- Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải giữ bí mật và đảm bảo an toàn về hồ sơ kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán phải lƣu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật và quy định riêng của tổ chức hành nghề kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán, khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét hoặc sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi đƣợc sự đồng ý của Giám đốc công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nƣớc hoặc tổ chức nghề nghiệp. Tuỳ những trƣờng hợp cụ thể, kiểm toán viên đƣợc phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu làm việc trong hồ sơ kiểm toán của mình cho khách hàng tuỳ trƣờng hợp cụ thể do Giám đốc công ty kiểm toán quyết định. Trong mọi trƣờng hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng.
- Thời gian lƣu trữ hồ sơ kiểm toán phải lƣu trữ trong thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề, quy định của pháp luật về bảo quản và lƣu trữ hồ sơ, và yêu cầu riêng của công ty kiểm toán.
2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.2.1. Khái niệm 2.2.1. Khái niệm
Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với nhiều quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng quy mô kinh doanh và loại hình kinh doanh là trách nhiệm của các nhà quản lý doanh nghiệp. Một phƣơng diện quan trọng thuộc trách nhiệm của bộ phận quản lý là cung cấp cho các cổ đông (hoặc Chính phủ) một sự đảm bảo thích hợp rằng, công việc kinh doanh đƣợc kiểm soát thích đáng. đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những ngƣời đầu tƣ (ngân hàng, chủ đầu tƣ, ngƣời liên doanh…) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thức. Một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để bộ phận quản lý thực thi bổn phận ấy.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị có thể định nghĩa nhƣ là toàn bộ các chính sách, các bƣớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị. các bƣớc kiểm soát là các biện pháp đƣợc tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có đƣợc tiến hành có hiệu quả và thích hợp hay không.
Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” đƣợc hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ (Theo chuẩn mực kiểm toán số 315 ban hành theo thông tƣ 214/2012/TT-BTC - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị đƣợc kiểm toán và môi trƣờng của đơn vị)
Mục đích của hệ thống kiểm soát trong việc quản lý là:
- Điều khiển và quản lý một cách có hiệu quả các hoạt động của đơn vị.
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý đƣợc thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời các vấn đề khó khăn nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lợi dụng và sử dụng sai mục đích.
2.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, phải nghiên cứu, đánh giá sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ mà kiểm toán viên định dựa và để xác định nội dung, thời gian và phạm vi của các phƣơng pháp kiểm toán cần thực thi. Mục đích của kiểm toán viên trong việc nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là thiết lập độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ, để xác định nội dung, thời gian, phạm vi của các bƣớc kiểm toán cơ bản.
Trong khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần nhận thức các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm toán nội bộ gồm: Môi trƣờng kiểm soát chung, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát.