Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tê phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ đợc theo dõi trên danh sách chứng từ phat sinh cảu chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán nh: Hóa đơn GTGT, phiếu thu... Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số d đầu kỳ và số d cuối kỳ cho tất cả các khách hàng.
Biểu mẫu 2.13
Công ty Cổ Phần Phát Triển An Phú Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
TK:131- Phải thu của khách hàng
Tháng 4 năm 2006
Đv: 1000đ
NT Chứng từ Diễn gíải TKĐƯ Số phát sinh Số d
Nợ Có Nợ Có 3/4 01 1/4 Xuất bán 511 100,000 - - 3/4 03 2/4 Xuất bán 333 10,000 7/4 Px05 6/4 Xuất bán 511 200,000 14/4 Px11 13/4 Xuất bán 333 20,000 16/4 Px15 16/4 Xuất bán 511 29,600 20/4 Px26 20/4 Xuất bán 333 2,960 21/4 Px27 21/4 Xuất bán 511 133,560 26/4 Px32 25/4 Xuất bán 333 13,356 28/4 Pt01 28/4 TT nợ 111 10,000 28/4 Pt 28/4 Thu tiền 111 413,600 29/4 Pt 29/4 Thu tiền 111 250,00 29/4 Pt 29/4 Thu tiền 111 100,000 29/4 Pt 29/4 Thu tiền 111 100,000 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 511 619,000 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 333 61,900 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 511 80,800 30/4 Pt 30/4 Xuất bán 333 8,880 Cộng phát sinh trong tháng 1,280,05 6 873,600 D cuối tháng 406,45 6 2.4.6 Hặch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.
Tuy công ty tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nhng khi hạch
toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán thì hình thức sổ tổng hợp cũng giống nh ghi sổ kế toán các khoản phải trả.
Nh vậy, để hạch toán tổng hợp phải thu cua khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ cùa chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131. Hàng tháng , kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ
và bảng chi tiết tài khoản 131 rồi sau đó tổng hợp số d phát sinh để cuối quý
tiến hành ghi sổ cái Tk131.
sổ cái
tên TK: phải thu khách hàng
tháng 4 năm 2006
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
NT SH Nợ Có D đầu kỳ - - 3/4 01 Xuất bán 511 100,000 3/4 03 Xuất bán 333 10,000 7/4 Px05 Xuất bán 511 200,000 14/4 Px11 Xuất bán 333 20,000 16/4 Px15 Xuất bán 511 29,600 20/4 Px26 Xuất bán 333 2,960 21/4 Px27 Xuất bán 511 133,560 26/4 Px32 Xuất bán 333 13,356 28/4 Pt01 TT nợ 111 10,000 3/4 01 Thu tiền 111 413,600 3/4 03 Thu tiền 111 250,00 7/4 Px05 Thu tiền 111 100,000 14/4 Px11 Thu tiền 111 100,000 16/4 Px15 Xuất bán 511 619,000 20/4 Px26 Xuất bán 333 61,900 21/4 Px27 Xuất bán 511 80,800 26/4 Px32 Xuất bán 333 8,880 Cộng phát sinh 1,280,056 873,600 D cuối kỳ 406,456 Biểu mẫu:2.14
Ngoài ra cuối mỗi quý công ty và bên khách hàng sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định rõ số công nợ còn phải thu của khách hàng dựa trên bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán do bên khách hàng lập.
Ví dụ trong quý 4 năm 2005 Công ty và công ty Giầy Lạc An tiến hành đối chiếu công nợ nh sau:
Biểu 2.15
bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán công ty việt hà
( Từ ngày 01/10 đến ngày 31/12/2005) D nợ đầu kỳ: 524,550,000 đ Phần nhập hàng Phần thanh toán Ghi chú Số HĐ Ngày tháng Số tiền Số chứng từ Ngày tháng Số tiền 89902 12/10 808,790,400 89903 22/10 110,000,000 PT75 31/12 700.000.000 Tiền Mặt Cộng 918,790,000đ 700,000,000 Số d 31/12/2005: 743,340,000đ
GĐ Công ty Hà việt GĐ Công ty An Phú
Bộ Công nghiệp hà nội Cộng hòa x hội chủ nghĩa việt namã
Công ty cổ phần phát triển An Phú Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- - - - - - - -
Số 01/BBĐCCN 2005 Hà Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2005
bảng đối chiếu công nợ
Giữa Công ty An Phú với Công ty Việt Hà ( Từ 01/10/2005 đến 31/12/2005) Hôm nay ngày 25/01/2005 tại Công ty An Phú.
Đại diện Công ty An Phú : Ông Phan Trung Hiếu GĐ công ty Đại diện Công ty Giầy Lạc An: Ông Nguyễn Hữu Châu GĐ công ty Hai bên cùng đối chiếu công nợ và thống nhất số liệu nh sau :
Từ ngày 01/10/2005 đến 31.12/2005 Công ty Giầy Lạc An mua hàng
của công ty An Phú với số tiền là :1,443,340,000đ
Từ ngày 01/10/2005 đến31/12/2005 Công ty giầy Lạc An thanh toán
cho Công ty An Phú với số tiền là :700.000.000 đ
Nh vậy tính đên 31/12/2005 Công ty Lạc An còn nợ Công ty An Phú là
743,340,000 đ
( Bằng chữ bảy trăm ba bôn triệu ba trăm bốn mơi nghìn đồng)
Biên bản này đợc lập thành 02 văn bản có giá trị ngang nhau mỗi bên lu 01 bản và có giá trị ngay cả khi đợc ký kết qua fax.
Công ty Hà Việt Công ty An Phú
( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu )
1.5. phân tích tình hình thanh toán tại công ty cổ phần an phú phần an phú
Để có thể phân tích tình tài chính của công ty ta tiến hành lập bảng phân tích tình hình thanh toán nh sau:
Biểu mẫu số: 2.16
Bảng phân tích tình hình thanh toán qúy I năm 2006
stt Chỉ tiêu Đầu quý Cuối quý giá trịchênh lệch %
I
Các khoản phải
thu 1,000,750,000 1,335,132,000 334,382,000 33.4131 1
Phải thu của
khách hàng 856,042,000 1,230,000,000 373,958,000 43.6845 2 phải thu nội bộ 1,200,000
(1,200,000 ) -100 3 phải thu khác 120,000,000 79,000,000 (41,000,000 ) -34.167 4 trả trớc cho ngời bán 15,528,000 (15,528,000 ) -100 5 tạm ứng 7,980,000 26,132,000 18,152,000 227.469 II Các khoản phải trả 11,111,482,050 8,559,742,000 (2,551,740,050 ) -22.965 1 Vay ngắn hạn 3,560,728,950 5,120,000,000 1,559,271,050 43.7908 2 phải trả ngời bán 950,623,100 860,150,000 (90,473,100 ) -9.5172 3 tền đặt trớc cho nhà CC - 4 phải nộp ngân sách 459,280,000 231,452,000 (227,828,000 ) -49.605 5 phải trả CNV 850,000 (850,000 ) -100 6 phải trả khác 120,000,000 98,140,000 (21,860,000 ) -18.217 7 vay dài hạn 6,020,000,000 2,250,000,000 (3,770,000,000 ) -62.625
Qua bảng phân tích trên ta thấy các khoản phải thu cuối quý tăng lên so với đầu quý là :334,382,000 đ nh vậy có nghĩa là công ty đã bị chiếm dụng vốn thêm 334,382,000 đ trong đó số ngời mua chiếm dụng là 373,958,000 đ nó chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong số các khoản phải thu . Riêng các khoản phải thu nội bộ đã thu hồi nhng vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ trong khoản phải thu, các khoản phải thu khác giảm đi (41,000,000). Nh vậy công ty cần phải có phơng pháp thu hồi công nợ để đảm bảo tình hình thanh toán của công ty đợc tốt.
Mặt khác so với đầu quý thì các khoản phải trả giảm đi 2,551,740,050đ trong khi khoản vay ngắn hạn thì lại tăng, còn các khoản phải trả nhà cung câp, nộp ngân sách nhà nớc và phải trả khác thì lại giảm. Điều này cho thầy doanh nghiệp chiếm dụng vốn của ngời khác giảm đi và các khỏa vay dài hạn cũng giảm so với đầu quý. Vì vậy công ty cần phải có kế hoạch tăng cờng doanh thu có biện pháp thu hồi công nợ đủ để chi trả các khoản nợ ngắn hạn.
Điều quan trọng là cần phải có biện pháp tài chính chặt chẽ để thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng để giảm các khoản vay ngắn hạn , vì khi đi vay thì doanh nghiệp sẽ bị mất một khoản chi phí lãi vay điều này sẽ làm giảm lợi nhuận của khách hàng và ảnh hởng đến khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng nh cơ hội kinh doanh của công ty .
Chơng 2
Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua và ngời bán tại công ty cổ phần an phú
2.1. đánh giá và nhận xét chung về thực trạng công tác kế toán tại công ty an phú tác kế toán tại công ty an phú
2.1.1 Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán tại Công ty An Phú
Công ty An Phú đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu cơ sở vật chất còn nghèo nàn lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi đên nay công ty đã có một đội ngũ nhân viên cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lợng công nhân năng động sáng tạo trong công việc. Sản phẩm của công ty với chất lợng tôt và gía cả hợp lý đã đáp ứng đợc nhu cầu tiêu dùng trong nớc. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng nh uy tín của mình trên thị trờng trong và ngoài nớc. Cùng với viêc nâng cao trình độ quản lý thì cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cũng từng b- ớc đợc hiện đại hóa và không ngừng phát triển.
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty đợc xây dựng theo mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, qui mô của công ty. Bộ máy kế toán của công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiêm vụ đợc giao có sự phân công công việc hợp lý, rõ ràng giữa các phần hành kế toán, nhng giữa các phần hành vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng.
Công tác kế toán đợc tổ chức tôt, đã tổ chức thực hiện kế toán đầy đủ cho các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài Chính ban hành đồng thời cũng phù hợp với hoạt động riêng của công ty.
Việc trang bị máy tính đồng bộ máy tính cho các phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu về bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của kế toán, kết quả tính toán đợc đầy đủ, chính xác và nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế trong việc vận dụng các phần hành cụ thể.
2.1.2. Nhận xét về thực trạng tổ chức hạch toán thanh toán với ngời mua và ngời bán tại Công ty An Phú. và ngời bán tại Công ty An Phú.
Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tất cả các nghiệp
vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty đợc thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
Bên cạnh đó thì tình hình kinh doanh của công ty nhìn chung là ngày càng đợc khẳng định vị trí của mình ở thị trờng trong nớc và nớc ngoài. Trong thời gian thực tập với thời gian cho phép em chỉ có thể tìm hiểu về lĩnh vực mà em học, em có thể đa ra một số u điểm sau:
- Về công tác kế toán: Công ty sử dụng hệ thống kế toán đúng theo đúng
quy định của Bộ Tài Chính, bên cạnh đó do việc trang bị máy tính đầy đủ nên công việc cũng dễ dàng hơn khi tìm một khách hàng quen thuộc hay khách hàng vãng lai của công ty, chính vì vậy tác nghiệp đợc nhanh chóng hơn
- Về chứng từ, sổ sắch sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều đợc lấy từ chứng
từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảơ đúng nguyên tắc. Các các chứng từ , hóa đơn đợc kế toán các phần hành lu trữ, bảo quản, đảm bảo mỗi ngời thực hiện phần hành nào đó. Mỗi tháng bộ chứng từ đợc lu một lần. Định kỳ công ty thờng in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyết và đa vào lu trữ
- Về phơng thức hặch toán đa số các nghiệp vụ thanh toán đều đợc thanh
toán thông qua ngân hàng và thanh toán bù trừ lẫn nhau điều này là rất tốt đảm bảo an toàn thời gian thanh toán đợc kiểm soát dễ dàng hơn
- Đối với các khoản thanh toán nội bộ thì không chỉ có kế toán thanh
toán theo dõi mà đợc phân công đều cho các kế toán phần hành chính vì vậy việc quản lý các khoản thanh toán này đợc chính xác hơn.
Ngoài nhứng u điểm trên thì công ty cũng vẫn còn tồn tại những nhợc điểm cần đợc khác phục
- Khi mua hàng hay bán hàng cho dù thanh toán ngay hay trả chậm thì kế
này sẽ không giúp cho kế toán hay các nhà quản lý của công ty thấy đ- ợc tình hình thanh toán của công ty với một khách hàng và ngợc lại để từ đó có phơng pháp tài chính của công ty.
- Khi mua hàng mà hóa đơn thì về rồi nhng hàng thì cha về kế toán. Nh-
ng trong một số trờng hợp đến cuối tháng hàng vẫn cha về mà kế toán công ty lúc đó không phản ánh vào tài khoản hàng hóa đang đi đờng điều này không phản ánh đúng chế độ kế toán điều này cũng không phản ánh đợc chính xác tình hình tài chính của công ty
- Hiện nay sổ sắch kế toán vẫn cha đợc bảo vệ đúng mức thực tế mỗi kế
toán viên đợc phân công làm một phần hành nhất định nhng do trong công ty tất cả các máy tính đợc nối mạng với nhau mà lại không có password riêng cho từng kế toán phần hành chính vì vậy mà bất kỳ kế toán phần hành nào cũng có thể vào mạng máy tính kế toán của công ty bằng máy tính bất kỳ, nên có thể dễ dàng sửa đổi hay thêm bớt số liệu, gian lận xảy ra là không thể chánh khỏi điều đó cũng sẽ khó cho việc quy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
- Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhở, một
số chứng từ không đợc xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trởng. Về nguyên tắc kế toán thì những chứng từ là chứng từ không hợp lệ.
2.2. Phơng hớng hoàn thiện kế toán thanh toán với ng-ời mua và ngời bán tại công ty Cổ Phần An Phú ời mua và ngời bán tại công ty Cổ Phần An Phú
2.2.1 Phơng hớng hoàn thiện
- Việc hoàn thiện phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành ma cơ sở để hoàn thiện ở đây chính là các chuẩn mực kế toán, các thông t hớng dẫn, nghị định làm nền tảng đẻ hòan thiện chế độ kế toán tại công ty.
- Việc hoàn thiện phải phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty để tạo điều kiện cho công tác kế toán và yêu cầu quản lý tại công ty
- Việc hoàn thiện nên hớng vào việc tận dụng tối đa công nghệ thông tinmà máy vi tính và phần mềm kế toán mang lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý của công ty
2.2.2 ý kiến hoàn thiện
- Về cách hặch toán các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay
Để thuận tiện cho việc theo dõi khách hàng và tình hình thanh toán của công ty thì với những nghiệp vụ thanh toán ngay khi mua hàng hoặc bán hàng thì nên hạch toán qua tài khoản 131 và 331 sau đó kế toán tiền mặt định khoản tiền qua tài khoản 111,112 nhng để làm đợc điều này thì công ty phải áp dụng phần mềm kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán nó sẽ tự khử trùng