1. Mục đích truyền đạt thông tin
Giai đoạn truyền đạt thông tin là sự tiếp tục logic khâu mở đầu đàm phán, đồng thời còn là bàn đạp cho giai đoạn lập luận tiếp theo.
Giai đoạn truyền đạt thông tin nhằm các mục đích sau:
- Thu thập tin tức về các vấn đề chuyên môn, tìm hiểu nhu cầu, đòi hỏi, nguyện vọng của đối tượng đàm phán cũng như cơ quan mà họ đại diện.
- Làm sáng tỏ động cơ, mục đích của đối tượng đàm phán - Truyền đạt thông tin đã chuẩn bị sẵn theo kế hoạch.
- Tạo cơ sở cho việc lập luận, kiểm tra tính đúng đắn của các luận cứ then chốt, tạo những điểm tựa trong ý thức của đối tượng nhằm sử dụng ở các giai đoạn đàm phán tiếp theo (nếu thấy cần thiết).
- Phân tích, kiểm tra lập trường, quan điểm của đối tượng đàm phán.
- Tuỳ theo khả năng mà xác định sơ bộ phương hướng hoạt động tiếp theo, giúp cho việc thông qua quyết định được đơn giản, dễ dàng.
2. Cơ sở của việc truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin là quá trình giao tiếp giữa chúng ta và đối tượng đàm phán. Trong quá trình đó cần cố gắng xây dựng cho mình và một phần cho đối tượng cơ sở thông tin đầy đủ cho giai đoạn đàm phán tiếp theo (giai đoạn lập luận).
Giai đoạn truyền đạt thông tin bao gồm các thành phần sau:
- Thông báo những vấn đề cơ bản, có mục đích cho đối tượng đàm phán. - Đặt câu hỏi
- Nghe đối tượng đàm phán
- Quan sát và phân tích phản ứng theo quan điểm tâm lý học.
Việc truyền đạt thông tin và hơn thế nữa là việc đặt vấn đề đòi hỏi phải chuẩn bị, soạn thảo kỹ lưỡng có cân nhắc về nội dung và hình thức cụ thể.
Nghe và phân tích phản ứng của đối tượng đàm phán đòi hỏi phải có kỹ năng kiên trì, sự chú ý cao độ, lịch sự và tập trung tư tưởng, và điều cơ bản là không cho phép uy tín của chúng ta gây áp lực đối với đối tượng đàm phán. Ảnh hưởng của uy tín như vậy trong nhiều trường hợp là nguyên nhân chính dẫn đến việc đối tượng hoặc đồng nghiệp thông tin thiếu chính xác, không đầy đủ về những sự kiện và vấn đề quan trọng. Họ đơn giản cho rằng đã biết thông tin, do đó việc thông báo chẳng có ý nghĩa và cần thiết gì cả. Hoặc thậm chí có trường hợp đối tượng công nhận uy tín của ta trong lĩnh vực bàn luận nên sợ phát hiện thấy sai sót, trình độ kiến thức non nớt và khả năng kém cỏi trong thông báo của họ.
3. Kỹ thuật truyền đạt thông tin
Tất cả những gì đó liên quan đến đàm phán nói chung với một tỷ lệ tương ứng đều có thể gắn với kỹ thuật truyền đạt thông tin (cần phân biệt thông tin như là một quá trình và truyền đạt thông tin như là một bộ phận của quá trình thông tin). Vì vậy ở đây sẽ không dừng lại xem xét vấn đề này thật chi tiết.
Nhưng dù sao cũng cần phải thường xuyên nghĩ rằng, con người bản chất là có nguyện vọng giao tiếp, vì thế không nên quá say sưa truyền đạt thông tin. Cần phải tự kiểm tra nghiêm khắc và có mức độ xã giao nhất định.
Phép ứng xử lịch sự - Đó là thông báo những tin tức khó chịu ở mức độ vừa phải, nếu điều đó là cần thiết, biết cách tự kiềm chế và cẩn thận trong mọi trường hợp.
Thông tin truyền đạt cho đối tượng phải chính xác, rõ ràng, có nội dung súc tích, trực quan và đúng đắn về mặt nghề nghiệp chuyên môn. Cần phải chú ý đặc biệt trong việc trình bày ngắn gọn.
