IV. Công tác dự thầu củacông ty
3. Công tác lập hồ sơ dự thầu
Bớc 1: Chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu
a. Chỉ định ng ời chủ trì hồ sơ dự thầu
Sau khi nhận đợc hồ sơ mời thầu, giám đốc cơng ty hoặc xí nghiệp sẽ chỉ định ngời phụ trách về lập hồ sơ dự thầu trên cơ sở các yêu cầu sau:
- Nếu là dự án lớn, quy mô phức tạp cần chọn 1 phó giám đốc cơng ty hoặc phó giám đốc xí nghiệp hay chi nhánh làm ngời trực tiếp chủ trì hồ sơ.
- Nếu là dự án có quy mơ trung bình thì ngời chủ trì sẽ là trởng phịng, phó phịng hoặc các thành viên của cơng ty, xí nghiệp hay chi nhánh đợc tín nhiệm.
b. Ng ời chủ trì hồ sơ thầu tiếp nhận hồ sơ mời thầu và tiến hành khảo sát hiện tr
ờng của dự án bao gồm các công việc sau:
- Kiểm tra, hỏi chủ đầu t về nguồn điện, nớc phục vụ thi công. - Kiểm tra hệ thống thốt nớc thải, giao thơng tại nơi sẽ thi cơng.
- Xác định vị trí cơng trình có phù hợp với bản vẽ thiết kế hay không, phác hoạ ý định tổ chức thi công để xem xét những vớng mắc cần giải quyết.
Bớc 2: Tiến hành lập hồ sơ dự thầu.
+Ngời chủ trì hồ sơ dự thầu đã đợc phân công,nghiên cứu và xem xét hồ sơ mời thầu một cách tổng thể về yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu tài chính,năng lực pháp lý và thời gian nộp hồ sơ để lập kế hoạch triển khai cho phù hợp.
+Lập kế hoạch triển khai:
a. Căn cứ kết quả xem xét ở trên,ngời chủ trì lập kế hoạch triển khai hồ sơ dụ thầu theo mẫu sau:
Kế hoạch triển khai hồ sơ dự thầu
STT Nội dung công việc Tên ngời thực hiện hoàn thànhNgày Số hiệu bản vẽ Ghi chú
1 ... n
- Căn cứ trên kế hoạch đã lập,ngời chủ trì phân cơng cơng việc triển khai cho các thành viên có liên quan và đảm bảo cung cáp các thơng tin để có thể lập đợc hồ sơ dự thầu theo yêu cầu
- Các thành viên có liên quan đợc phân cơng,xemxét hồ sơ mời thầu có liên quan đến phần việc đợc giao, phác thảo phơng án thực hiện trình ngời chủ trì xem xét và yêu cầu cung cấp thêm các thông tin hoặc làm rõ các vấn đề vớng mắc dể có thể tiếp tục đợc cơng việc
- Ngời chủ trì tập hợp tất cả các yêu cầucủa các thành viên có liên quan để giải đáp hoặc yêu cầu chủ đầu t trả lời.
- Căn cứ vào phơng án đã duyệt, các thành viên có liên quan lập phơng án thực hiện chi tiết
- Một là :Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối lợng cơng việc cần làm.
Kết quả của công việc này đợc thể hiện ở bảng tiên lợng dự tốn chi tiết.Nó thể hiện xem nhà thầu đọc và hiểu rõ công việc cần làm nh thế nào và là cơ sở để tính giấ trị d toấn xây lắp.
Do tiên lợng các công việc đợc cung cấp trong hồ sơ mời thầu chỉ đợc coi là để tham khảo nên mọi thiếu sót trong bảng tiên lợng nếu khơng đợc kiểm tra sẽ ảnh hởng tới công tấc xác định giá dự thầu nên khi có sai sót,nhà thầu phải hỏi bên mời thầu để từ đó có biện pháp giải quyết.
- Hai là:Tính tốn tiến độ thi cơng
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật cơng trình,khối lợng các cơng việc,điều kiện thi cơng, mặt bằng thi cơng,u cầu chất lợng, thời gian hồn thành cơng trình, u cầu về số lợng máy móc và nguồn nhân lực của nhà thầu, nhóm kỹ thuật sẽ tính thời gian xây dựng tối u.Tiến độ thi công đợc thể hiện chi tiết trên Sơ đồ tiến độ thi cơng.Tính tốn tiến độ thi cơng chính xác giúp nhà thầu ứng phó với những bất định và thay đổi ; tập trung sự chỉ đạo thi công vào các mục tiêu quan trọng ; tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi ; tạo khả năng tác nghiệp kinh tế vì nó giúp tạo khả năng cực tiểu hố chi phí xây dựng và thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ càng
- Ba là :Tính tốn số lợng máy móc,nhân cơng huy động cho cơng trình
Tuỳ theo đặc điểm từng cơng trình, u cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính tốn số lợng máy móc, nhân cơng cần thiết huy động cho cơng trình đảm bảo hồn thành theo u cầu của bên mời thầu, sử dụng hợp lý số lợng máy móc và nhân cơng của nhà thầu
Khối lợng máy móc cần huy động cho cơng trình đợc thể hiện trong Danh sách máy móc thiết bị dự kiến đa vào cơng trình.
