việc và đánh giá khả năng thực hiện công việc của CBCNV của công ty phải được thực hiện thường xuyên. Đe đánh giá chính xác việc thực hiện công việc thì công ty cần thực hiện tốt một số công việc sau: Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc; Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp; Lựa chọn thời điềm và chu kỳ đánh giá; Lựa chọn và huấn luyện những người làm đánh giá; Đánh giá phải được tiến hành một cách công khai, nghiêm túc, công bằng, phải có thông tin phản hồi về nội dung, phạm vi và các kết quả đánh giá với các CBCNV của mình.Phân tích công việc là tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết đế thực hiện các công việc trong một tố chức. Đối với từng công việc, phân tích công việc cho thấy đó là công việc gì? Đe thực hiện được công việc đó người lao động phải làm những nhiệm vụ gì và phải có những kiến thức, kỹ năng nào cần phải đào tạo cho nhân viên. Các bước cần tiến hành để xác định nhu cầu đào tạo:
- Bước 1: Tiến hành xác định sử dụng mục đích phân tích công việc
- Bước 2: Xác định những công việc hay là vị trí đặc trưng cần phân tích
- Bước 3: Tiến hành lựa chọn các phương pháp khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của phân tích công việc.
- Bước 4: Tiến hành thu thập thông tin
- Bước 5: Tiến hành tống họp thông tin theo mục tiêu ban đầu đề ra và kiểm tra xác minh lại mức độ chính xác của thông tin.
- Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuân công việc
Phòng TC-HC không chỉ căn cứ vào bảng phân tích công việc cùng nhừng báo cáo kết quả kinh doanh hằng năm để triển khai các chương trinh đào tạo vì đó chỉ là thông tin một chiều từ phía DN. cần phải lắng nghe ý kiến của mọi nhân viên thông qua thư góp ý kiến hay là thông qua bảng điều tra khảo sát. Thường xuyên khuyến khích nhân viên tự đánh giá năng lực và xác định nhu cầu đào tạo cho bản thân. Trong việc chọn người đi đào tạo, nên ưu tiên chọn những người chủ động tìm kiếm cơ hội được đào tạo, kế đến là những người biết đặt các mục tiêu cá nhân cho mình. Nhờ đó họ sẽ trân trọng và có trách nhiệm cao hơn đối với việc đào tạo của công ty. Tổng hợp và phiếu điều tra nhu cầu đào tạo thể hiện ở bảng 4.2 và bảng 4.3.
Bảng 4. 2 Bảng tông họp điêu tra nhu câu đào tạo
stt Ho• tên phậnBô•
Công viê• c hiê• n ta* i Các kỹ năng cơ bản hiện ta• i
Nhu cầu đào ta• o
các kỹ năng
Thời gian đào tạo theo nhu
cầu
Ã--- Ã---V
Nguôn: Đê xuât của tác giả 202ỉ Bảng 4. 3 Phiếu điều tra nhu cầu đào tạo của người lao động
Họ và tên: Vị trí:
Bộ phận:
1.Anh/chị muốn tham gia vào khóa học nào?
2. Tại sao anh/chị muôn tham gia và khóa học đó? Ý kiến:
3. Hình thức đào tạo nào là phù hợp với anh/chị? Học tại DN:
Học tại các cơ sở đào tạo:
4. Thời gian đào tạo phù hợp với anh/chị là: Thời điểm đào tạo (đào tạo vào thời gian nào): Thời lượng của khóa học (bao nhiêu ngày):
Nguồn: Đe xuất của tác giả 202ỉ
• • Z • • 1 • ••
Đê hoàn thiện việc xác định nhu câu đào tạo, công ty cân xây dựng được kê hoạch NNL dựa trên mục tiêu, chiến lược, kế hoạch của DN, dựa trên việc nghiên cún sự biến động của môi trường kinh doanh. Từ kế hoạch NNL, công ty sẽ xác định được số lượng người Cần được đào tạo với cơ cấu ra sao, trình độ như thế nào, ngành nghề nào cần được đào tạo, đào tạo cho bộ phận nào và khi nào thì cần được đào tạo.
4.2.1.3. Giải pháp triển khai ứng dụng công nghệ vào công tác ĐTNNL
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 là sự mở ra một kỷ nguyên số trong đó xu hướng chủ đạo là sự kết hợp giữa các hệ thống thực và ảo, internet kết nối vạn vật và các hệ thống kết nối internet. Hiện nay, công ty cũng đã triển khai nhiều ứng dụng của cuộc cách mạng 4.0 vào công việc tuy nhiên cũng chưa thực sự được đầu tư mạnh mẽ và tạo ra hiệu quả trong công việc. Do vậy, công ty cần nghiên cứu sâu hơn và triền khai các một cách liên tục và có hệ thống các biện pháp sau:
Thiết lập được bộ máy nhân lực (cụ thể là cấp quản lý phải có đủ năng lực đề làm việc và tương tác) có thể thích nghi với kỷ nguyên công nghệ cao.
ứng dụng giải pháp e-HRM (Electronic Human Resource Management) với đầy đủ các công cụ quản trị được tự động hóa như quản lý dữ liệu nhân viên, tuyển chọn, học tập và đào tạo, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc, phát triền đội ngũ và lương thưởng...
Chỉnh sửa chương trinh đào tạo theo hướng cập nhật với công nghệ 4.0 trong cả lĩnh vực kỹ thuật công nghệ và lĩnh vực quản lý.
Đầu tư thiết bị, phương tiện đào tạo theo hướng cập nhật với công nghệ 4.0 như thiết bị tự động, robot công nghiệp, mô phỏng thực tế ảo.
