2.4.1. Tính ra tiền lương phải trả CNV
Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên gồm: Tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất... và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
Vào ngày đầu của tháng, căn cứ vào mức độ thực hiện kế hoạch doanh thu của tháng trước đó (số liệu lấy từ báo cáo tháng của Phòng Kế hoạch Kinh doanh) và chất lượng phục vụ của các hệ thống thông tin liên lạc, chất lượng hoạt động chăm sóc khách hàng (theo báo cáo của Phòng Tổ chức Hành chính), Kế toán thanh toán (kiêm kế toán lương) của Công ty trình Giám đốc Công ty và kế toán trưởng duyệt quỹ lương tháng sẽ trả cho CBCNV trong công ty. Quỹ lương được xác định cho các đơn vị như sau:
= x
Ví dụ: Ngày 1/6/2007 kế toán tiền lương của Công ty trình Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt quỹ lương tháng 6/2007 để thanh toán cho công nhân viên.
TỜ TRÌNH
V/v: thanh toán lương tháng 6/2007 cho công nhân viên
Kính trình: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN
THÔNG VITECO
- Căn cứ mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu tháng 5/2007 của Công ty là 15,29 tỷ đồng, đạt 102,5% so với kế hoạch doanh thu trung bình;
- Trong tháng tình hình thông tin liên lạc của các dịch vụ được đảm bảo, không có sai sót;
Kính trình Ông Giám đốc về quỹ lương thực hiện tháng 6/2007 như sau:
Quỹ TL thực hiện = 150 CBCNV x 2.200.000đ/người = 330.000.000 đồng. (Ba tăm ba mươi triệu đồng)
Trong đó: = 23 người x 2.200.000 đ = 50.600.000 đ = 127 người x 2.200.000 đ = 279.400.000 đ Trưởng phòng KHKD (Ký tên) Trưởng phòng KTCN (Ký tên) Trưởng phòng KTTC (Ký tên)
GIÁM ĐỐC CÔNG TY DUYỆT:
... ...
Bước 2: Ghi sổ
Sau khi Giám đốc Công ty ký duyệt, kế toán lương sử dụng tờ trình trên như một chứng từ gốc và lập chứng từ ghi sổ, theo dõi tiền lương chính sách và lương khoán trả cho các đơn vị trong công ty theo định khoản:
Nợ TK 154: 279.400.000
Có TK 334: 330.000.000
Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ: Thanh toán lương
Từ ngày 01 đến ngày 01/6/2007
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng sốtiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày 627 154 ... ... 11 1/6 Tính ra lương T6 trả khối chức năng 50.600.000 50.600.000 Tính ra lương T6 trả bộ phận SX 279.400.00 0 279.400.000 ... 2.4.2. Tạm ứng lương Bước 1: Trình đề nghị tạm ứng lương:
Ngày 05 hàng tháng, kế toán lương trình Giám đốc duyệt tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào chứng từ "Đề nghị cho tạm ứng lương kỳ I" đã được Giám đốc ký, kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt, chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Kế toán lương của các đơn vị phòng ban và đơn vị sản xuất trực thuộc nhận tiền và phát đến từng CBCNV trong đơn vị.
Ví dụ: Ngày 05/6/2007, kế toán lương trình Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO "Đề nghị cho tạm ứng lương kỳ I - tháng 6/2007". TỜ TRÌNH V/v: đề nghị tạm ứng lương tháng 6/2007 kỳ I ST T TÊN ĐƠN VỊ SỐ CBCNV TIỀN ỨNG (Đ) GHI CHÚ 1 Ban lãnh đạo 05 1.500.000 2 Phòng Tổ chức Hành chính 12 3.600.000 3 Phòng Kế toán Tài chính 07 2.100.000
4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh 06 1.800.000
5 Phòng Kỹ thuật công nghệ 08 2.400.000
6 Trung tâm VTC2 40 21.600.000
7 Trung tâm O&M1 35 26.400.000
8 Trung tâm CTTA 37 12.000.000
Cộng: 150 104.700.000
Bằng chữ: Một trăm linh bốn triệu bảy trăm ngàn đồng
Người lập biểu
(Ký tên)
Trưởng phòng KT-TC
(Ký tên)
GIÁM ĐỐC CÔNG TY DUYỆT:
... ...
Bước 2: Chi tiền mặt tạm ứng lương
Sau khi ký duyệt, Giám đốc Công ty chuyển chứng từ lại cho Phòng Kế toán Tài chính của Công ty để kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt.
Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, chứng từ Phiếu chi tiền mặt được tổ chức in sẵn theo mẫu dùng trong nội bộ công ty.
Sau đây là ví dụ Phiếu chi tiền mặt chi ứng lương kỳ I cho Phòng Kỹ thuật công nghệ.
Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
PHIẾU CHI TIỀN MẶT
Số: 90
Họ và tên người nhận tiền: Trần Thị Thuỷ
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật công nghệ
Số tiền: 2.400.000 Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ngàn đồng
Lý do chi: ứng lương tháng 6/2007 kỳ I
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 15 tháng 6 năm 2007
Kế toán trưởng Giám đốc Người lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: hai triệu bốn trăm ngàn đồng.
Thuỷ quỹ
(Ký tên)
Người nhận
(Ký tên)
Ngày 15 hàng tháng, để thực hiện tạm ứng kỳ II cho công nhân viên, các bước công việc được lặp lại như đã trình bày.
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 2.400.000,
Bước 3: Ghi sổ:
Chứng từ của hai kỳ tạm ứng (chi tiền mặt) được thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ. Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO sổ quỹ được ghi hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt phát sinh.
Sau đây là ví dụ sổ quỹ ghi trong các ngày phát sinh nghiệp vụ tạm ứng tiền lương của Công ty.
SỔ QUỸ
(Trích)
Ngày 05 tháng 6 năm 2007
Số dư cuối ngày hôm trước: 312.489.478 đ
Chứng từ
Diễn giải TK Số tiền Ghichú
Thu Chi Thu Chi
...
90 Thuỷ KTCN ứng lương T6 kỳ I 3341103 2.400.000 91 Mai Trung tâm VTC2 ứng lương
T6 kỳ I
3341103 14.400.000
92 Huệ KHKD ứng lương T6 kỳ I 3341103 12.000.000 ...
Cộng: xxxxxxxxx
Số dư cuối ngày: 211.654.987 đ
Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán (Ký tên) Thủ quỹ (Ký tên)
SỔ QUỸ
(Trích)
Ngày 15 tháng 6 năm 2007
Số dư cuối ngày hôm trước: 147.258.369 đ
Chứng từ
Diễn giải TK Số tiền Ghichú
Thu Chi Thu Chi
...
215 Thuỷ KTCN ứng lương T6 kỳ II 3341103 1.600.000 216 Tuấn O&M1 ứng lương T6-kỳ II 3341103 17.400.000 217 Dũng CTTA ứng lương T6 Kỳ II 3341103 17.600.000
...
Cộng: xxxxxxxxx
Số dư cuối ngày: 12.321.852 đ
Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán (Ký tên) Thủ quỹ (Ký tên)
Tất cả các chứng từ thu tiền mặt trong ngày ghi lần lượt theo thứ tự, sau đó đến các chứng từ chi tiền mặt, cũng được ghi lần lượt theo số thứ tự phiếu chi. Cột "Tài khoản" ghi số hiệu của tài khoản đối ứng. Số tiền (quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh) được ghi vào cột thích hợp (thu hoặc chi). Cuối trang sổ ghi tổng số tiền nghiệp vụ thu và chi tiền mặt. Số dư cuối ngày sẽ bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng với số thu ngày đó trừ đi số chi trong ngày.
Chứng từ chi tiền mặt tiếp tục được sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết (tài khoản 3341103 - Phải trả CNV - lương khoán) và lập bảng kê chứng từ ghi sổ để vào Sổ cái.
Sau đây là trích mẫu chứng từ ghi sổ của công ty.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 7 Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 05 đến ngày 05/6/2007 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ...
90 5/6 Thuỷ KTCN ứng lương
2.400.000 2.400.000
91 5/6 Mai trung tâm VTC2 ứng lương 14.400.000 14.400.000 92 5/6 Huệ KHKD ứng lương 12.000.000 12.000.000 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên)
Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 15 Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 15 đến ngày 15/6/2007 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ...
215 15/6 Thuỷ KTCN ứng lương kỳ II
1.600.000 1.600.000
216 15/6 Tuấn O&M1 ứng lương 21.600.000 21.600.000 217 15/6 Dũng CTTA ứng lương 26.400.000 26.400.000 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên)
Bước 4: Chi tiền mặt quyết toán lương
Sau khi trình ký bảng các bảng tổng hợp thanh toán lương chính sách và lương khoán của tháng, kế toán lương tính toán số tiền lương các đơn vị còn được lĩnh trong đợt quyết toán, viết phiếu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Số tiền còn được lĩnh của các đơn vị được xác định như sau:
Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
PHIẾU CHI TIỀN MẶT
Số: 127
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Huệ
Địa chỉ: Phòng KHKD
Số tiền: 28.091.288,
Bằng chữ: Hai mươi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám mươi tám đồng.
Lý do chi: Thanh toán lương tháng 6/2007
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 5 tháng 7 năm 2007
Kế toán trưởng Giám đốc Người lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: Hai mươi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám mươi tám đồng.
Thuỷ quỹ
(Ký tên)
Người nhận
(Ký tên)
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 15.488.056, 3341102 865.792, 3341101 11.737.440,
Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
PHIẾU CHI TIỀN MẶT
Số: 128
Họ và tên người nhận tiền: Trần Thị Thuỷ
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật công nghệ
Số tiền: 7.348.470
Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm bốn mươi tám ngàn bốn trăm bảy mươi đồng.
Lý do chi: Thanh toán lương tháng 6/2007
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 15 tháng 6 năm 2007
Kế toán trưởng Giám đốc Người lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: Bảy triệu ba trăm bốn mươi tám ngàn bốn trăm bảy mươi đồng.
Thuỷ quỹ
(Ký tên)
Người nhận
(Ký tên)
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 4.519.304, 3341102 142.126, 3341101 2.687.040,
Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 105 Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 30 đến ngày 31/6/2007 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ... 20 30/6 KTCN lương cấp bậc T6 2.687.040 2.687.040 21 30/6 KTCN phụ cấp T6/2007 142.126 142.126 22 30/6 KTCN lương khoán T6 4.519.304 4.519.304 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Bước 5: Ghi sổ
Cũng như đối với nghiệp vụ chi tiền mặt tạm ứng lương, chứng từ thanh toán lương trước hết được thủ quỹ ghi Sổ quỹ. Sau đó được dùng để ghi sổ chi tiết tài khoản 3341101, 3341102, 3341103 và bảng kê chứng từ ghi sổ.
Việc phân bổ tiền lương vào giá thành sản xuất tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO được tiến hành một quý một lần. Lương của Ban Lãnh đạo công ty và các phòng ban chức năng được phân bổ vào tài khoản 627 (6271101, 6271102, 6271103), lương của các đơn vị sản xuất được
phân bổ vào tài khoản 154 (1542111, 1542112, 1542113). (Công ty không sử dụng tài khoản 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" để theo dõi chi phí lương của bộ phận sản xuất mà đưa thẳng vào theo dõi trên tài khoản 154).
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH QUÝ II CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO
(TRÍCH PHẦN PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG)
Stt Có TK 334 " Phải trả CNV" Đối tượng sử dụng (ghi nợ TK) TK 3341101 (lương cấp bậc) TK 3341102 (phụ cấp) (lương khoán)TK 3341103 Có TK 334Cộng 1 TK 627 - CPSXC - TK 6271111 (cấp bậc) 49.520.800, 49.520.800, - TK 6271112 (phụ cấp) 4.058.400, 4.058.400, - TK 6271113 (khoán) 159.998.920 159.998.920 2 TK 154 - CPSXKD DD - TK 1542111(cấp bậc) 367.200.000 367.200.000 - TK 1542112 (phụ cấp) 41.799.200 41.799.200 - TK 1542113 (khoán) 992.622.680 992.622.680 Cộng: 416.720.800, 45.857.600, 1.152.621.600, 1.615.200.000, Ngày 31 tháng 6 năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên)
2.5. HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC CỦA NGƯỜILAO ĐỘNG LAO ĐỘNG
Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất
kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến…).
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ cấp cho người lao động có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau.
Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ quỹ khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ quỹ phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 4311 (thưởng thi đua) Nợ TK 4312 (trợ cấp khó khăn)
Có TK 334
Khi thanh toán tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334
PHẦN III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN
THÔNG VITECO
3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNGVÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
3.1.1. Ưu điểm
- Mức lương mà người lao động thuộc Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO được hưởng như hiện nay có thể đủ để chi tiêu cho những nhu cầu bức thiết của cuộc sống và có một phần chút ít để tích luỹ. Mức lương ở mức khá so với mặt bằng kinh tế chung của xã hội.
- Công việc tổ chức tính lương và thanh toán lương được tiến hành đúng theo quy định, đúng kỳ hạn và trả tới từng người lao động.
- Mức chi phí tiền lương so với doanh thu cho thấy chi phí về tiền lương chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong doanh thu. Tỉ lệ chi phí nhân công như trên rất có lợi cho sản xuất kinh doanh. (Ví dụ số liệu năm 2007: lương 6,508 tỷ đồng so với 166,5 tỷ đồng doanh thu, đạt 4%)
- Chi trả lương theo cách trình bày trên đây có ưu điểm là dễ tính, dễ thực hiện.
- Công ty đã sử dụng máy vi tính, áp dụng các chương trình kế toán, góp phần tăng tính chính xác và giảm bớt lao động kế toán.
- Việc trích lập các quỹ tuân thủ đúng quy định của nhà nước và phần đóng góp của công nhân viên được thông qua Đại hội Công nhân viên chức.
- Kế toán lương sử dụng các phần mềm thống kê và tính lương, đảm bảo số liệu chính xác và nhanh chóng.
- Hệ thống chứng từ ban đầu được phân loại và bảo quản cẩn thận, sổ sách ghi đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu.
3.1.2. Nhược điểm
Tiền lương chi trả cho cán bộ công nhân viên ở mức trung bình khá nhưng thời buổi cơ chế thị trường lạm phát nhiều đồng tiền bị mất giá. Chi tiêu trong gia định tăng lên tính mức lương trung bình như hiện nay hơi thấp.
Tiền lương của bộ phận sản xuất không được đưa vào theo dõi trên TK622 "Chi phí nhân công trực tiếp". Tiền lương của bộ phận kinh doanh không được đưa vào theo dõi trên TK 6411 "Chi phí nghiệp vụ bảo hiểm" là không đúng theo thông lệ.
Doanh thu mỗ năm một tăng nhưng mức lương trung bình thực hiện so với kế hoạch tăng ở mức thấp thể hiện rõ qua các số liệu ở biểu 1, biểu 2 và biểu 3. Do đó sự lạm phát, mất giá của đồng tiền và mức lương của người lao