Có thể nói, việc mã hóa đối tợng thông qua hệ thống các danh mục sẽ giúp cho công tác kế toán trên máy diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn. Do đó, phần mềm kế toán của công ty nên thiết kế thêm hệ thống các danh mục nh: danh mục khách hàng, danh mục chứng từ.
Danh mục KH có thể xây dựng bằng cách: lắp ghép các chữ cái đầu trong tên của khách hàng
Cụ thể:
Công ty xây dựng số 2: XD2. Công ty xây dựng số 4: XD4. Công ty cổ phần Xuân Sơn: CPXS Công ty TNHH Hà An: TNHHHA ………..
Danh mục chứng từ có thể đợc xây dựng trên các mã hiệu nh: những chữ cái đầu thể hiện loại chứng từ, các số tiếp theo phản ánh số chứng từ.
Cụ thể:
Thu tiền mặt : PT01, PT02……. Chi tiền mặt : PC01, PC02…….
Hóa đơn: HĐ0095601, HĐ22011… Phiếu xuất kho: XK01, XK02…
Phiếu nhập kho: NK01, NK02…
Hiện nay, công ty đã xây dựng hệ thống danh mục tài khoản, tuy nhiên với mỗi một TK, công ty có cách thức mã hóa khác nhau theo yêu cầu quản lý và các thao tác để lấy TK trong quá trình nhập liệu còn cha thực sự nhanh chóng. Để thao tác này đợc nhanh chóng công ty nên sử dụng các điều kiện lọc.
Mặt khác, phần mềm kế toán của công ty nên thực hiện công tác quản trị ngời dùng. Thể hiện ở chỗ: mỗi một bộ phận kế toán nên có một mật khẩu riêng để vào phần hành của mình, và vì vậy sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với những dữ liệu đó. Tuy nhiên, kế toán trởng và bộ máy giám đốc có thể vào đợc các phần hành này để phục vụ công tác kiểm tra, quản lý.
Trong điều kiện đó thì công tác kế toán của công ty sẽ đợc đảm bảo về tính bảo mật dữ liệu. Đồng thời, phần mềm kế toán sẽ thực sự trở nên thiết thực và hữu ích.