1.Mục tiờu của giai đoạn phõn tớch hệ thống.
Mục tiờu của giai đoạn phõn tớch hệ thống là đưa ra được chuẩn đoỏn về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xỏc định được những vấn đề chớnh cũng như cỏc nguyờn nhõn chớnh của chỳng, xỏc định được mục tiờu cần đạt được của hệ
thống mới và đề xuất ra được cỏc yếu tố giải phỏp cho phộp đạt được mục tiờu trờn.
Hỡnh 9: Cỏc bước của giai đoạn phõn tớch hệ thống
2. Cỏc phương phỏp thu thập thụng tin.
2.1. Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương phỏp đối thoại trực tiếp hoặc giỏn tiếp giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Nú cho phộp thu được những xử lý theo cỏch khỏc với mụ tả trong tài liệu.
2.2. Nghiờn cứu tài liệu
Cho phộp nghiờn cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khớa cạnh của tổ chức. Thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
Mụ tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ dự ỏn 1.0 Xỏc định cỏc yờu cầu hệ thống 2.0 Cấu trỳc hoỏ cỏc yờu cầu 3.0 Tỡm và lựa chọn cỏc giải phỏp Mụ tả HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Ghi chộp phỏng vấn , kết quả khảo sỏt,quan sỏt, cỏc mẫu Cỏc yờu cầu hệ thống Kế hoạch xõy dựng HTTT, lịch phõn tớch HT,
2.3. Sử dụng phiếu điều tra
Phiếu điều tra được dựng trong cỏc trường hợp khi cần phải lấy thụng tin từ một số lượng lớn cỏc đối tượng và trờn một phạm vi địa lý rộng. Cú thể điều tra trực tiếp từ cỏc đối tượng thụng qua cỏc phiếu điều tra hoặc cú thể điều tra theo mẫu sau đú suy rộng ra tổng thể cần điều tra.
2.4. Quan sỏt
Đõy là phương phỏp mà người thu thập thụng tin quan sỏt trực tiếp để thu được những thụng tin theo yờu cầu.
3. Cỏc bước xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý.
3.1 Nghiờn cứu và đặt vấn đề xõy dựng hệ thống (chiếm 10% khối lượng
cụng việc).
Việc khảo sỏt hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :
- Khảo sỏt sơ bộ nhằm xỏc định tớnh khả thi của đề ỏn. Cụ thể là: Phải xỏc định được những gỡ cần phải làm, nhúm người sử dụng hệ thống trong tương lai.
- Khảo sỏt chi tiết nhằm xỏc định chớnh xỏc những gỡ sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ớch kốm theo.
3.2 Phõn tớch hệ thống (chiếm 25% khối lượng cụng việc).
Tiến hành phõn tớch cụ thể hệ thống hiện tại bằng cỏch sử dụng cỏc cụng cụ như:
- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xỏc định cỏc chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành để xõy dựng hệ thống. Mục đớch của BFD nhằm:
* Xỏc định phạm vi hệ thống cần phõn tớch.
* Giỳp tăng cường cỏch tiếp cận lụ gớc tới việc phõn tớch hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. - Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD )
Sơ đồ này giỳp ta xem xột một cỏch chi tiết về cỏc thụng tin cần cho việc thực hiện cỏc chức năng đó được nờu trờn.
- Mụ hỡnh quan hệ
Mụ hỡnh quan hệ là danh sỏch tất cả cỏc thuộc tớnh thớch hợp cho từng thực thể của mỗi mụ hỡnh dữ liệu.
- Mụ hỡnh thực thể quan hệ
Mụ hỡnh thực thể quan hệ là mụ hỡnh xỏc định cỏc đơn vị thụng tin cơ sở cú ớch cho hệ thống (cỏc thực thể), và xỏc định rừ mối quan hệ bờn trong hoặc tham trỏ chộo nhau giữa chỳng.
3.3 Thiết kế xõy dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng cụng việc).
Thiết kế hệ thống một cỏch tổng thể:
- Xỏc định rừ cỏc bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng mỏy tớnh và bộ phận nào xử lý thủ cụng.
- Xỏc định rừ vai trũ vị trớ của mỏy tớnh trong hệ thống mới.
Thiết kế chi tiết:
- Thiết kế cỏc khõu xử lý thủ cụng trước khi đưa vào xử lý bằng mỏy tớnh.
- Xỏc định và phõn phối thụng tin đầu ra.
- Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thụng tin cho mỏy tớnh.
3.4. Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lượng cụng việc).
- Thiết kế cỏc tệp cơ sở dữ liệu, cỏc giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trỡ hệ thống.
- Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới.