Tổ chức đàm phán kinh doanh là một giai đoạn của quy trình đàm phán, tiếp sau giai đoạn chuẩn bị đàm phán.
Những nội dung cơ bản của tổ chức đàm phán bao gồm: tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán; thực hiện mở đầu đàm phán. Truyền đạt thông tin; phân tích các tình huống và kết thúc đàm phán.
Trên cơ sở kế hoạch đã vạch ra tổ chức đàm phán triển khai nó trong thực tiễn. Để cho cuộc đàm phán thành công yếu tố quyết định là con người. Nhân sự cho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tác đàm phán. Những người tham gia đoàn đàm phán chia thành ba nhóm chính sau đây:
Thứ nhất, người lãnh đạo nhóm đàm phán. Đây là người rất quan trọng. Họ là người
mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán. Người lãnh đạo là chỉ huy tổ chức đàm phán. Họ phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán. Đó là người phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng phó các tình huống trong đàm phán. Có trách nhiệm phân công các thành viên của đoàn vào công việc trực tiếp hoặc gián tiếp trong đàm phán. Người lãnh đạo nhóm đàm phán vừa phải có kiến thức chuyên môn vừa giỏi diễn thuyết, trình bày. Tuy nhiên không phải ai cũng có khả năng giỏi cả chuyên môn, giỏi cả nói năng. Trong trường hợp người lãnh đạo bị hạn chế về khẩu khiếu thì nên có một người giỏi trình bày giúp cho khâu dẫn giải vấn đề. Người chỉ huy đàm phán phải ứng tác trước các tình huống, tranh luận. Họ phải nêu ra các hướng kết luận cả quyết định kết luận kết thúc đàm phán.
Thứ hai, các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán. Đây là những người có vị trí
hết sức quan trọng. Có thể nói họ là những trợ thủ đắc lực của chủ thể đàm phán. Trong những cuộc đàm phán quan trọng đội ngũ chuyên môn gồm nhiều chuyên gia kinh tế, chuyên gia luật pháp, chuyên gia công nghệ. Nhiêm vụ chủ yếu của nhóm này là:
+ Bằng kiến thức chuyên môn của mình tham gia từng phần việc có liên quan. Họ phải theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác.
+ Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm phán. Đặc biệt theo dõi chiến lược và sách lược của tất cả các bên đàm phán.
+ Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hoặc luận giải làm rõ vấn đề khi cần thiết.
+ Theo dõi cả đánh giá các đề nghị được đưa ra trong quá trình đàm phán. Giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa ra các kết luận cuối cùng.
Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán, nhóm này có thể có từ 1 đến 3 người. Họ giúp tất cả
các công việc sự vụ cho đoàn đàm phán. Lo các điều kiện phục vụ đàm phán. Ghi chép lại tất cả các vấn đề bàn luận. Ghi chép lại các kết luận. Chỉnh sửa văn bản thoả thuận. Thu thập và lưu trữ tất cả các tư liệu, tài liệu của cuộc đàm phán.
2. Nguyên tắc của đàm phán kinh doanh
Nguyên tắc thứ nhất: Phải am tường đối tác giao dịch đàm phán. Phải nghiên cứu kỹ
đối tác để hiểu tiềm lực, sức ép, môi trường, điều kiện, sở thích, sức mạnh tiềm ẩn… người ta đã tổng kết: biết địch biết ta trăm trận trăm thắng, biết ta mà không biết địch thì thắng ít thua nhiều, còn chẳng biết ta không biết địch thì thua là cầm chắc.
Nguyên tắc thứ hai: Xây dựng niềm tin, thu hút chú ý, khêu gợi sự quan tâm hứng thú của đối tác. Phát triển kinh doanh, thiết lập quan hệ lâu dài phải trên sơ sơ niềm tin. Có niềm tin có tất cả, mất niềm tin mất tất cả. Thu hút, hấp dẫn đối tác là điều kiện tiền đề quan trọng để giao dịch đàm phán thành công, không khí hoà hợp tin cậy lẫn nhau.
Nguyên tắc thứ ba: luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh chứng cụ thể dẫn giải rõ
ràng sẽ làm cho đối tác đồng ý với quan điểm, ý kiến của ta. Khẳng định việc thực hiện các đề nghị của ta mang lại lợi ích cho chính họ và doanh nghiệp của họ.
Nguyên tắc thứ tư: Tác động vào sở thích và làm tan mối nghi ngờ của đối tác. Sở
thích là “gót chân ASin” trong giao tiếp.
Tạo môi trường và điều kiện để thoả mãn sở thích của đối tác kết quả sẽ tốt đẹp. Khi đối tác nghi ngờ, bằng hành động cụ thể. Bằng những tư liệu, viện dẫn xác đáng chứng minh sự chân thành của ta và xoá bỏ mặc cảm, nghi ngờ, do dự trước khi bước vào đàm phán.
Nguyên tắc thứ năm: Biến đổi, chuyển hóa nhu cầu của đối tác vào quyết định cuối
cùng. Thoả thuận và nhất trí quyết định phải trên cơ sở nhu cầu và lợi ích của nhau. Nguyên tắc các bên tham gia đều có lợi phải được thể hiện trong quyết định cuối cùng.
Ngoài năm nguyên tắc trên phải nhớ 9 điều chỉ dẫn sau đây khi tiến hành giao dịch đàm phán kinh doanh.
Một: Chú ý nghe đối tượng giao dịch đàm phán cho đến cùng.
Hai: Không bao giờ được coi thường ý nghĩa về thành kiến của đối tượng giao dịch đàm phán. Trao đổi vị trí cho nhau sẽ bớt thành kiến đi. Chúng ta tự hỏi: “ Nếu là họ ta sẽ làm gì?” và có thể hỏi “ nếu vào trường hợp tôi anh sẽ xử lý thế nào?”
Ba: Tránh hiểu lầm và những cách giải thích sai lầm. Trình bày phải rõ ràng, khúc triết, ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu.
Bốn: Hãy tôn trọng và quý trọng đối tượng giao dịch đàm phán. Tôn trọng luận cứ của đối tượng giao dịch đàm phán. Tác động tiêu cực đến bầu không khí giao dịch đàm phán nếu một bên kia mà không tìm hiểu kỹ nội dung.
Năm: Hãy hoà nhã, thân mật và xã giao lịch sự. Hành vi xã giao đòi hỏi sự thận trọng sáng suốt và tính giản dị, nhã nhặn.
Sáu: Khi cần phải giữ lập trường kiên định và giữ thái độ bình thản. Phải giữ lập trường kiên quyết, không tự ái, không nổi nóng.
Bảy: Bằng mọi cách giúp đỡ cho đối tượng tiếp thu dễ dàng luận điểm và đề nghị của ta. Điều đó có nghĩa là không ràng buộc đối tượng vào một quyết định nào cả mà cùng với họ tìm đường đi đến mục tiêu nào đó.
Tám: Hãy sử dụng các chiến thuật đàm phán thích hợp. Trong suốt quá trình từ mở đầu đàm phán đến triển khai và kết thúc đàm phán cần linh hoạt sử dụng các kỹ thuật và chiến thuật thích ứng.
Chín: Kiên định thực hiện ý đồ và mục tiêu của mình. Kiên trì bảo vệ mục tiêu, nhân nhượng có nguyên tắc. Bỏ qua các thứ yếu để đạt cái chủ yếu. Nguyên lý chung là thách cao, trả thấp, nhượng bộ từ từ.