B. BẢNG BIỂU
3.1.2 Tổ chức bộ máy, tổ chức sản xuất, tổ chức kế toán tạiChi nhánh Công ty
3.1.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Qua mô hình tổ chức bộ máy quản lý cho thấy Chi nhánh Công ty chuyên về chế biến mủ cao su, các phòng ban được sắp xếp và bố trí như vậy là hợp lý, phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Công ty, tránh được những quan liêu và sự chỉ đạo chồng chéo lên nhau.
3.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận
a. Ban giám đốc
Gồm 2 thành viên: một Giám đốc và một Phó giám đốc. - Giám đốc
Là người điều hành chung có quyền lực cao nhất của Chi nhánh Công ty. Chịu trách nhiệm điều hành triển khai mọi hoạt động sản xuất của Chi nhánh Công ty. Giám đốc có quyền đề bạt và sắp xếp nhân sự cho các phòng ban, các bộ phận, có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương và ký hợp đồng lao động đối với tất cả nhân viên trong Chi nhánh Công ty.
GIÁM ĐỐC
TBP
Nhân sự - Bảo vệ Kỹ thuật sản xuất TBP Kế toán tài vụ TBP
PHÓ GIÁM ĐỐC
Đội xe vận chuyển Phân xưởng mủ cốm Phân xưởng latex Tổ Cơ khí -Điện - Nước
24
Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất, toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Công ty.
- Phó giám đốc
Thừa lệnh Giám đốc điều hành các hoạt động chung trong toàn Chi nhánh về tổ chức nhân sự cho sản xuất, công tác chế biến, cơ khí, điện, nước, đội vận chuyển và công tác môi trường.
Kiểm tra, đôn đốc, trực tiếp điều hành việc giáo dục chính trị tư tưởng, đào tạo hướng dẫn công tác môi trường cho công nhân toàn Chi nhánh.
Đại diện phụ trách công tác ISO 9000 và ISO 14000.
Đề xuất giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác giao nhận, chế biến mủ. Đề xuất giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác môi trường.
Hoàn thành các công việc khác do lãnh đạo giao. Bố trí sắp xếp nhân viên phạm vi mình phụ trách.
Tham gia ý kiến trong công tác tổ chức, quản lý và sản xuất của Chi nhánh và Công ty.
Đề nghị đào tạo, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong đơn vị.
b. Phòng Kế toán - Tài vụ
Đứng đầu là Kế toán trưởng, người tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt quản lý tài chính giúp Giám đốc chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê và hạch toán gọn nhẹ cho việc hạch toán kế toán với Công ty nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của các cán bộ kế toán. Quản lý kịp thời về nhu cầu tài chính của Chi nhánh Công ty. Lập kế hoạch tài chính hàng năm và kế hoạch cung ứng vốn cho hoạt động toàn Chi nhánh Công ty.
Thực hiện, kiểm tra, theo dõi quá trình sử dụng vốn phù hợp với kế hoạch tài chính Công ty giao. Cung ứng vật tư hoá chất kịp thời phục vụ sản xuất thực hiện chế độ thanh toán đối với cán bộ công nhân viên trong toàn Chi nhánh Công ty.
c. Phòng Kỹ thuật
Là phòng tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh Công ty về việc thực hiện kế hoạch sản xuất chế biến của Công ty giao, tổ chức điều hành sản xuất thực hiện kế hoạch sản xuất của Chi nhánh Công ty. Đồng thời thực hiện các định mức kỷ thuật theo quy định của Công ty. Phản ánh kịp thời cho Ban giám đốc những thông số kỷ thuật cần thiết có
25
liên quan đến chất lượng sản phẩm. Lập kế hoạch và đề xuất những ý kiến cần thiết phục vụ cho công tác sản xuất chế biến. Thống kê theo dõi mức thực hiện kế hoạch từng tháng, từng quý, và chỉ đạo cho phân xưởng sản xuất kịp thời đúng chuẩn loại, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng sản phẩm của lô hàng mà Công ty đã ký hợp đồng với khách hàng. Thực hiện duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000.
d. Tổ cơ khí - điện- nước
Đảm bảo máy móc thiết bị phục vụ sản xuất. Nắm bắt tình hình cung cấp điện, nước, chủ động nguồn điện và lượng nước phục vụ sản xuất cung như nhu cầu sử dụng cho sinh hoạt của toàn Chi nhánh Công ty.
Gia công, lắp đặt một số hạng mục phục vụ nhu cầu sản xuất.
e. Đội vận chuyển
Điều hành công tác vận chuyển nguyên vật liệu theo hợp đồng giữa Chi nhánh Công ty và các đơn vị trong ngành. Tổ chức vận chuyển hàng hoá khác do Chi nhánh Công ty và Công ty yêu cầu. Tổ chức quản lý đội xe và lái xe an toàn khi tham gia giao thông. Phối hợp với các cơ quan chức năng giải quyết kịp thời, hiệu quả khi có sự cố về phương tiện vận chuyển của Chi nhánh Công ty.
f. Phân xưởng chế biến
Trực tiếp chế biến mủ được nhập về từ các Nông trường khai thác trực thuộc Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk. Chế biên theo yêu cầu của Công ty. Tuân thủ các quy định bảo hộ lao động, thực hiện nghiêm các quy định, quy trình chế biến tại Chi nhánh Công ty.
3.1.2.3 Tổ chức sản xuất tại Chi nhánh Công ty
Xí nghiệp Chế biến và Dịch vụ Cao su Đắk Lắk trực thuộc Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk nên vốn chủ sở hữu do Công ty cấp. Chi nhánh Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Hàng năm hoạt động theo kế hoạch nhà nước.
Ngành nghề chính của Chi nhánh Công ty là Chế biến và Dịch vụ Cao su, sơ chế nguyên liệu mủ cao su theo tiêu chuẩn chất lượng 3769 – 1995. Thu nhập chủ yếu từ việc chế biến các loại mủ thứ phẩm thành các loại sản phẩm mới.
Là đơn vị hạch toán kinh tế báo sổ trực thuộc Công ty TNHH MTV Cao su Đắk Lắk. Thực hiện chức năng quản lý lao động, vật tư và cơ sở vật chất kỹ thuật…tổ chức chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên theo chế độ. Trong thời gian gần đây, số
26
lượng cũng như chất lượng sản phẩm của Chi nhánh Công ty ngày càng tăng. Quy mô Xí nghiệp mở rộng sang Lào, Đắk Nông, Gia Lai…khẳng định được sự phát triển ngày càng vượt bậc của Chi nhánh Công ty.
Sản phẩm cao su sơ chế của Chi nhánh Công ty là nguyên vật liệu cho các ngành chế biến công nghệ cao su thuộc các ngành công nghiệp khác như: sản xuất xăm lốp ô tô, băng tải cao su, các vật dụng làm bằng nhựa cao su …
Quy trình sản xuất chế biến cao su được thực hiện trên hai dây chuyền công nghệ chế biến, đó là dây chuyền chế biến mủ cốm và dây chuyền chế biến mủ latex.
