Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ này là mỗi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại ghi vào các nhật ký- chứng từ theo thứ tự thời gian. Nhật ký chứng từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán.
Ưu điểm: Có nhiều thuận lợi trong điều kiện kế toán thủ công
Nhược điểm: Không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nhân viên kế toán, không đều đặn.
Điều kiện áp dụng: Không phù hợp với doanh nghiệp có ít nghiệp vụ phát sinh, kế toán trên máy tính, trình độ kế toán không đồng đều, hình thức ghi sổ này giảm bớt đáng kể công việc ghi chép hàng ngày, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán, thuận tiện cho việc lập Báo cáo tài chính cung cấp số liệu kịp thời cho quản lý.
Quy trình: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi...và các chứng từ thanh toán khác, kế toán ghi trực tiếp vào Nhật ký chứng từ số hoặc các bảng kê số và sổ chi tiết TK 211, 214.
Đối với các NKCT được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào NKCT.
Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT với sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ cái TK 214, 211.
Sơ đồ quy trình hạch toán tài sản cố định theo hình thức nhật ký chứng từ:
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ hoặc cuối tháng : Đối chiếu
Sổ cái TK 211, 214 Hóa đơn GTGT, Phiếu thu,
Phiếu chi...
Sổ kế toán chi tiết TK 211, 214 Bảng tổng hợp chi tiết chi tiết Bảng phân bổ Bảng kê số 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 1, 7, 10