Tố chức cho nhân viên đi thực tập, liên danh liên kết với các đối tác nước ngoài nhằm tiếp cận với môi trường làm việc có công nghệ tự động hóa, kết nối thực ảo cao theo công nghệ 4.0.
4.2.1.4 Nhóm giải pháp triển khai ĐTNNL
a) Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cả khối nghệ thuật và khối văn phòng:
Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc: cán bộ được phân công làm việc chung với một người có kinh nghiệm hơn để học hỏi, làm theo. Phương pháp này áp dụng
rất đơn giản, đào tạo được số lượng đông, chi phí thấp, tính thực tiễn cao nhưng lại thiếu sự lý luận, bải bản và chi tiết vì vậy nhân viên chưa phát huy được tính sáng tạo trong công việc.
Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn: những người được phân công có trách nhiệm đào tạo, mô tả công việc, nhiệm vụ, các bước phải tiến hành, điểm then chốt, những cách thực hiện công việc sao cho hiệu quả. Sau đó người hướng dẫn kiềm tra kết quả của người học đế hướng dẫn một cách chuẩn xác nhất. Phương pháp này có lợi thế hơn phương pháp trước ở điểm đòi hỏi sự chủ động, sáng tạo ở người học, nhấn mạnh sự sáng dạ, năng lực, năng khiếu của mỗi người.
Phương pháp luân phiên: Với những nhân viên luân phiên chuyến từ bộ phận này sang bộ phận khác thì sẽ học được cách thực hiện công việc một cách đa dạng hơn. Phương pháp này có thể được áp dụng để đào tạo cho cấp quản lỷ, nhân viên kỹ thuật và nhân viên có chuyên môn. Nhân viên sẽ được đào tạo các kỹ năng chuyên môn đế đáp ứng nhanh chóng với công việc. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp phân công và bố trí nhân viên linh hoạt hơn. Đồng thời, nó cũng là một cách để gia tăng hiệu quả trong sự phối hợp giữa các phòng ban. Nhân viên bắt buộc phải linh động thời gian để có thể tập trung vào công việc đang thực hiện. Đồng thời, người phụ trách cũng cần phải đưa ra kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo hiệu suất công việc mà vẫn đạt kết quả tốt trong quá trình đào tạo.
b) Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ (Riêng khối văn phòng)
Đây là một trong các phương pháp đào tạo thực hiện theo kiểu giao bài tập. Nhân viên sè được giao các tài liệu, bản tường trình, báo cáo và nhiều thông tin khác. Nhiệm vụ của họ là phải xử lý một cách nhanh chóng nhất có thể. Phương pháp này đào tạo với quy mô lớn và phạm vi rộng rãi giúp học viên đưa ra quyết định nhanh chóng trong công việc, nắm được nội dung một cách kỹ lưỡng và hiệu quả hơn. Điều này là do được đào tạo trong môi trường có ít những yếu tố gây phân tán tư tưởng.
4.2. ỉ.5 Xây dựng hệ thống các cơ sở đào tạo hoàn chỉnh
Các cơ sở ĐTNNL là nơi tổ chức thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng trang bị, cập nhật, bổ sung kiến thức, kỹ năng làm việc cho người lao động. Các cơ sở đào
tạo cân bảo đám các tiêu chuân tôi thiêu của cơ sở (trung tâm đào tạo) đào tạo hiện đại, như: rộng rãi, các phòng học; trang thiết bị giảng dạy hiện đại; cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý, phần mềm đào tạo hiện đại và chất lượng; đội ngũ giảng viên đảm bảo về số lượng và đủ năng lực giảng dạy; đội ngũ quản lý đào tạo chuyên nghiệp.
4.2. ỉ.6. Giải pháp đánh giá kết quả và hiệu quả sau đào tạo
Đánh giá hiệu quả sau đào tạo để tìm ra những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của chúng, từ đó có những giải pháp thích họp nhằm làm cho các chương trinh đào tạo sau đạt kết quả cao hơn. Hiện nay, công ty đánh giá kết quả đào tạo chù yếu vào kết quả học tập của người được đào tạo và chỉ xem xét kết quả học tập của học viên thông qua bảng điềm, chứng chỉ, văn bằng, kiểm tra thực hành tại chỗ... Công ty có thế sử dụng các bảng khảo sát dưới đây đế tiến hành đánh giá thông qua việc lấy ý kiến của người được đào tạo và đánh giá năng lực cán bộ nhân viên sau đào tạo nhằm mục đích cải thiện thành tích nhân viên do quản lý trực tiếp đánh giá.
Bảng 4. 4 Bảng khảo sát đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua người được đào tạo.
Ho• và tên ho• c viên: Phòng/Xưởng:
Tên khóa học: Họ và tên giảng viên: Thời gian đào tạo: 1. Anh chị có phải là mục tiêu của khóa học này không? a. Đúng b. Không
2. Nguyên nhân anh chị tham gia khóa học này? a. Nhu cầu công việc b. cấp trên yêu cầu c. Nhu cầu thăng tiến d. Hứng thú và sở thích cá nhân e. Nguyên nhân khác
3. Anh/chị thấy thời gian đào tạo lần này có phù họp không? a. Quá dài b. Vừa phải c. Không đủ
Đề nghị đánh dấu “x” vào cột tương ứng Không đồng ý
Đồng ý
Rất đồng ý
4. Nội dung đào tạo có ích cho anh/chị trong công việc sau này?
5. Lần đào tạo này có vượt quá mong đợi của anh/chị? 6. Giảng viên giảng dạy dễ hiểu?
7. Giảng viên có kiến thức chuyên ngành về khóa học này? 8. Giáo trình được soạn có nội dung liên quan đến công