2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng kế toán- Tài chính là một trong những phòng nghiệp vụ quan trọng trong công ty. Hiện nay phòng có 3 thành viên chính thức, mỗi thành viên trong phòng kế toán- tài chính làm việc kiêm nhiều phần hành kế toán, có thể sơ lƣợc sơ đồ tổ chức phòng kế toán nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hải Đăng
Kế toán trƣởng: Phạm Thị Thu Ngân Kế toán viên : Vũ Thị Thanh Tân
Phạm Thị Thanh Vân Thủ quỹ : Bùi Thị Hằng Nga
- Kế toán trƣởng : Chính là kế toán tổng hợp của công ty do đó chịu trách nhiệm thực hiện việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán thống kê của công ty, kiểm soát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty, thông tin kịp thời cho Giám đốc tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi, và bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản nợ Tiền mặt, Tiền gửi, và Bán hàng của công ty đồng thời báo cáo cho kế toán trƣởng.
- Kế toán hàng tồn kho : Chịu trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho của công ty và báo cáo cho kế toán trƣởng, chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng.
Kế toán trƣởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán TM,TG và BH Kế toán hàng tồn kho Thủ quỹ
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi. Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán có liên quan.
2.1.5.2 Tổ chức công tác kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện tập trung ở phòng Tài chính -Kế toán, ở các tổ, đội, không có đội ngũ cán bộ riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ xử lí các chứng từ ban đầu, hàng ngày, hàng tháng các đội tập hợp chứng từ gửi về phòng Tài chính- Kế toán của Công ty. Tại đây, kế toán tiến hành kiểm tra các chứng từ, phân loại, ghi sổ, hệ thống hoá số liệu, thực hiện chế độ báo cáo tài chính ( tháng, quý, năm ). Công ty mở đầy đủ sổ sách kế toán và ghi chép hạch toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán của công ty áp dụng theo chuẩn mực kế toán mới ban hành theo
quyết định số 48 ngày 14/09/2006 của BTC.
Và để đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện cho công tác hạch toán đƣợc thuận lợi công ty đã áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký-sổ cái”. Theo hình thức này Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra và đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đƣợc ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đƣợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trƣớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dƣ đầu tháng (đầu năm) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dƣ cuối tháng (cuối năm) của từng tài khoản trên Nhật ký - SổCái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối năm) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
= =
Tổng số dƣ Nợ các Tài khoản = Tổng số dƣ Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đƣợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tƣợng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dƣ cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ đƣợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ đƣợc sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Sổ sách sử dụng : Sổ Nhật ký – sổ cái, sổ chi tiết,sổ thẻ chi tiết, bảng tổng hơp kế toán chi tiết….
Tổng số tiền của cột “Phát sinh” ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản Tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản
SƠ ĐỒ 2.3 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ-SỔ CÁI
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu: Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ,thẻ kế toán chi tiết NHẬT KÝ SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết