II. Một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động XK của công ty.
3. Hoàn thiện công tác chào hàng, bán hàng trực tiếp:
Nhìn chung chất lợng công tác chào hàng của công ty hiện nay còn cha đem lại hiệu quả cao, số lợng hợp đồng đợc ký kết so với số đơn chào hàng là rất ít. Trong thời gian tới công ty cần chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ đại diện th- ơng mại, cung cấp các điều kiện cần thiết cho đội ngũ này để họ có thể giao dịch với bạn hàng một cách thuận lợi.
Đội ngũ đại diện của công ty phần lớn không đợc đào tạo một cách chính quy bài bản vè các nghiệp vụ có liên quan đến công tác chào hàng, mặt khác do còn nặng t tởng quan liêu bao cấp do đó họ vẫn còn lúng túng khi gặp phải những tình huóng bất ngờ xảy ra, cha thông thạo về các kỹ năng soạn thảo một đơn chào hàng, không xác định đợc phạm vi các bạn hàng mà họ định chào hàng.
Để giải quyết vấn đề trên công ty cần tăng cờng hơn nữa ngân sách cho hoạt động đào tạo đội ngũ đại diện thơng mại, cử những nhân viên có năng lực đi học tập và trao đổi kinh nghiệm ở nớc ngoài. Ngoài ra, công ty có thể tham khảo ý kiến của t vấn hoặc mời những chuyên gia trong lĩnh vực này hợp tác. Khi soạn thảo các đơn chào hàng cần căn cứ vào mục tiêu của công ty cũng nh đặc tính riêng, thông lệ kinh doanh của mặt hàng đó để xác định đối tợng cần chào hàng và nội dung đơn chào hàng.
Về công tác bán hàng trực tiếp công ty cần chú trọng đến những vấn đề sau:
Đầu tiên cần phải chú trọng đội ngũ cán bộ đàm phán giao dịch của công ty bằng cách nâng cao trình độ đàm phán, thuyết phục trong quá trình đàm phán để có thể thoả thuận và ký kết đợc hợp đồng với bạn hàng. Để làm đợc điều đó, trớc tiên đội ngũ giao dịch phải có kỹ năng giao tiếp tốt đồng thời phải có trình độ hiểu biết ngôn ngữ, trong quá trình giao dịch tuỳ từng đối tợng giao dịch mà có cách xử lý riêng, đem lại hiệu quả cao nhất.
Bên cạnh đó, họ phải có vốn hiểu biết về văn hoá của bạn hàng, tuân thủ các nguyên tắc cũng nh thông lệ quốc tế về đàm phán. Ngoài ra, khả năng ứng biến tốt, sức thuyết phục cao, mềm mại trong đàm phán cũng là yêu cầu đối với đội ngũ này.
Do vậy, ngay từ khâu tuyển chộn công ty cần phải chú trọng tới những ng- òi có khả năng, đào tạo và đào tạo lại trong quá trình làm việc. Khi đã có đội ngũ cán bộ đàm phán tốt, công ty có thể mở các văn phòng đại diện của mình ở các thị trờng lớn nơi công ty có khối lợng hàng hoá xuất khẩu lớn, có khả năng xâm nhập và nâng cao thị phần.
4. Hoàn thiện công tác quảng cáo, giới thiệu các mặt hàng của công ty ra thị trờng nớc ngoài.
Ngày nay, quảng cáo đã thực sự trở thành một công cụ hữu hiệu cho Công ty trong việc mở rộng kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, nâng cao khối lợng sản phẩm bán ra gây dựng uy tín trên thị trờng.
Trong thời gian qua, công tác quảng cáo giới thiệu sản phẩm hay đúng hơn là lợi ích của quảng cáo giới thiệu sản phẩm cha đợc công ty chú trọng và quan tâm khai thác. do vậy nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động mở rộng thị trờng, tìm kiếm khách hàng của công ty trong những năm tới, công ty cần phải xây dựng một kế hoạch quảng cáo lâu dài, phù hợp với khả năng tài chính và đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty. Trớc mắt công ty có thể áp dụng một số biện pháp quảng cáo sau:
+ Quảng cáo thông qua hình thức gửi một số th chào hàng có kèm theo CATALO giới thiệu hàng hoá.
+ Quảng cáo bằng cách tham dự các hội chợ triển lãm hàng Việt Nam ở n- ớc ngoài.
+ Quảng cáo thông qua mạng Internet..
Tuy nhiên, để thu đợc hiệu quả cao trong hoạt động quảng cáo giới thiệu sản phẩm, công ty cần thực hiện nghiêm chỉnh những yêu cầu sau:
- Xác định mục đích quảng cáo.
Khi tiến hành một chơng trình quảng cáo, công ty phải xác định đợc mục đích cho hoạt động này. mục đích của quảng cáo có thể là tìm thị trờng cho mặt hàng mới, phát triển thị phần cho hàng hoá đã có mặt ở thị trờng, hoặc có thể là tăng khối lợng hàng hoá bán ra, thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá.
Dự kiến ngân sách tài chính quảng cáo.
Đây là công việc hết sức quan trọng cần thiết trớc khi tiến hành một trơng trình quảng cáo. công ty chỉ có thể đánh giá đợc tính hiện thực của một chơng trình quảng cáo khi tính đợc những chi phí bỏ ra để thực hiện nó. Một chơng trình quảng cáo có tính hiện thực phải phù hợp với khả năng tài chính của công ty, ngợc lại nó sẽ là một chơng trình không có tính hiện thực.
- Đánh giá hoạt động quảng cáo.
Sau khi tiến hành quảng cáo, công ty phải thực hiện việc đánh giá kết quả của hoạt động quảng cáo đem lại. Phơng pháp phổ thông sử dụng để đánh giá
hiệu quả của hoạt động quảng cáo hiện nay là dựa vào chi phí của quảng cáo bỏ ra với với kết quả do việc quảng cáo mang lại. Nội dung phân tích đánh giá hiệu quả của quảng cáo cần tập trung vào khối lợng sản phẩm bán ra, lợi nhuận thu đ- ợc số lợng và giá trị các hợp đồng dặt hàng trớc và sau quảng cáo.
* Tóm lại, quảng cáo giới thiệu sản phẩm là công việc đòi hỏi rất công phu và tốn kém, song để thúc đẩy hơn nữa hoạt động xuất khẩu ra thị trờng các nớc thì đây là một công việc mà SIMEX không thể bỏ qua.
5.Nâng cao hơn nữa trình độ của cán bộ công nhân viên.
Để hoạt động kinh doanh xuất khẩu ngày càng thu đợc hiệu quả cao, công ty phải có một đội ngũ kinh doanh giỏi, bởi con ngời là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh. Yêu cầu đối với cán bộ nhân viên là phải giỏi nghiệp vụ ngoại thơng, có đầu óc t duy tốt, linh hoạt và phải thông thạo ít nhất một ngoại ngữ, đọc thông viết thạo và hiểu rõ đợc những nội dung của th chào hàng, th hỏi giá, nội dung hợp đồng, làm hợp đồng.
Hơn nữa, trong những năm tới, dự đoán quy mô hoạt động xuất khẩu của công ty sẽ tăng lên, do đó, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty trở thành một yêu cầu khách quan cần đợc u tiên thực hiện ngay bây giờ.
Nhằm nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty nên: - Tổ chức những cuộc hội thảo khoa học có sự tham gia của nhiều cán bộ công nhân viên trong công ty với các chuyên gia về lĩnh vực ngoại thơng và các lĩnh vực có liên quan.
- Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty đi học tập và nghiên cứu ở các trờng đại học, viện nghiên cứu có uy tín trong nớc.
- Mở các lớp bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính cho cán bộ công nhân viên.
- Có chế độ khen thởng kịp thời cho những sáng kiến, giải pháp đem lại hiệu quả cho hoạt động xuất khẩu, cho những cán bộ hoàn thành tốt công tác, đem lại lợi nhuận cho công ty...