Kết quả sản xuất của Chi nhánh Công ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.1 Kết quả chế biến Đơn vị tính: tấn Chỉ tiêu 2009 2010 2011 2010/2009 2011/2010 ±∆ % ±∆ % Mủ cao su SVR3L 6,490 6,530 6,835 40 0.6 305 4.5 Mủ cao su SVR CV 50 43 68 19 25 36.8 -49 -257.9 Mủ cao su SVR CV 60 2,130 2,539 1,323 409 16.1 -1,216 -91.9 Mủ cao su SVR 5 305 320 485 15 4.7 165 34 Mủ cao su SVR 10 3,450 3,534 2,698 84 2.4 -836 -31 Mủ cao su SVR 20 481 493 275 12 2.4 -218 -79.3 Mủ cao su SVR 10CV 1,233 1,250 1,231 17 1.4 -19 -1.5 Mủ cao su SVR N.Lệ 55 42 126 -13 -31 84 66.7 Mủ latex LA 132 384 31 252 65.6 -353 -1138.7 Mủ latex HA 1,032 1,119 1,020 87 7.8 -99 -9.7 Mủ Skim Blook 232 273 192 41 15 -81 -42.2 Tổng sản phẩm 15,583 16,552 14,235 969 5.9 -2,317 -16.3 Tổng sản phẩm mủ cốm 14,187 14,776 12,992 589 4.0 -1,784 -13.7 Tổng sản phẩm mủ Latex 1,164 1,503 1,051 339 22.6 -452 -43.0 Tổng sản phẩm mủ SkimBlook 232 273 192 41 15.0 -81 -42.2 Nguồn: Phòng Kỹ thuật
Qua bảng trên, ta thấy kết quả chế biến của Chi nhánh Công ty qua ba năm 2009- 2011 là có nhiều biến động, cụ thể là:
27
- Tổng sản phẩm năm 2010 so với năm 2009 tăng 969 tấn tương ứng với 5.9%. - Tổng sản phẩm năm 2011 so với năm 2010 giảm 2,317 tấn, tương ứng với 20.20%. Như vậy, ta thấy năm 2011 sản phẩm của Chi nhánh Công ty giảm so với hai năm trước. Nguyên nhân là do khối lượng mủ cao su đầu vào giảm khiến cho Chi nhánh Công ty hoạt động không hết công suất.Chi nhánh Công ty chế biến mủ của các nông trường nên hoàn toàn lệ thuộc vào tình hình của các nông trường. Vào năm 2011, điều kiện tự nhiên của Đắk Lăk không thuận lợi để cho cây cao su phát triển và cho năng suất mủ.
3.1.2.4 Tổ chức công tác kế toán tạiChi nhánh Công ty
a. Tổ chức bộ máy kế toán
Công tác kế toán ở Chi nhánh Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc từ khâu luân chuyển chứng từ ban đầu đến khi lập kế toán tài chính đều được tập trung tiến hành tại phòng Kế toán - Tài vụ. Phòng Kế toán – Tài vụ của Chi nhánh Công ty gồm 5 người được tổ chức theo sơ đồ sau:
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ
Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Chú thích:
Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Nhận xét:Chi nhánh Công ty tổ chức quản lý bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này tất cả mọi công việc kế toán như: Phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ tính giá thành tập trung ở phòng Kế toán - Tài vụ.
Kế Toán Trưởng Kế Toán Vật Tư Kế Toán TT - Tiền Lương Thủ Quỹ Kế Toán Tài Sản Cố Định Kế Toán Tổng Hợp
28
Theo mô hình này các số liệu thống kê ở các phân xưởng sản xuất thường thực hiện các công việc như theo dõi ngày công lao động, tổ chức tính lương từng bộ phận, thống kê phản ánh các loại vật liệu sử dụng, chi phí máy móc sản xuất hàng ngày, tổng hợp và báo cáo về phòng Kế toán - Tài vụ, từ thu thập chứng từ đến việc lập bảng và báo cáo kế toán.
b. Chức năng và nhiệm vụ
- Kế toán trưởng
Phụ trách chung công tác hạch toán của Chi nhánh Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước phòng Tài chính - Kế toán của Công ty về toàn bộ tài chính của Chi nhánh Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ tại Chi nhánh Công ty, thực hiện các quy định về nguyên tắc kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán nội bộ, đảm bảo việc ghi chép chính xác, kịp thời đúng theo quy định chế độ, thể lệ tài chính nhà nước.
- Kế toán vật tư
Theo dõi ghi chép tình hình nhập, xuất tồn nguyên vật liệu - vật tư. - Kế toán thanh toán - tiền lương
Theo dõi kiểm tra tính toán quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động.
Tập hợp các bảng chấm công, chi phí nhân công trực tiếp, tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp đối chiếu với kế toán thanh toán để chi trả lương cho công nhân, tổng hợp các chi phí để có thể lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh, lợi nhuận.
Theo dõi tình hình công nợ của Chi nhánh Công ty và các khoản tạm ứng nội bộ… Kế toán thanh toán lập các khoản thu nội bộ, khoán sử dụng vốn bằng tiền khác.
- Kế toán tài sản cố định
Theo dõi kiểm tra tình hình tăng giảm và khấu hao tài sản cố định, tổng hợp các chi phí để có thể lập báo cáo xác định kết quả kinh doanh, lợi nhuận.
- Kế toán tổng hợp
Chỉ đạo tổng hợp số liệu, tổ chức ghi chép các số liệu về nghiệp vụ có liên quan đến sản xuất kinh doanh như: tình hình tiêu thụ, xuất nhập vật tư, thành phẩm…
Chịu trách nhiệm ghi sổ tổng hợp, đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết. Kiểm tra công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ chứng từ tài liệu kế toán.
29 - Thủ quỹ - thủ kho
Theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến việc thanh toán và chi trả tiền, các khoản tiền mặt nhập, xuất quỹ hàng ngày kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra số tiền còn tồn ở quỹ để tránh mất mát hao hụt.
c. Hình thức kế toán
Chi nhánh Công ty áp dụng hình thức kế toán máy trong công tác kế toán nhưng dựa trên hình thức nhật ký chung.
Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sơ đồ 3.3 Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG T.HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
30
Nhận xét: Tổ chức công tác kế toán của Chi nhánh Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Từ đó giúp cho bộ phận kế toán có thể phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giảm được khối lượng của công việc.
d. Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp. Kế toán ghi vào nhật ký chung đồng thời ghi vào thẻ hạch toán chi tiết hoặc vào sổ đặc biệt. Sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để vào sổ cái các tài khoản cố định. Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ, thẻ hạch toán chi tiết sổ nhật ký đặc biệt và từ sổ cái, kế toán tiến hành lập bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính.
e. Hệ thống chứng từ kế toán
Chế độ chứng từ mà Chi nhánh Công ty áp dụng thi hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính đúng danh mục chứng từ theo quy định.
Chi nhánh Công ty là một đơn vị trực thuộc Công ty nên chỉ sử dụng 32 tài khoản được hạch toán theo quy định chung của Bộ Tài Chính và quy định của Công ty. f. Chế độ báo cáo kế toán
Báo cáo năm, thực hiện đúng chế độ quy định của Bộ Tài Chính gồm:
Bảng cấn đối kế toán ( Balance sheet). Mẫu B01-DN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Income Statement). Mẫu B02-DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flows). Mẫu B03-DN
Thuyết minh báo cáo tài chính(Expliaintion of Financial Statement) MẫuB09-DN Các báo cáo khác có liên quan.
31
3.1.2.5 Tình hình chung về lao động của Chi nhánh Công ty
Bảng 3.2 Báo cáo thống kê nguồn nhân lực (quý IV) năm 2011
Đơn vị tính: người
Nội dung Số
lượng Nội dung
Số lượng 1.Tổng số lao động có đến ngày 31/12/2010 149 - Phòng nhân sự - bảo vệ 5
a.Tăng trong kỳ 6 - Phòng kỷ thuật 11
Tuyển dụng 1 - Quản đốc 3
- Chuyển đến 5 - Đội trưởng, phó 1
b.Giảm trong kỳ 19 b Công nhân trực tiếp 109
- Nghỉ thôi việc (điều 17) 2 - Tiếp nhận nhiên liệu 4
- Nghỉ thôi việc (điều 42) 4 - Cơ khí điện nước 10
- Hưu trí 0 - Môi trường 10
- Chuyển công tác, điều động 11 - Lái xe 18