Phương tiện thông tin bổ trợ (nhất là dụng cụ quan sát, nhìn) đóng vai trò quan trọng trong cuộc đàm phán, cần trực quan khi truyền đạt thông tin. Ngoài ra khi có khả năng cần phải thông báo nguồn thông tin và những người sử dụng thông tin chỉ rõ độ tin cậy của nguồn thông tin, cũng như điều quan trọng là phải giải thích cho đối tượng mối liên quan giữa thông tin với các thông tin khác.
Đối tượng có giữ lập trường chủ quan trong đàm phán hay không?
Phản ứng của đối tượng trong từng giai đoạn đàm phán như thế nào? (Tấn công khi nào, khi nào thì buộc phải tự vệ, khi nào giữ lập trường trung gian)
Phản ứng của đối tượng có ảnh hưởng như thế nào đến kết quả cuối cùng?
Tương quan giữa tính hợp lý (tổng hợp, phân tích, lôgic, tưởng tượng) và tính phi lý (linh cảm, ngẫu hứng, tự nhiên) trong tư duy của đối tượng như thế nào?
Đó chỉ là một số vấn đề cần đặt ra cho bản thân nhằm tìm hiểu đối tượng, vì thậm chí những câu hỏi trả lời khái quát nhất cũng giúp cho việc xác định chiến lược, chiến thuật đàm phán kinh doanh. Nhưng ở đây sẽ chỉ đặt ra mục đích hạn chế: Làm thế nào để biết được phản ứng, thái độ của đối phương trong đàm phán thông qua quan sát biểu hiện bên ngoài. Nói chung ở đây chỉ có phương pháp chung giải quyết vấn đề vì nó chỉ được đặt ra một khái niệm gần đúng. Quy tắc cơ bản là: Hãy không rời mắt quan sát cử động và phản ứng bên ngoài của đối tượng, sau đó hãy nhìn vào mắt đối tượng đàm phán khi họ trình bày lập trường quan điểm của mình.
Trong mọi trường hợp, đầu tiên cần phải giải thích kiểm tra những phản ứng đã quan sát được ở đối tượng và sau đó thay đổi hướng nói chuyện (nếu cần thiết)
Nếu thực sự mong muốn thuyết phục đối tượng tin vào lập trường, quan điểm ý kiến của chúng ta thì trước hết phải hiểu được động cơ, động lực, tham vọng nhằm thúc đẩy hành động của họ. Ở đây kiến thức về tâm lý học cá nhân và tâm lý học xã hội sẽ là trợ thủ đắc lực cho chúng ta.
5. Những khó khăn trong khâu truyền đạt thông tin
Thông thường chúng ta cho rằng truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ mới có mức độ chính xác cao. Sự nhầm lẫn của con người hiện nay đã gây ra biết bao hậu quả nghiêm trọng, nên thực tế hiếm có trường hợp nào lý tưởng cả. Bất kỳ thông báo nào quá trình truyền đạt thông tin đều mất đi tính rõ ràng, toàn vẹn và cấu trúc. Cần phải tính đến điều đó trong khi đàm phán.
Hãy xem xét mô hình thông tin trong đàm phán. Giả sử 2 người ngồi nói chuyện đối diện nhau và muốn thỏa thuận với nhau về điều gì đó. Tại sao thông tin mà họ trao đổi với nhau lại khác nhau trong cách giải thích của người nghe cũng như người nói.
Khi thu, nhận thông tin đều có sự mất mát (gọi là sự tản mát thông tin). ở người cung cấp thông tin, sự mất mát xảy ra khi mã hoá ý nghĩ trong câu, chữ. Nguyên nhân là do ngôn ngữ nói chưa được hoàn thiện, do không thể chuyển được tất cả ý nghĩ thành ngôn ngữ nói. Mức độ mất mát thông tin được xác định bằng “ngưỡng tưởng tượng” của người cung cấp thông tin.
Ở người nhận có những mất mát thông tin khi nghe tập hợp các từ đã được chọn lọc, độ mất mát đó tuỳ thuộc vào kỹ năng nghe và người trao đổi thông tin giống nhau. Hàng rào ngôn ngữ giữa họ với nhau là nguyên nhân cuả sự thất thoát thông tin trong đàm phán kinh doanh cụ thể. Mất mát thông tin do vốn từ giữa người trao và người nhận thông tin khác nhau.
