Công tác kế toán tại Công ty được thực hiện thông qua Phòng Tài vụ Công ty, do đó Phòng Tài vụ Công ty có một vai trò cực kỳ quan trọng trong tác quản lý tài chính Công ty. Về công tác tài chính, phòng Tài vụ phải có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc Công ty bảo toàn, quản lý, sử dụng và phát huy tiền vốn và tài sản của Công ty, phải quản lý chi tiết, giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng các tài sản tiền vốn của Công ty, phát hiện sớm các tình trạng không tốt về tài sản tiền vốn của Công ty để có các biện pháp xử lý kịp thời. Về công tác hạch toán kế toán, phòng Tài vụ phải hạch toán một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty, đồng thời phải tính đúng, tính đủ từng khoản phí vào giá thành sản phẩm theo từng đối tượng cụ thể cũng như phải xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin có chất lượng phục vụ cho các quyết định của Ban Giám đốc Công ty. Để thực hiện tốt công tác kế toán tại Công ty, phòng Tài vụ thường xuyên phổ biến, hướng dẫn thực hiện các chế độ quản lý tài chính kế toán mới nhất, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán và quản lý tài chính.
Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Mọi chứng từ được tập hợp về phòng Tài vụ để thực hiện các công việc kế toán
Công việc kế toán tại các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm: lập chứng từ ban đầu việc nhận và cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất, lập kế hoạch cung cấp vật liệu của xí nghiệp cho các công trình. Định kỳ gửi chứng từ lên phòng kế toán xin thanh toán, các Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho được tập hợp để tính số tồn kho cuối kỳ.
Các cán bộ quản lý xe máy thi công, các đội trưởng đội sản xuất hàng ngày theo dõi tình hình hoạt động của xe máy, tình hình cung cấp nhiên liệu cho máy để vào nhật trình của máy, nhân công điều khiển máy, quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, tổ rồi lập Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền công.
Các chứng từ nói trên ở các đội công trình, sau khi được tập hợp phân loại sẽ được đính kèm với giấy đề nghị thanh toán do đội trưởng (hay chủ
nhiệm công trình) lập có xác nhận của kỹ thuật viên xí nghiệp, gửi về phòng tài vụ của Công ty để xin thanh toán.
Ở phòng Tài vụ của Công ty, sau khi nhận được các chứng từ gốc (chứng từ ban đầu), kế toán kiểm tra phân loại và xử lý chứng từ, tiến hành ghi Sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ, lập Báo cáo tổng hợp chi tiết, Bản phân bổ, Bảng quyết toán cùng với Sổ Nhật ký chung và ghi vào Sổ cái. Sau đó đối chiếu số liệu giữa Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ cái để lập Báo cáo tài chính. Dựa vào đó đưa ra những kiến nghị phân tích, đóng góp cho Công ty.
Biên chế phòng tài vụ gồm 10 người: 1 kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ; 1 phó phòng tài vụ; 1 kế toán tổng hợp; 1 kê toán vốn bằng tiền; 1 kế toán thanh toán; 1 kế toán NVL, CCDC và TSCĐ; 1 kế toán tiền lương; 1 kế toán chi phí; 1 kế toán tiêu thụ; 1 thủ quỹ. Mỗi người có chức năng nhiệm vụ riêng.
Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.3 sau đây:
Kế toán thuế Kế toán NVL - CCDC và TSCĐ Kế toán tiêu thụ-XĐKQ Kế toán tiền lương, thanh toán nội bộ Kế toán thanh toán Kế toán CP và tính GTSP Phó phòng tài vụ Kế toán trưởng Kế toán các đơn vị phụ thuộc Kế toán tổng hợp
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao thì phòng kế toán có sự phân công lao động rất rõ ràng, cụ thể như sau:
Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng tài vụ; có nhiệm vụ phụ trách
điều hành chung các hoạt động của phòng, giúp Giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính, hoạch định chiến lược phát triển của Công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán của Công ty.
Phó phòng tài vụ: phụ trách công tác hạch toán kế toán, chịu trách
nhiệm trước Kế toán trưởng về việc thực hiện các chế độ, chính sách về quản lý tài chính theo quy định hiện hành.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trực tiếp tổng hợp số liệu kế toán, lên
các báo cáo tài chính, kiểm tra, giám sát công tác kế toán của các kế toán viên, chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về chức năng, nhiệm vụ của mình.
Kế toán vốn bằng tiền (kiêm tiền vay): Là người theo dõi các khoản
tiền vay (vay ngân hàng, vay cá nhân, vay các tổ chức…) và lãi tiền vay. Cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp biết về số dư các khoản tiền vay cho các công trình tại các thời điểm.
Kế toán NVL-CCDC và TSCĐ: có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp
thời, đầy đủ các nghiệp vụ có liên quan đến NVL, CCDC và cung cấp thông tin phục vụ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm; đồng thời có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình tăng, giảm TSCĐ và tình hình trích khấu hao TSCĐ của Công ty.
Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ: có nhiệm vụ tính toán và
phản ánh kịp thời đầy đủ tiền lương, tiền công, các khoản liên quan đến tiền lương, thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tính toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ khác.
Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ
ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các chi phí phát sinh theo từng yếu tố: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung và tiến hành tính giá thành theo phương pháp trực tiếp.
Kế toán thanh toán (với người bán, Ngân sách Nhà nước, người
mua): theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản công nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước về phí, lệ phí, thuế…
Kế toán tiêu thụ: theo dõi doanh thu của công trình hoàn thành, xác
định lợi nhuận của từng công trình, hạng mục công trình.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, ngân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt. Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
Ở các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế. Họ có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ toàn bộ hoá đơn chứng từ, chi phí phát sinh thực tế, lập bảng kê chứng từ tại đơn vị để chuyển lên phòng tài vụ Công ty vào sổ và hạch toán. Ngoài ra các nhân viên kinh tế còn có nhiệm vụ theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vật tư, nhân công và các chi phí khác tại công trường theo quy định của Công ty.
Giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý trong Công ty có mối quan hệ khăng khít với nhau. Ví dụ như phòng kế toán phối hợp với phòng tổ chức lao động, phòng kinh tế kế hoạch để thanh toán chi phí việc tổ chức thi nâng bậc cho cán bộ công nhân viên. Trên cơ sở các hợp đồng lao động, những quy định về tiền lương, thưởng của phòng tổ chức lao động để kế toán tính lương. Việc thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên cũng cần có sự phối hợp giữa phòng kế toán và phòng kinh tế kế hoạch. Lương văn phòng Công ty, các khoản chi phí liên quan đến quản lý Công ty… đều phải có sự liên hệ, thống nhất giữa phòng kế toán và phòng hành chính.
Phòng kế toán của Công ty cần dựa trên những quy định về thời gian sử dụng của TSCĐ của phòng kỹ thuật để trích khấu hao TSCĐ; những quy định về định mức tiêu hao NVL để xác định chi phí NVL. Phòng kế toán thực hiện nghiệp vụ chi cho hoạt động của các phòng, bộ phận, xí nghiệp, đội của Công ty. Đồng thời liên hệ với xí nghiệp trong việc theo dõi thi phí phát sinh trong sản xuất, các biện pháp giảm chi phí. Với ban lãnh đạo Công ty phòng kế toán có tư cách là một bộ phận tham mưu về tài chính, kế toán, chịu trách nhiệm thuyết trình các Báo cáo tài chính trước cơ quan tài chính cấp trên.
Như vậy phòng kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình rất cần có sự phối hợp của các phòng ban khác trong công ty để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ đó.
2.1.4.2.Các chính sách kế toán chung đang áp dụng tại Công ty.
Hiện nay tại Công ty đang áp dụng các chính sách kế toán chung như sau: • Chế độ kế toán: Do đặc thù riêng của ngành XDCB, sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, kết cấu sản phẩm đa dạng phức tạp, sản xuất sản phẩm có chu kỳ kinh doanh dài, hoạt động của doanh nghiệp xây lắp mang tính lưu động, rộng lớn nên Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998. Đây là chế độ kế toán áp dụng riêng cho doanh nghiệp xây lắp, đảm bảo thống nhất về kết cấu và nguyên tắc hạch toán riêng của chế độ kế toán doanh nghiệp. Đồng thời phù hợp với các quy định hiện hành của cơ chế tài chính, thuế và đặc điểm sản xuất và sản phẩm xây lắp, thoả mãn yêu cầu quản lý và đầu tư xây dựng.
• Chế độ chứng từ: Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội sử dụng hầu hết các chứng từ theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 về Chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị xây lắp. Tuy nhiên Công ty không sử dụng Phiếu báo làm thêm giờ vì Công ty chủ yếu không sử dụng chế độ làm thêm giờ trừ trường hợp đặc biệt có Quyết định riêng. Công ty không có kho dự trữ riêng mà vật tư được chuyển thẳng tới công trình, do đó Công ty không sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn
lại cuối kỳ. Ngoài ra Công ty cũng không sử dụng Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, Thẻ quầy hàng vì là doanh nghiệp xây lắp sản phẩm hoàn thành bán ngay. Đặc biệt Công ty không sử dụng Phiếu theo dõi ca xe, máy thi công vì máy thi công được sử dụng dưới 2 hình thức là thuê ngoài (có Hoá đơn do bên cho thuê lập) hoặc do Xí nghiệp Máy cơ khí và xây dựng trực thuộc Công ty cung cấp (Công ty quản lý dưới hình thức khoán chi phí có kiểm soát với xí nghiệp này). Các chứng từ được lập ở dưới các đơn vị và cuối mỗi tháng sẽ được tập hợp và gửi về phòng kế toán để thực hiện hạch toán, ghi sổ kế toán.
• H ệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ban hành ngày 16/12/1998 và theo chế độ kế toán hiện hành. Công ty không sử dụng các Tài khoản: TK 113, TK 156, TK 157, TK 451, TK 611, TK 631, TK 641 do Công ty áp dụng phương pháp hạch toán NVL là kê khai thường xuyên, sản phẩm của Công ty là sản phẩm xây lắp do đó hoàn thành được bán ngay. Ngoài ra các TK Công ty sử dụng được chi tiết đến từng công trình, hạng mục công trình nhằm đảm bảo theo dõi chi tiết. TK 141 được Công ty sử dụng để hạch toán theo phương thức khoán gọn cho các đơn vị trực thuộc trong thi công xây lắp khi đơn vị kinh doanh xây lắp không tổ chức bộ máy kế toán riêng.
• S ổ kế toán và báo cáo kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.4 như sau:Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Sổ chi tiết công ty sử dụng gồm có: - Sổ chi tiết TSCĐ.
- Sổ chi tiết NVL, sản phẩm, hàng hoá. - Thẻ kho.
- Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp. - Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công. - Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung.
- Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Thẻ tính giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp. - Sổ chi tiết tiền gửi.
- Sổ chi tiết thanh toán.
- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh.
Về các loại báo cáo kế toán hiện nay Công ty sử dụng 4 loại báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán theo mẫu số B01-DN.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu số B02-DN. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo mẫu số B03-DN.
- Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu số B09-DN. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài ra Công ty còn có các báo cáo tổng hợp kiểm kê phục vụ quản lý nội bộ như:
- NVL, CCDC
- Công nợ phải thu, phải trả. - Vốn bằng tiền.
- Kiểm kê nguồn vốn, chủ sở hữu, đầu tư. - Tình hình đất đai đang quản lý, sử dụng.
• Kỳ kế toán: Kỳ kế toán tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội là quý. Do vậy cuối mỗi quý dơn vị phải hoàn thành các Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
• Niên độ kế toán: Niên độ kế toán tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội bắt đầu từ 1/1/N và kết thúc vào 31/12/N.
• Phương pháp tính GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• Đồng tiền hạch toán: là VNĐ, theo đó các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, vàng bạc kim đá quý đều được quy đổi ra VNĐ để hạch toán.
• Phương pháp hạch toán NVL: Công ty tiến hành hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên sổ kế toán.
• Phương pháp tính giá xuất NVL: theo giá đích danh, do Công ty có kế hoạch sử dụng NVL của từng kỳ, dựa theo tiến độ thi công công trình. Vì vậy NVL mua về phần lớn được xuất dùng ngay. Mặt khác giá NVL biến động nhiều nên sử dụng giá đích danh mới phản ánh đúng được chi phí NVL xuất dùng.
• Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất: là phương pháp trực tiếp: chi phí sản xuất được tính toán và quản lý chặt chẽ, cụ thể cho từng công trình, hạng mục công trình. Các chi phí trực tiếp như chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công phát sinh ở công trình nào thì được hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó.