Quy trình nghiệp vụ kỹ thuật thanh toán quốc tế tại chi nhánh 1 Phơng thức tín dụng chứng từ

- Thanh toán quốc tế:

2.2.1. Quy trình nghiệp vụ kỹ thuật thanh toán quốc tế tại chi nhánh 1 Phơng thức tín dụng chứng từ

2.2.1.1. Phơng thức tín dụng chứng từ

a) Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ

* Quy trình L/C hàng xuất.

Bớc 1: Nhận, thông báo, xác nhận L/C:

Chi nhánh Láng Hạ đợc phép nhận, thông báo L/C và các sửa đổi liên quan cho khách hàng của mình.

- Trớc khi thông báo cho khách hàng, L/C và các sửa đổi liên quan đến L/C, ngân hàng phải đảm bảo tính xác thực thông qua các ký hiệu mật đã đ- ợc thỏa thuận từ trớc hoặc chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký của ngân hàng thông báo đầu tiên. Trong trờng hợp cha có sự đăng ký của ngân hàng thông báo đầu tiên. Trong trờng hợp cha có sự đăng ký mẫu dấu, chữ ký hoặc không thể xác thực thì thanh toán viên phải thông báo cho khách hàng với lu ý rằng L/C cha đợc xác thực.

- Chi nhánh Láng Hạ không đợc đảm nhận trách nhiệm xác nhận L/C, công việc này chỉ đợc thực hiện qua trụ sở chính – NHNo Việt Nam.

- Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, thơng lợng, chiết khấu L/C hàng xuất, chi nhánh chỉ nhận thơng lợng, chiết khấu thanh toán hoặc cho vay ứng trớc thế chấp bộ chứng từ khi L/C chỉ định có giá trị thơng lợng, chiết khấu thanh toán tại bất cứ ngân hàng nào hay có giá trị thơng lợng, chiết khấu tại chính chi nhánh.

Điều đáng lu ý là để đảm bảo quyền lợi của ngân hàng và khách hàng, cán bộ thanh toán quốc tế tại chi nhánh trong quá trình tiếp nhận và thông báo L/C, luôn xem xét cụ thể chi tiết từng điều khoản, điều kiện trong th tín dụng có ràng buộc trách nhiệm của mình cùng với các đơn vị XK, xem xét các điều kiện trong L/C có phù hợp với đơn vị XK không: đồng thời t vấn cho các đơn vị XK những giải pháp thích hợp nhất nh yêu cầu hủy bỏ hoặc sửa đổi điều khoản trong trờng hợp các điềukiện không đảm bảo quyền lợi cho đơn vị XK.

Theo quy định trong điều 7 của UCP bản sửa đổi số 500 năm 1993 quy định về trách nhiệm của ngân hàng thông báo: “ Ngân hàng thông báo nếu đồng ý thông báo tín dụng thì phải kiểm tra với sự cẩn thận thích đáng tính chân thật bề ngoài của tín dụng mà mình thông báo”. “ Nếu ngân hàng thông báo không thể xác minh đợc tính chân thật bề ngoài của tín dụng mà mình phải thông báo thì ngân hàng không đợc chậm trễ phải thông báo cho ngân hàng mà các chỉ thị đã nhận đợc từ ngân hàng đó biết rằng nó không có khả năng xác minh đợc tính chân thật bề ngoài của tín dụng và tuy nhiên nếu nó đồng ý thông báo tín dụng thì phải thông báo cho ngời hởng lợi rằng nó không thể xác minh đợc tính chân thật của tín dụng”.

Bớc 2: Sửa đổi th tín dụng:

Khi nhận đợc những đề nghị sửa đổi th tín dụng, với trách nhiệm của ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo ngay sự điều chỉnh L/C cho đơn vị XK. Việc sửa đổi L/C phải làm bằng văn bản và có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C. Văn bản sửa đổi sẽ trở thành một bộ phận cấu thành của L/C.

Điều cần lu ý: những nội dung sửa đổi chỉ có giá trị hiệu lực nếu việc sửa đổi đợc tiến hành trong thời hạn hiệu lực của L/C và trớc thời hạn giao hàng. Đồng thời, các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi

hay bổ sung L/C phải đợc tiến hành bằng văn bản nh điện báo, th từ, điện tín, telex có khóa mã… Tất cả các giao dịch nạy có thể tiến hành trực tiếp giữa ngời XK và ngời NK, song kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C.

Theo điều 11 và 12 của NCP số 500- bản sửa đổi năm 1993- nếu chỉ nhận đợc những chỉ thị không đầy đủ hoặc không rõ ràng để sửa đổi tín dụng thì NHNo Láng Hạ có thể thông báo sơ bộ cho ngời hởng lợi biết. “ Thông báo sơ bộ này phải đợc nói rõ chỉ có tác dụng là một thông báo đơn thuần và ngân hàng thông báo không chịu trách nhiệm”.

Bớc 3: Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ:

Sau khi nhận đợc thông báo th tín dụng, đơn vị XK thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ gửi tới chi nhánh. Theo quy định trong điều 14 của UCP 500, chi nhánh Láng Hạ khi đợc ủy quyền của ngân hàng phát hành để trả tiền hoặc cam kết trả tiền sau, chấp nhận hối phiếu hoặc chiết khấu khi chứng từ đợc xuất trình xét bề ngoài phù hợp với các điều kiện của tín dụng.

Chính vì vậy ngay khi nhận chứng từ của khách hàng, cán bộ thanh toán cần yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc L/C và sửa đổi gốc liên quan, đảm bảo xác minh đợc tính xác thực của nó và phải chắc chắn L/C còn giá trị cha thanh toán để có thể thơng lợng với ngân hàng phát hành. Giá trị thanh toán, thơng lợng tại chi nhánh phải đúng với giá trị thanh toán của lần giao hàng cần thanh toán.

Trớc khi thơng lợng thanh toán và gửi chứng từ đòi tiền thanh toán viên cần kiểm tra số lợng, loại chứng từ, đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C, kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều khoản, điều kiện quy định trong L/C và sự thống nhất giữa các loại chứng từ. Đặc biệt thanh toán viên phải lu ý kiểm tra trớc các loại chứng từ không do ngời hởng lập nh chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, các loại giấy chứng nhận, sau đó kiểm tra những chứng từ đợc lập bởi ngời hởng lợi nh hối phiếu, hóa đơn thơng mại…

Một bộ chứng từ thanh toán gồm các loại chứng từ sau: - Hối phiếu (Draf).

- Hóa đơn thơng mại (Commerce invoice). - Vận đơn (Bill of lading/ Airway bill). - Đóng gói chi tiết (Detailed packing list). - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy).

- Giấy chứng nhận trọng lợng, chất lợng đóng gói (Certificate of weight/ Quality/ Packing).

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin).

- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm ( Inspection certificate).

Ngoài ra còn có các loại chứng từ khác tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, giá cả, điều kiện thỏa thuận giữa các bên.

Một bộ chứng từ hoàn hảo thì phải phù hợp các điều kiện sau: - Loại, số chứng từ xuất trình.

- Thời hạn xuất trình chứng từ.

- Nội dung của chứng từ phù hợp với quy định của L/C.

Đối với các giấy chứng nhận luôn phải có chữ ký của ngời lập, chứng từ phải phù hợp với nhau và số lợng kiện hàng, trọng lợng tịnh, trọng lợng cả bì phải giống nhau trên các chứng từ.

Trong quá trình kiểm tra nếu thấy sự khác biệt hoặc sai sót của chứng từ cần phải xử lý:

- Sai sót có thể thay thế đợc hoặc sửa chữa đợc, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa.

- Sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa đợc, đề nghị khách hàng tu chỉ L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót và xin chấp nhận thanh toán.

- Sai sót không thể đợc chấp nhận, đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.

Bớc 4: Thơng lợng, chiết khấu và thanh toán:

Bộ chứng từ xuất trình phải đảm bảo phù hợp với L/C hoặc chứng từ sai sót nhng đã có sự chấp nhận từ ngân hàng phát hành là cơ sở để xem xét, thơng lợng và chiết khấu chứng từ. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cho khách hàng đợc phép dao động trong khoảng 90-98% (phí chiết khấu từ 2-10%) tổng giá trị mỗi lần thanh toán tùy theo loại tiền, cách đòi tiền, thời gian dự kiến thanh toán, các chi phí liên quan, mối quan hệ với ngân hàng phát hành và do Giám đốc NHNo Láng Hạ quyết định trên cơ sở tờ trình của bộ phận thanh toán xuất khẩu, Giám đốc chi nhánh quyết định có quyền thơng lợng, chiết khấu hoặc cho vay ứng trớc và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.

- Chiết khấu thanh toán ngay (bảo lu quyền truy đòi):

Để đợc chiết khấu, khách hàng phải có đơn xin chiết khấu và cam kết quyền truy đòi của ngân hàng trong trờng hợp không đòi đợc tiền theo chỉ dẫn của ngân hàng phát hành và chịu mọi phí tổn liên quan đến thanh toán L/C.

Tỉ lệ thanh toán hoặc phí chiết khấu đợc thực hiện theo thỏa thuận giữa khách hàng và chi nhánh, thơng lợng giới hạn trong mức dao động cho phép.

Chứng từ đã gửi đi sau 15 ngày nếu không có hồi âm thì chi nhánh có trách nhiệm lập điện tra soát MT799, sau đó nếu vẫn không có tr ả lời thì liên tiếp 5 ngày 1 lần, thanh toán viên lập điện tra soát cho đến khi nhận đợc trả lời từ ngân hàng nớc ngoài.

Sau 1 tháng kể từ khi gửi chứng từ thanh toán mà không đòi đợc tiền thì thanh toán viên chuyển hồ sơ cho bộ phận tín dụng thông báo cho khách hàng hởng để thực hiện quyền truy đòi theo nội dung đơn xin chiết khấu của khách hàng.

* Quy trình L/C hàng nhập:

Bớc 1: Tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C:

Đây là khâu quan trọng vì trên cơ sở này ngân hàng mới có căn cứ để mở L/C cho ngời xuất khẩu giao hàng. Trên thực tế hồ sơ thờng gồm

Sau khi ngân hàng đồng ý mở L/C thì đơn này sẽ trở thành một khế ớc dân sự giữa ngân hàng và ngời nhập khẩu. Cơ sở pháp lý và nội dung của đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán đợc ký kết giữa ngời NK và XK.

- Hợp đồng thơng mại (Bản gốc).

- Hạn ngạch NK (Quota) của từng chuyến hoặc giấy phép NK.

- Các tài liệu liên quan đến thủ tục xác nhận hay vay ngoại tệ của ngân hàng nh thủ tục bảo lãnh, khế ớc vay ngoại tệ, ủy nhiệm chi…

Bớc 2: Mở và phát hành L/C:

Trên cơ sở hợp đồng thơng mại đợc ký kết giữa ngời mua và ngời bán, đơn vị XNK gửi đơn yêu cầu mở th tín dụng tới chi nhánh.

Đơn yêu cầu mở L/C phải thể hiện đợc đầy đủ các điều kiện của hợp đồng, đơn xin mở L/C là căn cứ để thanh toán viên lập và phát hành L/C.

Trong đơn yêu cầu mở L/C khách hàng phải ghi rõ L/C mở bằng INCAS hay Telex.

Khi hồ sơ mở L/C của khách hàng đã hội đủ các điều kiện, thanh toán viên tiến hành mở và phát hành L/C theo yêu cầu của khách hàng trên tập tin MT700.

Sau khi hoàn thiện nhập dữ liệu vào tập tin MT700, thanh toán viên cần kiểm soát lại nội dung của L/C trớc khi ghi lại và thực hiện các bớc tiếp theo để chuyển L/C đã mở về phòng thanh toán quốc tế tại NHNo Láng Hạ để chuyển cho ngời hởng lợi đồng thời lu hồ sơ và xử lý hạch toán ngoại bảng theo quy định chung.

Bớc 3: Tu chỉnh và tra soát L/C:

Theo thông lệ quốc tế, không có văn bản chính thức nào quy định về tu chỉnh L/C. Tuy nhiên việc sửa đổi L/C là một nghiệp vụ không thể thiếu đ- ợc trong quá trình mở và thanh toán th tín dụng. Ngân hàng chỉ thực hiện việc sửa đổi L/C khi có đề nghị chính thức bằng văn bản của hai bên ngời mở L/C và ngời thụ hởng. Bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành và không thể tách rời của L/C.

