Một khía cạnh quan trọng của công tác kiểm toán là xem xét cung cách của bộ phận quản lý cao cấp nhất, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ, các hoạt động của đơn vị nhƣ thế nào. bộ phận quản lý tạo ra môi trƣờng chung, nhờ đó để xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trƣờng kiểm soát chung cũng tạo ra những chính sách, các trình
tự và các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Sự nhận thức về môi trƣờng kiểm soát rất quan trọng đối với kiểm toán viên, trong việc xác định phạm vi của kiểm toán trên cơ sở nắm vững hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Sự đánh giá của kiểm toán viên về môi trƣờng kiểm soát sẽ giải đáp thái độ và hành động của bộ phận quản lý cao nhất đối với hệ thống kiểm soát sẽ có ảnh hƣởng nhƣ thế nào đối với tình hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Có thể khẳng định rằng không có sự chỉ dẫn chung và sự giám sát liên tục cua bộ phận quản lý, sẽ không có sự đảm bảo nào về các bƣớc kiểm soát của các nhân viên đƣợc tiến hành một cách thích hợp và có hiệu quả.
Môi trƣờng kiểm soát mạnh không đảm bảo tính hiệu quả của những kỹ thuật kiểm soát cụ thể. tuy nhiên nếu thiếu vắng một môi trƣờng kiểm soát chung sẽ làm giảm tính hiệu quả tổng quát của kiểm soát, cũng nhƣ độ tin cậy cuối cùng của số liệu đƣợc tạo ra bởi các hệ thống kế toán và thông tin.
Nhƣ vậy có thể nói rằng, môi trƣờng kiểm soát chung bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trƣờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của ngƣời quản lý đơn vị. Sau đây là các nhân tố chủ yếu:
a1, Đặc thù về quản lý
Đặc thù về quản lý là muốn nói đến các quan điểm khác nhau của ngƣời quản lý đơn vị đối với tình trạng báo cáo tài chính cũng nhƣ những rủi ro trong kinh doanh. Một số nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận. Những ngƣời này có thể sẵn sàng hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao. ở một số nhà quản lý khác lại có thái độ hết sức dè dặt và thận trọng. Các quan điểm nhƣ vậy của nhà quản lý có ảnh hƣởng rất lớn đến các chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng nhƣ độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý. nếu việc đƣa ra các quyết định quản lý đƣợc tập trung và chi phối bởi một cá nhân thì kiểm toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của ngƣời nắm quyền lực tập trung đó. Ngƣợc lại, ở những đơn vị khác, quyền lực lại đƣợc phân tán cho nhiều ngƣời trong bộ máy quản lý. Trong trƣờng hợp này, vấn đề quan trọng lại là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã đƣợc phân quyền, nhằm đề phòng các trƣờng hợp sử dụng không hết quyền hạn đƣợc giao hoặc lạm dụng các quyền hạn này.
a2, Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc uỷ quyền và phân công trách nhiệm. cơ cấu tổ chức đƣợc thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa đƣợc sự vi phạm các chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ đƣợc những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn phải nhấn mạnh đến tính hiệu quả của bộ phận quản lý cao nhất đối với các nghiệp vụ, đặc biệt khi doanh nghiệp bị chia cách và phân tán về mặt địa lý.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập đƣợc sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
- Bảo đảm sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận.
a3, Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phƣơng pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thƣởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức.
a4, Công tác kế hoạch
Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính cũng nhƣ phƣơng án chiến lƣợc của bộ phận quản lý cao nhất. chiến lƣợc sản xuất kinh doanh và các kế hoạch giúp cho đơn vị hoạt động đúng hƣớng và có hiệu quả. công tác kế hoặc đƣợc tiến hành nghiêm túc và khoa học sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.
a5, Bộ phận kiểm toán nội bộ
Là một nhân tố cơ bản trong môi trƣờng kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thƣờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nộ bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có đƣợc những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lƣợng công tác kiểm soát nội bộ nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn. Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu:
- Về mặt tổ chức: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vị hoạt động của nó. Đồng thời phải đƣợc giao quyền hạn tƣơng đối rộng dãi và hoạt động tƣơng đối độc lập với bộ phận đƣợc kiểm tra.
- Về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ.
a6, Uỷ ban kiểm toán
Trong một số công ty lớn thƣờng có uỷ ban kiểm toán (audit committee) gồm từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét báo cáo tài chính của công ty. Các thành viên này thƣờng không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty.
a7, Các nhân tố bên ngoài
Môi trƣờng kiểm soát chung ở một đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng có ảnh hƣởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố
này là: ảnh hƣởng của các cơ quan chức năng của nhà nƣớc, các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý.