CHƯƠNG 8: KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU 8.1 Yêu cầu kế toán bán hàng và công nợ phải thu với phần mềm kế toán
8.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán bán hàng trên phần mềm
Các nghiệp vụ kế toán bán hàng thường xảy ra ngoài thực tế là: - Bán hàng chưa thu tiền trong nước, xuất khẩu
- Bán hàng thu tiền ngay trong nước, xuất khẩu - Bán hàng trả chậm, trả góp
- Hàng bán bị trả lại
- Các khoản giảm trừ doanh thu - Chiết khấu thanh toán
- Các bút toán kết chuyển doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu cuối kỳ
Minh họa trên phần mềm kế toán Misa:
Nghiệp vụ 1: Bán hàng trong nước chưa thu tiền
Tại phân hệ Bán hàng, chọn chức năng Chứng từ bán hàng (hoặc trên tab
Bán hàng chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
- Lựa chọn loại chứng từ bán hàng là “Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước”.
- Lựa chọn phương thức thanh toán là “Chưa thu tiền”
- Nếu chứng từ bán hàng được lập từ báo giá hoặc đơn đặt hàng, NSD chọn số báo giá/đơn đặt hàng => phần mềm sẽ tự động lấy thông tin tương ứng lên chứng từ bán hàng
- Nếu chưa có báo giá hoặc đơn đặt hàng, NSD sẽ chọn mã hàng tương ứng, phần mềm tự động hiển thị các thông tin phù hợp => NSD nhập thông tin số lượng và đơn giá ứng với mỗi mặt hàng:
129 - Nếu muốn lập luôn phiếu xuất kho bán hàng, NSD tích chọn mục “Kiêm
phiếu xuất kho”, đồng thời khai báo thông tin trên phiếu xuất:
- Trường hợp xuất luôn hoá đơn cho khách hàng, NSD tích chọn “Lập kèm hoá đơn”.
130 - Chọn chức năng Cấp số hoá đơn trên thanh công cụ (đối với đơn vị có sử
dụng quản lý phát hành hóa đơn trên phần mềm):
Nhấn <<Đồng ý>>, thông tin mẫu, ký hiệu, số và ngày hoá đơn sẽ được hệ thống tự động lấy lên tab Hoá đơn của chứng từ bán hàng:
Khai báo thông tin xong, ấn “Cất” để hoàn thiện việc lưu trữ chứng từ.
Nghiệp vụ 2: Bán hàng trong nước thu tiền ngay
Tại phân hệ Bán hàng, chọn chức năng Chứng từ bán hàng (hoặc trên tab
Bán hàng chọn chức năng Thêm).
- Lựa chọn loại chứng từ bán hàng là “Bán hàng hoá, dịch vụ trong nước”.
- Lựa chọn phương thức thanh toán là “Thu tiền ngay\Chuyển khoản hoặc Tiền mặt”.
131 - Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ bán hàng vừa lập.
- Chọn chức năng Cấp số hoá đơn trên thanh công cụ:
Nhấn <<Đồng ý>>, thông tin mẫu, ký hiệu, số và ngày hoá đơn sẽ được hệ thống tự động lấy lên tab Hoá đơn của chứng từ bán hàng.
Khi bán hàng có phát sinh chiết khấu thương mại cho từng mặt hàng, NSD sẽ nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu trên tab Hàng tiền (tương ứng với từng mặt hàng). Trường hợp chỉ có tỷ lệ chiết khấu chung cho cả hoá đơn bán hàng, NSD sẽ chọn chức năng Phân bổ chiết khấu:
132
Nhập số tiền, lựa chọn phương pháp phân bổ, sau đó nhấn <<Đồng ý>>, phần mềm sẽ tự động phận bổ số tiền chiết khấu theo phương pháp đã chọn.
Nghiệp vụ 3: Bán hàng trả chậm, trả góp
Hạch toán nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền trên phân hệ thông qua chức năng lập Chứng từ bán hàng thuộc phân hệ Bán hàng (hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ này, xem tại nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền ở trên):
Hạch toán chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp với giá bán trong trường hợp trả tiền ngay trên phân hệ Tổng hợp (chọn chức năng Chứng từ nghiệp vụ khác):
133
Do khách hàng đã trả ngay một phần tiền ngay sau khi nhận được hàng, nên NSD thực hiện nghiệp vụ Thu tiền khách hàng trên phân hệ Bán hàng
- Tới kỳ trả lại đầu tiên:
NSD sẽ hạch toán nghiệp vụ thu tiền khách hàng, trong đó số tiền thu được sẽ bao gổm cả lãi trả chậm, trả góp. NSD thực hiện nghiệp vụ Thu tiền khách hàng trên phân hệ Bán hàng:
134 Đồng thời xác định và kết chuyển doanh thu tiền lãi bán trả chậm, trả góp
trên chức năng Chứng từ nghiệp vụ khác thuộc phân hệ Tổng hợp:
Do khách hàng đã trả ngay một phần tiền ngay sau khi nhận được hàng, nên NSD thực hiện nghiệp vụ Thu tiền khách hàng trên phân hệ Bán hàng:
- Với các kỳ trả lãi tiếp theo, NSD thực hiện tương tự như kỳ trả lãi đầu tiên
Nghiệp vụ 4,5: Bán hàng nước ngoài chưa thu tiền, thu tiền ngay
Thực hiện tương tự như các nghiệp vụ bán hàng trong nước chưa thu tiền, thu tiền ngay, chú ý kê khai các thông tin về thuế Xuất nhập khẩu và tiêu thụ đặc biệt nếu có.
Nghiệp vụ 6: Bán hàng áp dụng Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại:
Trong quá trình bán hàng, sản phẩm, hàng hóa có thể bị khách hàng trả lại hoặc giảm giá cho khách hàng do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng hay hàng bị kém, kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách theo quy định trong hợp đồng. Khi đó, doanh nghiệp phải hạch toán các bút toán giảm giá, hoặc trả lại hàng dựa vào hóa đơn GTGT mà khách hàng xuất trả lại.
Tại phân hệ Bán hàng, chọn chức năng Trả lại hàng bán (hoặc trên tab Trả lại hàng bán chọn chức năng Thêm), sau đó khai báo các thông tin chi tiết:
- Lựa chọn loại chứng từ bán hàng bị trả lại là “Bán hàng hoá, dịch vụ”.
- Lựa chọn phương thức giảm trừ cho chứng từ trả lại hàng bán là “Trả lại tiền mặt” hoặc “giảm trừ công nợ”.
135 - Nhấn <<Đồng ý>>, thông tin hàng bị trả lại sẽ được tự động lấy lên chứng
từ trả lại hàng bán:
Nghiệp vụ 7, 8: Kết chuyển doanh thu bán hàng và hàng bán bị trả lại (xem tại chương kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính).