CHƯƠNG 7: KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 7.1 Yêu cầu của kế toán mua hàng và công nợ phải trả đối với phần mềm kế
7.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán mua hàng trên phần mềm
Các nghiệp vụ kế toán mua hàng phát sinh trên thực tế bao gồm: - Mua hàng trong nước nhập kho
- Mua hàng trong nước không qua kho - Mua hàng nước ngoài nhập kho - Mua hàng nước ngoài không qua kho - Mua hàng phát sinh chi phí
112
- Trả lại hàng mua …
Vì vậy, các phần mềm kế toán cần lập trình để có thể xử lý được tất cả các loại nghiệp vụ mua hàng này.
Minh họa trên phần mềm kế toán Misa
Nghiệp vụ 1: Mua hàng trong nước không qua kho
Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá), sau đó lựa chọn loại chứng từ mua hàng là “Mua hàng trong nước không qua kho”.
Khai báo các thông tin chi tiết trên phần mềm ở cả 03 tab hàng tiền, thuế, thống kê. Sau đó nhấn “Cất” để lưu trữ chứng từ.
Với chứng từ mua hàng trong nước đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, khi khai báo NSD sẽ tích chọn thông tin Nhận kèm hoá đơn và khai báo thêm thông tin về mẫu số, số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn trên tab Hoá đơn.
Nghiệp vụ 2: Mua hàng trong nước nhập kho
Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng hoá (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hoá), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
- Lựa chọn loại chứng từ mua hàng là “Mua hàng trong nước nhập kho” (Người dùng có thể thực hiện tính năng mua hàng từ đơn đặt hàng hay hợp đồng từ tính năng tiện ích trên thanh công cụ)
113
Khai báo đầy đủ thông tin và nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ mua hàng vừa nhập.
Nghiệp vụ 3,4: Mua hàng nước ngoài không qua kho, nhập kho
Làm tương tự nghiệp vụ mua hàng trong nước không qua kho, tuy nhiên cần bổ sung thêm các thông tin về thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có.
Nghiệp vụ 5: Mua hàng phát sinh chi phí
Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua dịch vụ (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua dịch vụ), sau đó khai báo các thông tin chi tiết. Lưu ý, do chứng từ mua dịch vụ hạch toán chi phí mua hàng, nên NSD tích chọn “Là chi phí mua hàng”.
114
Trong trường hợp mua hàng, phát sinh chi phí mua hàng được tính cho nhiều đối tượng hàng mua, người dùng phải tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho các đối tượng. Cách phân bổ chi phí mua hàng được thực hiện trên phần mềm Misa như sau:
Mở chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ đã được lập ở nghiệp vụ 2. Nhấn
<<Sửa>>, sau đó thực hiện theo hướng dẫn sau:
Trên tab Chi phí, nhấn <<Chọn>>:
115
Nhấn <<Đồng ý>>, thông tin phân bổ sẽ được tự động lấy ra chứng từ mua hàng:
Nhấn <<Cất>> để lưu thông tin chi phí mua hàng vừa được khai báo bổ sung trên chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ.
116
Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Trả lại hàng mua (hoặc trên tab Trả lại hàng mua chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
- Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ trả lại hàng là “Thu tiền mặt”
hay “giảm trừ công nợ”
- Tích chọn Trả lại hàng trong kho:
- Chọn chứng từ mua hàng có phát sinh hàng mua bị trả lại:
Nhấn <<Đồng ý>>, thông tin hàng bị trả lại sẽ được tự động lấy lên chứng từ trả lại hàng mua:
117 - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ trả lại hàng mua vừa lập.
- Chọn chức năng Cấp số hoá đơn trên thanh công cụ:
Nhấn <<Đồng ý>>, thông tin hoá đơn sẽ được tự động cập nhật lên tab Hoá đơn của chứng từ trả lại hàng mua vừa lập.