Khi tiếp nhận đợc yêu cầu sửa đổi L/C của khách hàng, các thanh toán viên của ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi vào tập tin MT707 để chuyển về NHNo Việt Nam nh quy trình mở và phát hành L/C. Các tra soát viên liên quan đến L/C nhng không phải là sửa đổi L/C cũng phải đợc nhập vào tập tin MT799 và chuyển tiếp về NHNo Việt Nam qua mạng truyền tin.

Yêu cầu sửa đổi gồm:

- Th yêu cầu điều chỉnh của khách hàng (1 bản).

- Văn bản chứng minh sự đồng ý của các bên liên quan (1 bản).

Tất cả mọi sự điều chỉnh, sửa đổi hay hủy bỏ đều phải thông báo cho ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng xác nhận nếu có. Các điều khoản không bị sửa đổi vẫn có giá trị nh cũ.

Nếu không có quy định khác trong th tín dụng, mọi điều kiện và điều khoản của tu chỉnh đều đợc lập và thực hiện dựa trên cơ sở của quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP 500).

Bớc 4: Nhận, kiểm tra chứng từ và thanh toán:

Sau khi nhận đợc L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho chi nhánh thông qua ngân hàng thông báo. Chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.

Ngay khi nhận chứng từ cán bộ thanh toán phải vào sổ theo dõi, ghi đầy đủ ngày nhận chứng từ và nội dung liên quan đến chứng từ, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp và hoàn hảo của bộ chứng từ. Chi nhánh có khoảng thời gian tối đa là 5 ngày làm việc để kiểm tra chứng từ kể từ khi nhận chứng từ, ngoài thời gian này mọi khiếu nại có liên quan đến chứng từ đều không có giá trị hiệu lực.

Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy bất kỳ một sự sai sót về số lợng hoặc nội dung của chứng từ, chi nhánh phải lập tức thông báo ngay cho ngân hàng gửi chứng từ bằng điện MT799, đồng thời liên hệ với khách hàng của mình để chờ chấp nhận thanh toán, các sai sót và khiếm

khuyết của chứng từ phải đợc thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không đợc phép thông báo bổ sung sai sót.

Sau khi kiểm tra nếu chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp nhận thanh toán của nhà nhập khẩu trong trờng hợp chứng từ có sai sót, cán bộ thanh toán phải:

- Thực hiện thanh toán cho khách hàng trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận chứng từ theo chỉ dẫn trên th đòi tiền (Covering Letter) của ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay.

- Thông báo chấp nhận thanh tóan và ngày đáo hạn nếu L/C thanh tóan có kỳ hạn hoặc thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng nh đã chấp nhận và chỉ dẫn trong th đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ.

- Giao chứng từ cho khách hàng khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết. Chi nhánh trực tiếp lập lệnh thanh toán MT202 trong trờng hợp bộ chứng từ phù hợp hoặc sau khi có sự chấp thuận thanh toán của khách hàng trong trờng hợp chứng từ có sai sót. Lệnh thanh toán phải đảm bảo tính chính xác về số tiền, loại tiền, ngân hàng trung gian- là nơi ngân hàng hởng có tài khoản và ngân hàng hởng (ghi rõ tên và địa chỉ của ngân hàng hởng, ngân hàng gửi chứng từ), chi tiết thanh toán gồm số tham chiếu liên quan, chi tiết phí hoặc các yếu tố cần thiết liên quan trực tiếp tới thanh toán.

- Trờng hợp không chấp nhận thanh toán thì phải điện từ chối MT734 báo ngay cho ngân hàng gửi chứng từ đồng thời nêu rõ những sai sót và chứng từ đang đợc giữ để xử lý. Tất cả các điện báo từ chối chứng từ phải đ- ợc thực hiện không quá 5 ngày làm việc của tất cả các ngân hàng kể từ ngày nhận chứng từ.

Đối với những L/C thanh toán chậm có kỳ hạn, sau khi kiểm tra chứng