ĐIỆN TỬ TẠI CN NHCT ĐỐNG ĐA-HÀ NỘI 3.1 Một số yờu cầu khi xõy dựng hệ thống thanh toỏn tương lai.
3.4.6 Giải phỏp về chế độ chứng từ.
Theo quy định, xử lý kiểm soỏt chuyển tiền điện tử thỡ người kiểm soỏt phải kiểm tra chữ ký của kế toỏn giao dịch, kế toỏn chuyển tiền trờn chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra). Ttuy nhiờn, trong mẫu chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền theo chế độ hiện hành cũng như chế độ thực hiện từ ngày 1/5/2001 (UNC, UNT, giấy nộp tiền....) khụng quy định chữ ký của kế toỏn chuyển tiền mà chỉ quy định chữ ký của kế toỏn giao dịch. Cũn chứng từ chỉ được in ra khi lệnh chuyển tiền đó gửi tới TTTT (tức là người kiểm soỏt đó kiểm soỏt song). Thực tế, khi người kiểm soỏt đó kiểm soỏt song là in được lệnh chuyển tiền đi nờn cũng khụng nờn quy định chỉ in khi lệnh đó chuyển đi. Nếu in ngay sau khi kiểm soỏt xong sẽ giỳp cho việc kiểm soỏt lại giữa lệnh chuyển tiền và chứng từ gốc chớnh xỏc hơn (vỡ khi kiểm soỏt giữa chứng từ gốc với chương trỡnh mỏy tớnh nhỡn bằng mắt thường sẽ cú những sai sút khụng phỏt hiện ra).
Như vậy, chỉ nờn quy định việc kiểm tra chữ ký của kế toỏn giao dịch và khi in một lệnh chuyển tiền lưu kốm chứng từ gốc chuyển tiền thỡ phải kiểm tra xem cú đầy đủ chữ ký của kế toỏn giao dịch, kế toỏn chuyển tiền và chữ ký của kiểm soỏt.
Cỏc lệnh chuyển tiền đến thiết kế in 03 liờn quy định 01 liờn hạch toỏn Nợ- Cú đúng vào nhật ký chứng từ, 01 liờn lưu kốm bỏo cỏo chuyển tiền trong ngày, 01 liờn dựng làm bỏo nợ bỏo cú cho khỏch hàng.
Quy định như trờn là chưa hợp lý vỡ nếu là chứng từ thanh toỏn chuyển tiếp thỡ phải in thờm một liờn. Để kế toỏn chuyển tiền in thỡ được 01 liờn bản sao, mà để kiểm soỏt tạo lại bản gốc thỡ in thờm 03 liờn nữa gõy ra sai sút, khú khăn cho việc theo dừi kiểm tra. Cũn nếu khụng chuyển tiếp thỡ một liờn hạch toỏn Nợ-Cú sẽ kốm với “Bỏo cỏo chuyển tiền đến trong ngày”, 01 liờn lưu kốm phụ lục “Bảng đối chiếu chuyển tiền đến trong ngày” và đều nằm trong tõp 5 chuyển tiền điện tử của tập nhật ký chứng từ ngày. Như vậy, nếu quy định lưu trữ theo cỏch này sẽ trựng lặp, nờn chăng một liờn lưu kốm “Bỏo cỏo chuyển tiền trong ngày” khụng đúng vào nhật ký chứng từ mà hàng ngày giao cho kế toỏn chuyển tiền lưu giữ và quản lý để tiện cho việc tra soỏt cỏc sai sút.
Đối với chứng từ chuyển tiền thanh toỏn liờn hàng bằng thư thỡ khỏch hàng phải nộp vào NH 04 liờn, nếu chuyển tiền qua mạng vi tớnh thỡ khỏch hàng phải nộp 03 liờn, cũn đối với chuyển tiền điện tử hiện nay thỡ chỉ cần nộp cú 02 liờn. Do vậy, chứng từ gốc làm cơ sở để lập lệnh chuyển tiền nhất thiết phải là một liờn để trỏnh chuyển tiền hai lần của một mún chuyển. Tuy nhiờn, đối với chứng từ lập trờn mỏy tớnh thỡ cỏc liờn giống nhau nờn cũng cần quy định thứ tự cỏc liờn vào gúc trờn bờn phải để dễ kiểm soỏt.