Số lợng lao động cần thiết huy động cho cơng trình đợc thể hiện trong Sơ đồ tổ chức nhân sự.Việc bố trí tính tốn, sử dụng lao động phải đảm bảo huy động tối đa lực lợng vào giai đoạn cao điểm đồng thời tránh việc d thừa lao động gây lãng phí ở các giai đoạn chuyển tiếp.
- Bốn là :Đề xuất biện pháp thi cơng cơng trình căn cứ trên hồ sơ thiết kế kỹ thuật, yêu cầu của hồ sơ mời thầu, điều kiện thực tế của cơng trình và năng lực của cơng ty, nhóm kỹ thuật sẽ đa ra biện pháp thi cơng thích hợp.
Chuẩn bị bộ hồ sơ hành chính,pháp lý và đề án tài chính.
+Nội dung bộ hồ sơ dự thầu của công ty.
Hồ sơ dự thầu đợc lập theo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và bao gồm các nội dung sau:
1. Đơn xin dự thầu. 2. Giấy uỷ quyền.
- Giấy uỷ quyền kèm theo đơn dự thầu, gồm một số điều kiện hợp đồng chính. - Giấy uỷ quyền của giám đốc công ty cho ngời đợc uỷ quyền ký hồ sơ dự thầu (nếu có) và ký tắt từng trang hồ sơ dự thầu (nếu có).
- Giấy uỷ quyền của giám đốc Sở giao dịch của ngân hàng cho ngời đợc uỷ quyền ký các hợp đồng và chứng từ liên quan đến hoạt động tín dụng bảo lãnh của Sở với công ty.
3. Văn bản bảo lãnh dự thầu.
4. Văn bản pháp lý chủ yếu liên quan đến công ty. - Giấy phép đăng ký thành lập.
- Danh sách các xí nghiệp, đội trực thuộc và chi nhánh của cơng ty. 5. Hồ sơ kinh nghiệm.
- Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng dân dụng, chuyên dụng. - Danh sách các hợp đồng xây lắp do công ty thực hiện.
- Danh mục các cơng trình đạt huy chơng vàng chất lợng cao.
- Bằng chứng nhận Bộ Xây dựng và Cơng đồn xây dựng Việt Nam tặng huy chơng vàng chất lợng cao cơng trình, sản phẩm xây dựng Việt Nam.
- Giấy đăng ký cơng trình sản phẩm chất lợng cao ngành xây dựng Việt Nam cho cơng trình nếu trúng thầu.
6. Bảng kê thiết bị thi cơng dự kiến của cơng ty để thi cơng gói thầu. 7. Tình hình tài chính cơng ty trong 3 năm gần nhất.
- Tóm tắt tài sản có, tài sản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã đợc kiểm tốn (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền).
- Tín dụng và hợp đồng các cơng trình đang thi cơng. - Bảng cân đối tài sản.
- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh gồm: • Phần 1: Lãi, lỗ.
• Phần 2: Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc. 8. Phụ lục: Nhà thầu phụ (nếu có).
- Tên nhà thầu phụ.
- Nội dung cơng việc thực hiện. - Tài liệu đính kèm gồm:
• Thoả thuận hợp đồng thầu phụ.
• Các tài liệu pháp lý của nhà thầu phụ. • Catalogue giới thiệu năng lực nhà thầu phụ.
9. Biện pháp thi công kèm theo thuyết minh biện pháp thi công. - Phần 1: Giới thiệu chung.
- Phần 2: Biện pháp thi công.
- Phần 3: Biện pháp bảo đảm chất lợng. - Phần 4: Tổng mặt bằng thi công.
- Phần 5: Biện pháp bảo đảm an tồn lao động,an ninh và phịng chống cháy nổ - Phần 6: Sơ đồ tổ chức nhân sự.
- Phần 7: Biện pháp bảo đảm vệ sinh môi trờng. - Phần 8: Thiết bị thi công.
- Phần 9: Vật liệu xây dựng.
- Phần 10: Biện pháp bảo đảm cho sản xuất của cơng trình (nếu là gói thầu cải tạo, hiện đại hố, mở rộng).
- Phần 11: Tiến độ thi công. - Phần 12: Kết luận.
- Phụ lục kèm theo: Thuyết minh biện pháp thi công. 10. Phân tích giá dự thầu:
- Bảng đơn giá chi tiết từng hạng mục. - Bảng tổng hợp giá dự thầu của cơng trình.
- Đơn xin giảm giá dự thầu của cơng ty.
Bên mời thầu có thể chấp nhận hoặc khơng chấp nhận đơn xin giảm giá dự thầu của công ty. Khi đợc chấp nhận, mức giá dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký hợp đồng xây lắp sẽ là giá dự thầu sau khi giảm giá. Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty là 1 biện pháp làm tăng khả năng trúng thầu của công ty trớc các nhà thầu đối thủ.