Cuối cùng phải tính toán đến sự mất thông tin ở người nhận do vô tình hay hữu tình mà bỏ qua một loại ký hiệu “Bộ lọc ý chí” giữ lại một phần thông tin, ảnh hưởng của nó đến mức độ truyền đạt ý nghĩ của một đối tượng cho đối tượng khác.
Trong trường hợp lý tưởng những hệ số kể trên có thể bằng 1,00 nhưng trên thực tế chúng nhỏ hơn đơn vị rất nhiều.
Để hạn chế mất mát thông tin cần chú ý:
- Phối hợp các dạng câu hỏi khi giao tiếp, nên gọi tên đối tượng, điều này rất quan trọng làm cho đối tượng dễ chịu. Đừng làm giảm ý nghĩa của định kiến, thành kiến nếu nhận thấy hoặc đoán thấy.
- Cần phải có giải thích đầy đủ hơn với những thông tin chuyên môn tương ứng, thường xuyên nhớ rằng ngôn ngữ nói có hạn chế, chưa hoàn thiện, chưa rõ ràng chưa chính xác và không có ai tri giác điều giải thích như chúng ta hiểu nó.
- Truyền đạt thông tin cụ thể dưới dạng ngắn gọn nhất, còn việc giải thích có thể rộng hơn.
- Cần phải sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi và phương pháp truyền đạt thông tin cho phù hợp với động cơ và trình độ thông thạo tin tức của đối tượng.
- Cố gắng chuyển từ độc thoại sang đối thoại
- Tạo điều kiện cho đối tượng trình bày sự hiểu biết của mình.
- Chớ quên rằng chúng ta không thích ai đó nói hàng tiếng đồng hồ, hoặc thường xuyên ngắt lời phát biểu của ta để nói ý kiến của mình.
- Làm cho đối tượng quan tâm đến mức cao nhất việc tiếp nhận thông tin của chúng ta. - Kiểm tra chặt chẽ uy tín của mình trong giai đoạn truyền đạt thông tin. Cho phép đối tượng bình tĩnh phát biểu ý kiến của mình.
Nếu tiếp thu được 5 trong số các đề nghị trên thì khả năng truyền đạt thông tin được nâng cao, cải thiện đáng kể.
Giai đoạn truyền đạt thông tin – là giai đoạn thứ hai của cuộc đàm phán kinh doanh. Nó tạo điều kiện, tiền đề để cho việc lập luận. Giai đoạn được chia thành 4 bước – Bàn bạc, thoả thuận các vấn đề, truyền đạt thông tin, củng cố thông tin và định hướng thông tin mới. Ở đây chúng tôi muốn đưa ra gợi ý thay vì đánh giá, nhận xét điều gì đó hãy áp dụng cách đặt câu hỏi nhằm độc thoại sang đối thoại.
Những phần tử cơ bản của giai đoạn truyền đạt thông tin này là:
- Đặt câu hỏi (câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi hùng biện, câu hỏi để suy nghĩ, câu hỏi chuyển tiếp đột ngột).
- Nghe (tập trung chú ý đến đề tài, đối tượng đàm phán, những tác nhân kích thích cho giai đoạn lập luận. Một người nghe cừ là một người tháo vát).
- Nghiên cứu phản ứng của đối tượng (ứng dụng nghệ thuật ngoại giao, tạo tiền đề cho lập luận).
Những thành phần cơ bản của giai đoạn truyền đạt thông tin ở trên đều dựa vào những luận điểm cơ bản của tâm lí học xã hội:
- Bất kì lập trường, quan điểm nào đều có động cơ của nó. Cần đánh giá đúng mức vai trò của vô thức (linh cảm)
- Con người với tư cách là một tồn tại xã hội muốn thực hiện động cơ của mình. - Thành kiến, định kiến là một hiện tượng phổ biến. Nên chú ý điều đó để phòng ngừa. - Trong con người luôn luôn tồn tại yếu tố hợp lý ban đầu, vì vậy những động cơ thứ yếu cần phải thay thế một cách có ý thức bằng những động cơ của hành vi.
Sử dụng những luận điểm tâm lý học trên có thể giúp cho việc tiến hành đàm phán kinh doanh có kết quả.