1. Các nhân tố ảnh hướng đến hoạt động xuất khẩu nông sản của Công ty
2.2.3. Tổ chức hoạt động xuất khẩu
Hiện nay Công ty Unimex cũng như phần lớn các doanh nghiệp xuất khẩu ở Việt Nam đều áp dụng hình thức phản ứng lại thị trường tức là rất bị động trong việc thu thập thông tin về thị trường và khác hàng. Nguyên nhân chính là do lề lối làm ăn vẫn còn nặng tư tưởng bao cấp, chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc nghiên cứu và dự báo thị trường. Trước đây, Công ty chủ yếu xuất khẩu sang các nước XHCN là Đông Âu và Liên Xô với mục đích trả nợ theo nghị định thư của Nhà nước nên công tác nghiên cứu và dự báo thị trường gần như không động đến. Nhưng từ đầu thập niên 90 trở lại đây do có nhiều biến động như khối XHCN tan rã đồng nghĩa với việc thị trường truyền thống bị thu hẹp trong khi đó các thị trường Tây Âu, Mỹ ngày càng lớn mạnh. Vì vậy công tác nghiên cứu dự báo thị trường đối với Công ty Unimex là rất quan trọng. Hiện nay công tác này được cán bộ nhân viên phòng Kế Hoạch Tổng Hợp đảm nhận. Việc tìm kiếm, thu thập thông tin chủ yếu thông qua các phương tiện: sách, báo, đài hay trên mạng Internet. Ngoài ra, Công ty còn thu thập thông tin qua Bộ có liên quan như Bộ Thương Mại, Bộ Kế Hoạch Đầu Tư…nhờ đó Công ty đã thu được rất nhiều thông tin có giá trị. Hơn nữa, trong Công ty mỗi phòng đều được trang bị máy in, máy photo, máy tính nỗi mạng, máy fax để phục vụ cho công tác thu thập, nắm bắt thông tinh một cách nhanh nhất. Tuy nhiên, các trang thiết bị này hầu hết đã cũ nên hiệu quả không cao do quá trình xử lâu nên không thể tránh khỏi tình trạng bỏ xót thông tin hay độ tin cậy của thông tin không cao. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị mất những cơ hội làm ăn lớn do thông tin không được cập nhật đúng lúc hoặc độ chính xác của thông tin không cao.
2.2.3.2. Công tác thu mua, tạo nguồn hàng
Công tác thu mua tạo nguồn hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cho hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ. Công tác này ảnh hưởng đến tình hình xuất khẩu từ số lượng, chất lượng, chi phí, giá cả hàng xuất khẩu.
Trước đây, Công ty Unimex gần như độc quyền trong hoạt động xuất khẩu hàng nông sản nên công tác thu mua hầu như không gặp khó khăn gì do không có đối thủ. Tuy nhiên, kể từ những năm 90 trở lại đây do Việt Nam mở cửa thị trường, kèm theo đó là nhiều chính sách mới thông thoáng hơn nên đã có nhiều doanh
nghiệp khác tham gia vào hoạt động này. Do đó, Công ty Unimex phải cạnh tranh về nhiều mặt như giá cả, khác hàng, thị trường. Hiện nay Công ty đã có chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hải Phòng nơi có hải cảng lớn thuận tiện cho việc thu mua và xuất khẩu. Bên cạnh đó Công ty còn khuyến khích cán bộ công nhân viên tích cực tìm nguồn hàng cho xuất khẩu và các hợp đồng có giá trị lớn đồng thời cũng có những chế độ khen thưởng thích hợp như trích một phần lợi nhuận từ hợp đồng mà cán bộ đó mang về.
2.2.3.3. Công tác đàm phán ký kết hợp đồng
Hiện nay Công ty đã áp dụng nhiều hình thức đàm phán để ký kết hợp đồng rất có hiệu quả. Trước đây, Công ty thường thực hiện đàm phán chủ yếu là gặp mặt trực tiếp để thoả thuận và ký kết, vì vậy để ký được một hợp đồng các bên phải có nhiều lần gặp mặt đàm phán như vậy rất tốn kém chi phí đi lại, thời gian của các bên và quá trình này rất chậm và ít hiệu quả.
Ngày nay khi khoa học công nghệ đã phát triển hình thức này cũng không còn được áp dụng nhiều. Đối với bạn hàng truyền thống, Công ty thường áp dụng hình thức đàm phán qua thư từ, điện tín, điện thoại, fax… như vậy sẽ hiệu quả hơn nhiều. Đối với bạn hàng mới, Công ty chỉ đàm phán lần đầu sau đó sẽ chuyển sang điện thoại, fax, liên hệ với thương vụ của Việt Nam ở các nước…Như vậy, Công ty sẽ có nhiều thời gian để phân tích, xem xét, đánh giá đối tác và lợi nhuận từ việc ký hợp đồng.
Công ty thực hiện đàm phán, kí kết hợp đồng theo các bước sau:
- Chào hàng: lời đề nghị kí kết hợp đồng. Trong bước này Công ty cung cấp cho khách hàng biết về mặt hàng nông sản, giá cả, chất lượng, số lượng có thể đáp ứng...
- Chào hoàn giá: khi nhận lời chào hàng và không chấp nhận giá chào hàng và đưa ra đề nghị. Bước này xảy ra khi khách hàng muốn thoả thuận với mức giá khác. Công ty cân nhắc xem mức giá nào có thể bán được hoặc không.
- Xác nhận: xác nhận lại điều kiện đã được thoả thuận
- Chấp nhận: bước là sự đồng ý hoàn toàn tất cả điều kiện chào hàng mà Công ty đưa ra.
2.2.3.4. Các phương thức giao hàng và thanh toán
Khi hợp đồng được kí kết thì Công ty tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo quy trình sau:
Công ty thường áp dụng ba phương thức giao hàng chủ yếu là CIF, CFR và FOB, trong đó phương thức CFR chiếm khoảng 60%. Đối với những hợp đồng Công ty thuê được phương tiện vận chuyển và mua được bảo hiểm với giá phù hợp thì Công ty áp dụng phương thức giao hàng với giá CIF. Còn với những hợp đồng hàng được giao tới nước mà Công ty không thuê phương tiện vận chuyển thì Công ty thực hiện phương thức giao hàng theo giá CFR hoặc FOB.
Trong nghiệp vụ thanh toán, Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán L/C và DP at sight.
- Thủ tục thanh toán bằng L/C xuất khẩu:
Ngân hàng phục vụ người mua theo yêu cầu của người mua sẽ phát hành một L/C và trình tự của L/C xuất khẩu được thực hiện qua các bước sau:
+ Nhận L/C
Khi nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C từ Ngân hàng phát hành, ngân hàng Việt Nam sẽ thông báo L/C cho Công ty.
+ Kiểm tra L/C
Công ty kiểm tra nội dung L/C, đối chiếu với các điều khoản của hợp đồng đã ký kết. Nếu thấy không có thể thực hiện được đầy đủ, đúng các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C thì lập tức yêu cầu người mở L/C sửa đổi L/C thông qua ngân hàng mở L/C (quy định sửa đổi L/C thông qua Ngân hàng mở L/C là một quy định rất quan trọng). Xin giấy phép XUấT KHẩU Chuẩn bị hàng hoá Kiểm nghiệm hàng hoá Thuê tàu Mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Giải quyết khiếu
+ Giao hàng và lập chứng từ giao hàng
Sau khi Công ty chấp nhận L/C nhận được, Công ty phải chuẩn bị hàng hóa và phải giao hàng đúng thời gian quy định, đồng thời phải có được tất cả các chứng từ đã yêu cầu trong L/C.
+ Xuất trình chứng từ tại ngân hàng Việt Nam + Thanh toán L/C
Khi bộ chứng từ được xuất trình phù hợp với điều khoản, điều kiện của L/C và phù hợp với UCP 500 của ICC. Ngân hàng Việt Nam sẽ lập điện đòi tiền Ngân hàng nước ngoài. Sau khi nhận được tiền thanh toán từ Ngân hàng nước ngoài, căn cứ theo yêu cầu của Quý khách theo “Thư yêu cầu thanh toán”, ngân hàng Việt Nam sẽ thanh toán cho Quý khách.
- Thủ tục thanh toán Nhờ thu xuất khẩu
Sau khi thực hiện giao hàng và hoàn thành bộ chứng từ hàng hóa, Công ty sẽ nộp bộ chứng từ này cho ngân hàng Việt Nam và yêu cầu ngân hàng Việt Nam chuyển bộ chứng từ này cho ngân hàng người mua. Nếu người mua chấp nhận bộ chứng từ thì phải thanh toán trước khi nhận bộ chứng từ. Chỉ khi có đầy đủ bộ chứng từ này, người mua mới có thể nhận được hàng.
2.2.3.5. Công tác quản lý số lượng, chất lượng
Trong thời gian gần đây công tác quản lý số lượng và chất lượng tại Công ty tương đối hiệu quả. Trước đây Công ty đã từng bị khách hàng khiếu nại về chất lượng gạo bị mốc và đã phải bồi thường cho khách. Tuy nhiên, trong năm 2006 công tác xuất khẩu không có một lô hàng nào bị khách hàng khiếu nại cả trong và ngoài nước. Đây quả là một cố gắng của Công ty vì công tác này đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín với bạn hàng nước ngoài. Cũng từ yêu cầu thực tế đặt ra cho công tác quản lý chất lượng Công ty cũng áp dụng nhiều biện pháp như đầu tư công nghệ mới, phân định rõ trách nhiệm giữa người làm nghiệp vụ và người kiểm tra chất lượng, số lượng…đồng thời cũng có chế độ khen thưởng và kỷ luật với những vi phạm trong công tác này. Nhờ vậy, trong thời gian qua hàng
nông sản xuất khẩu của Công ty đã thâm nhập được vào thị trường khó tính như EU và Mỹ.
3. Đánh giá chung về tình hình xuất khẩu nông sản tại Công ty Unimex
Có thể nói khả năng cạnh tranh là một yếu tố rất quan trọng quyết định tới kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Không phải ngẫu nhiên người ta lại nói “ thương trường như chiến trường”. Dù ở lĩnh vực nào, đặc biệt trong lĩnh vực xuất khẩu khi hàng hoá thâm nhập vào một thị trường nước ngoài phải cạnh tranh với rất nhiều hàng hoá cùng chủng loại của các đối thủ dày dạn kinh nghiệm. Lợi thế cạnh tranh được tạo ra trên cơ sở biết người biết mình, biết phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của mình trước đối thủ cạnh tranh.
Hiện nay, cũng có nhiều doanh nghiệp kinh doanh thương mại trên địa bàn Hà Nội tạo ra sức ép cạnh tranh với Công ty như Intimex Hà Nội, Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội… nhưng Công ty Unimex vẫn nỗ lực hoạt động để hoàn thành kế hoạch và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, nhiều sản phẩm xuất khẩu của Công ty vẫn là hàng gia công, thu gom nên chi phí cao nhưng giá bán kém do bao bì xấu, vận chuyển không kịp thời do cơ sở hạ tầng đường xá kém, bảo quản không tốt. Ngoài ra, đa số các mặt hàng nông sản xuất khẩu của Công ty đều không có thương hiệu trên thị trường thế giới nên không thể cạnh tranh về giá với các mặt hàng cùng chủng loại của các đối thủ cạnh tranh.