- Chứng từ ghi sổ:
3.2.2.Kế toán nghiệp vụ huy động vốn tổ chức cá nhân trong nước của ngân hàng.
3.2.2. Kế toán nghiệp vụ huy động vốn tổ chức cá nhân trong nước của ngân hàng. hàng.
3.2.2.1. Nguyên tắc kế toán :
¾ Khi hạch toán trên tài khoản tiền gửi phải đảm bảo tính cân đối của tài khoản giữa Nợ và Có. Để đảm bảo nguyên tắc này mọi giao dịch phải được cập nhật và cân đối ngay từ giao dịch viên kế toán sổ phụ.
¾ GDV mở tài khoản mới cho khách hàng không kiêm nhiệm việc ghi chép vào sổ tài khoản chi trả tiền, nhận tiền…để tránh việc mở tài khoản không có thực.
¾ Tiền lãi tiền gửi được chi trả theo thực tế phát sinh. Trong trường hợp có trích trước tiền lãi phải trả vào chi phí ( Lãi cộng dồn dự trả trên tài khoản tiền gửi ) đối với các tài khoản tiền gửi có kỳ hạn, cần phải quan tâm đến thời hạn trích trước ( của năm tài chính ) và theo dõi thời hạn rút tiền của khách hàng để tính toán tiền lãi thực trả cho chính xác. Chi phí trả lãi được hạch toán tuân thủ nguyên tắc phù hợp. Trường hợp trả lãi khi đáo hạn và kỳ trả lãi bao gồm nhiều kỳ hạch toán thì định kỳ ngân hàng phải tính lãi phải trả từng kỳ ghi nhận vào chi phí.
¾ Tất cả các số phát sinh bị từ chối cần được xử lý như các số phát sinh ngoại lệ, có nghĩa là khi có những số phát sinh bị từ chối phải xem xét và đưa ra các quyết định xử lý tùy theo tình huống riêng biệt sao cho phù hợp ( Ví dụ :
một khách hàng tư chối thanh toán do nghi ngờ ngân hàng tính sai phí, hoặc thanh toán sai một tờ séc…). Kế toán viên cần phải kiểm tra lại nguyên nhân dẫn đến việc “ từ chối “ và xử lý nghiệp vụ theo nguyên nhân gây ra sai sót.
3.2.2.2. Quy trình thủ tục các sản phẩm tiền gửi :
a.Quy trình tiền gửi : Quy trình tiền gửi được thiết lập ở mỗi ngân hàng hay bộ phận giao dịch tiền gửi là có thể khác nhau tùy theo cách thức tổ chức của mỗi ngân hàng, nhưng việc thiết lập quy trình tiền gửi phải đạt được yêu cầu kiểm soát được tất cả các nghiệp vụ phát sinh dù nó được ghi chép bằng tay, bằng máy hay bằng hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
b.Quy trình thủ tục :
• Đối với khách hàng là cá nhân ( TGTK, TGTT )
• Quy trình gửi tiền tiết kiệm :
Đối với khách hàng chưa có CIF ( Mã số khách hàng ) tại ngân hàng thì ngân hàng hướng dẫn khách hàng điền vào giấy đăng ký mở tài khoản tài khoản. Sau đó thực hiện theo các bước giống như khách hàng đã mở CIF tại ngân hàng.
Cách thực hiện :
- GDV đưa cho khách hàng phiếu gửi tài khoản được in theo mẫu của ngân hàng, khách hàng điền vào, sau đó GDV in ra làm 2 liên, trong đó một liên giao cho khách hàng, liên còn lại GDV giữ.
- Sau đó GDV đưa cho khách hàng tờ giấy bảng kê nộp tiền, khách hàng kê tiền vào bảng kê.
- Trường hợp khách hàng có nhu cầu rút tiền thì GDV đưa cho khách hàng giấy ngân hàng chi ra ( màu xanh ).
- Nếu khách hàng có nhu cầu gửi tiền thì ngân hàng đưa cho khách hàng giấy nộp tiền vào ngân hàng ( màu đỏ ).
- Căn cứ vào bảng kê nộp tiền của khách hàng, GDV tiến hành việc nhận tiền. Sau khi đã kiểm đếm đủ, GDV nhập giao dịch nộp tiền vào hệ thống, chuyển màn hình và chứng từ cho kiếm soát viên để kiểm tra và phê duyệt. - Kiếm soát viên phê duyệt :
Kiểm soát viên kiểm tra thông tin trên hệ thống và chứng từ + Nếu khớp đúng thì kiếm soát viên sẽ phê duyệt màn hình.
+ Nếu không khớp đúng thì kiếm soát viên không phê duyệt màn hình và chuyển lại chứng từ cho GDV. Sau khi thông tin đã được điều chỉnh chính xác, kiểm soát viên sẽ phê duyệt màn hình, sau khi kiểm soát viên phê duyệt thì hệ thống sẽ tự động cập nhật giao dịch.
- In thẻ tiết kiệm :
+ Sau khi kiểm soát viên phê duyệt màn hình xong, GDV sẽ vào hệ thống Smarbank để in thẻ tiết kiệm.Thẻ tiết kiệm gồm 2 mặt :
o Mặt bên trong gồm : các thông tin liên quan đến khách hàng ( tên khách hàng, tên tài khoản ).
o Mặt bên ngoài gồm : thông tin về số dư, kỳ hạn gửi, loại tiền, ngày đáo hạn của thẻ, phương thức trả lãi…Kiểm soát viên ký duyệt trên chứng từ bao gồm : bảng kê nộp tiền,thẻ tài khoản. Chuyển thẻ tiết kiệm sang Lãnh đạo phòng ký duyệt phát hành thẻ tiết kiệm.
- Lãnh đạo phòng phê duyệt ( Trưởng phòng )
Trưởng phòng kiểm tra thông tin và ký tên lên mặt ngoài của Thẻ tiết kiệm, chuyển trả lại cho GDV.
- GDV lưu chứng từ, kết thúc giao dịch.
GDV giao cho khách hàng liên 2, biên lai nộp tiền và thẻ tiết kiệm. Chứng từ bao gồm phiếu hạch toán và phiếu nộp tiền được lưu theo bảng liệt kê chứng từ phát sinh hàng ngày của từng GDV. Bảng kê nộp tiền lưu riêng theo từng tháng. Kết thúc giao dịch.
• Quy trình tiền gửi thanh toán :
Đối với việc thanh toán bằng thẻ : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khách hàng là cá nhân chỉ cần mang đến ngân hàng giấy chứng minh nhân dân,sau đó GDV đưa cho khách hàng mẫu giấy đăng ký mở tài khoản, khách hàng điền vào đầy đủ thông tin trên giấy đăng ký. Kế đó, GDV sẽ đem giấy CMND của khách hàng đi photo, sau đó gửi trả lại cho khách hàng, kẹp bản sao CMND cùng với giấy mở tài khoản. Kết thúc quy trình,trong vòng 5-7 ngày khách hàng có thể đến nhận thẻ của mình.
- Khách hàng là doanh nghiệp thì ngân hàng yêu cầu xuất trình những giấy tờ sau : Bản sao ( có thị thực ) Giấy phép đăng ký kinh doanh, bản sao ( có thị thực ) Giấy đăng ký mã số thuế, CMND của người đại diện. Các bước tiếp theo thực hiện giống như việc mở tài khoản đối với khách hàng cá nhân.
Đối với việc thanh toán thông qua hình thức ủy nhiệm
chi
- Khách hàng nộp ủy nhiệm chi cho GDV, GDV tiếp nhận chứng từ.Sau đó kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ theo quy định, kiểm tra chữ ký của khách hàng.
- GDV thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống, chuyển màn hình kèm chứng từ cho kiểm soát viên hoặc trưởng phòng phê duyệt trên máy.
là hợp pháp và hợp lệ, đối chiếu dữ liệu trên chứng từ giấy và trên máy khớp đúng thì kiểm soát viên hoặc trưởng phòng thực hiện phê duyệt trên máy.
- GDV thực hiện :
+ In lệnh chuyển tiền đi, phiếu hạch toán ,giấy báo nợ và ký lập phiếu trên chứng từ.
+ Ghi trên phiếu hạch toán số lượng chứng từ gốc kèm theo. + Đóng dấu vào góc phải bên trên Ủy nhiệm chi của khách hàng.
Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang kiểm soát viên hoặc lãnh đạo phòng phê duyệt ký duyệt trên giấy.
- Kiếm soát viên kiểm tra chứng từ, Lệnh chuyển tiền đi và ký duyệt trên các chứng từ giấy. Sau đó, chuyển trả chứng từ cho GDV.
- GDV thực hiện lưu chứng từ theo quy định.
Đối với việc thanh toán thông qua ủy nhiệm thu.
- Khách hàng nộp ủy nhiệm thu kèm hóa đơn chứng từ vào ngân hàng phục vụ mình hoặc ngân hàng phục vụ người trả tiền.
- Kế toán kiểm tra thủ tục lập ủy nhiệm thu, kiểm tra việc người trả tiền và người trả tiền có thỏa thuận thanh toán bằng ủy nhiệm thu, kiểm tra khả năng thanh toán của người trả tiền và xử lý :
+ Nếu đủ điều kiện thanh toán thì làm thủ tục trích tài khoản tiền gửi của người trả tiền để chuyển tiền đến ngân hàng phục vụ người thụ hưởng như trường hợp thanh toán lệnh chi.
+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của người trả tiền không đủ khả năng thanh toán thì xử lý: lưu vào hồ sơ ủy nhiệm thu chưa thanh toán và báo cho người trả tiền, người thụ hưởng biết và xử lý gửi trả lại ủy nhiệm thu cho người thụ hưởng ( nếu người thụ hưởng yêu cầu ) hoặc tiếp tục lưu giữ ủy nhiệm thu đến khi người trả tiền đủ khả năng thanh toán thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên ủy nhiệm thu và thực hiện thanh toán theo quy định.
Đối với việc thanh toán thông qua hình thức chuyển tiền :
- Chuyển tiền trong nước cùng hệ thống ( đối với người thụ hưởng ).
+ Thanh toán viên nhận lệnh thanh toán từ khách hàng. Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ theo quy định, kiểm tra chữ ký của khách hàng.
+ Thanh toán viên thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống, chuyển màn hình kèm chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt trên máy.
dịch là hợp pháp và hợp lệ, đối chiếu dữ liệu trên chứng từ giấy và trên máy khớp đúng thì kiểm soát viên thực hiện phê duyệt trên máy.
+ Thanh toán viên in phiếu hạch toán, giấy báo nợ, giấy báo có và ký lập phiếu trên các chứng từ. Thanh toán viên ghi trên phiếu hạch toán số lượng chứng từ gốc kèm theo. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang kiểm soát viên ký duyệt trên chứng từ giấy.
+ Thanh toán viên gửi lại một liên báo nợ giao cho khách hàng, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ rút tiền kèm CMND/hộ chiếu sang Phòng ngân quỹ để chi tiền cho khách hàng.
+ Thủ quỹ thực hiện chi tiền cho khách hàng khi trên chứng từ rút tiền có đủ 2 chữ ký : một của thanh toán viên và một của kiểm soát viên. Phòng ngân quỹ lưu chứng từ theo quy định.
- Chuyển tiền trong nước ngoài hệ thống cho người thụ hưởng . + Theo phương thức thanh toán bù trừ.
o Thanh toán viên nhận lệnh thanh toán từ khách hàng. Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ theo quy định, kiểm tra chữ ký của khách hàng.
o Thanh toán viên thực hiện nhập giao dịch vào hệ thống, chuyển màn hình kèm chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt trên máy.
o Thanh toán viên thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 1 : In phiếu hạch toán, giấy báo nợ và ký lập phiếu trên chứng từ.
Bước 2 : Ghi trên phiếu hạch toán số lượng chứng từ gốc kèm theo.
Bước 3 : Đóng dấu “ đã chuyển hóa “ vào gốc phải bên trên Lệnh chi/Ủy nhiệm chi của khách hàng.
o Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ sang trưởng phòng kiểm tra, ký duyệt trên chứng từ giấy và verify giao dịch. Sau đó chuyển trả chứng từ cho thanh toán viên.
o Thanh toán viên giao chứng từ thanh toán bù trừ cho bộ phận thanh toán liên hàng và thực hiện theo quy định.
- Chuyển tiền ngoài nước :
+ Chuyền tiền từ Việt Nam ra nước ngoài ( trường hợp chuyển tiền du học ).
o Khách hàng làm đơn mua, chuyển ngoại tệ ra nước ngoài ( theo mẫu của SCB ).
o Bản hộ chiếu của du học sinh ( trong trường hợp chuyển tiền học phí ).
o Bản sao CMND của người chuyển tiền.
o Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người đi du học ( nếu người than làm đơn mua, chuyển ngoại tệ ).
o Khách hàng còn phải cung cấp cho thanh toán viên những giấy tờ hợp pháp chứng minh các nhu cầu thực tế phải chi ngoại tệ ở nước ngoài;hoặc là thông báo của nhà trường về khoản tiền lệ phí làm thủ tục đăng ký.
o Giấy phép chuyển ngoại tệ ra nước ngoài của NHNN VN, Chi nhánh An Giang (đối với trường hợp chuyển từ 3000 USD trở lên).
o Thanh toán viên kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ, nhập giao dịch vào hệ thống màn hình kèm chứng từ giao dịch cho kiểm soát viên phê duyệt. KSV kiểm tra, ký duyệt trên chứng từ, chuyển trả chứng từ cho thanh toán viên. Kết thúc quy trình.
o Đối với việc thanh toán bằng hình thức chuyển tiền ra nước
ngoài thì ngân hàng áp dụng hình thức thu phí theo biểu phí hiện hành của ngân hàng : 0.15% Tối thiểu 5 USD, tối đa 150 USD. + Chuyển tiền từ nước ngoài về VN :
Thông qua WESTERN – UNION
o Người gửi tiền đến bất cứ điểm giao dịch nào của ngân hàng mà ở đó có cung cấp dịch vụ Western-Union, GDV đưa cho khách hàng phiếu gửi tiền, khách hàng điền đầy đủ các thông tin trên phiếu gửi tiền để gửi tiền cho người thân của mình.
o GDV kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, nhập giao dịch vào màn hình và cung cấp cho người gửi Mã số chuyển tiền ( gồm 10 chữ số ) để xác nhận cuộc tiền đã được chuyển.
o Những thông tin này sẽ được chuyển đến Trung tâm dữ liệu.
o Người nhận tiền có thể đến bất kỳ điểm giao dịch nào của Western-Union tại ngân hàng, xuất trình CMND/Hộ chiếu sau đó thực hiện theo các bước sau :
Bước 1 : Điền các thông tin mà người gửi cung cấp vào phiếu nhận tiền.
Bước 2 : Nhân viên giao dịch sẽ tìm kiệm thông tin về cuộc chuyển tiền trong hệ thống và thực hiện chi tiền nếu thông tin trên hệ thống phù hợp với thông tin người nhận tiền cung cấp.
¾ Đối với tiền gửi của các tổ chức kinh tế và tổ chức tín dụng :
9 Đối với việc thanh toán thông qua hình thức chi trả lương của doanh nghiệp cho nhân viên ( có cùng tài khoản tại ngân hàng cùng hệ thống).
9 Theo định kỳ trả lương, doanh nghiệp lập danh sách bảng lương ( có chữ ký và con dấu đã đăng ký ) gửi cho GDV ( trước ngày chi trả lương tối thiểu 1 ngày làm việc ) kèm theo chứng từ ủy nhiệm chi theo quy định.
9 GDV tiến hành chuyển tiền lương từ tài khoản của Đơn vị trả lương vào tài khoản cá nhân cho từng nhân viên bằng cách nhập giao dịch vào màn hình hệ thống, chuyển chứng từ cho kiểm soát viên ký duyệt.
9 KSV kiểm tra chứng từ và ký duyệt trên các chứng từ giấy. Sau đó chuyển trả lại chứng từ cho thanh toán viên.
9 Thanh toán lưu chứng từ. Kết thúc quy trình. Chứng từ gửi tiền
TM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KTV Thủ quỹ KTV ( thu ) ghi sổ
Kiểm soát Xử lý dữ liệu KT viên ghi sổ
CK
Hình 3.6. SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GỬI TIỀN
• Quy trình rút tiền tiết kiệm :
- Giao dịch rút tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn ( KH có thể rút
tiền bất kỳ lúc nào )
+ GDV kiểm tra số dư tài khoản của KH + KH làm thủ tục rút tiền.
+ GDV kiểm tra nội dung rút tiền của KH.
+ Hạch toán vào Smarbank của hệ thống máy tính, in phiếu chi, bảng kê các loại tiền chi giao cho khách hàng.
- Rút tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn( KH chỉđược rút khi Sổ Tiết Kiệm đến hạn, có thể rút trước hạn trường hợp hình thức huy động
+ Kiểm tra số dư tài khoản của KH.
+ Xem ngày đáo hạn của sổ tiết kiệm; đối chiếu số dư tiền gửi trên sổ và thẻ lưu nếu thỏa : nhập chương trình kế toán lập phiếu chi trả lãi tiền gửi cho KH.
+ Chi trả tiền gốc cho KH :
Rút một phần vốn trước hạn : GDV kiểm tra số dư tài khoản KH, vào chương trình Smarbank Đóng tài khoản bằng chuyển khoản của KH, tiến hành hạch toán vào tài khoản phần vốn gốc gửi lại của KH ( mở sổ tiết kiệm mới cho KH ).
Rút toàn bộ vốn : GDV kiểm tra số dư tài khoản KH, Đóng tài khoản KH; GDV lưu giữ phiếu chi, bảng kê các loại tiền chi và thẻ tiết kiệm làm chứng từ gốc.
Chứng từ rút tiền
TM Thủ quỹ
(chi)
Xử lý dữ liệu KTV ghi sổ Kiểm soát
CK
Chuyển NH khác hoặc Trung tâm TTBT
Hình 3.8. Quy trình giao dịch gửi tiền, rút tiền một cửa
Bộ phận ngân quỹ thu và chi các khoản có số tiền lớn trên hạn mức ( 30 triệu đồng ). Còn các khoản thu chi nhỏ, dưới hạn mức kế toán viên sau khi xử ký chứng