1. Đặc điểm của bài toỏn.
1.1.Cỏc yờu cầu của hệ thống quản lý bỏn hàng
- Tiếp nhận yờu cầu của khỏch hàng và thoả thuận với khỏch hàng.
- Nhập thụng tin về hàng hoỏ.
- Nhập thụng tin về khỏch hàng.
- Lập hoỏ đơn bỏn hàng cho khỏch hàng.
- Lập hoỏ đơn thanh toỏn.
- Lập cỏc bỏo cỏo thống kờ về hàng hoỏ.
- Lập cỏc bỏo cỏo tổng hợp về hoỏ đơn, doanh số bỏn hàng,…
- Lập cỏc bỏo cỏo thống kờ về khỏch hàng.
1.2.Cỏc mẫu biểu thường sử dụng trong hệ thống bỏn hàng
- Hoỏ đơn bỏn hàng.
- Sổ ghi chộp hàng hoỏ.
- Sổ ghi chộp hoỏ đơn.
- Danh sỏch cỏc loại hàng.
- Phiếu thanh toỏn.
- Phiếu nhập hàng...
2. Quy trỡnh của bài toỏn quản lý bỏn hàng
Tiến trỡnh quản lý nhập xuất hàng của một cụng ty hay một cửa hàng trong lĩnh vực kinh doanh buụn bỏn hàng hoỏ như sau:
Khi bộ phận bỏn hàng cú yờu cầu về hàng hoỏ thỡ phỏt sinh yờu cầu nhập hàng. Hàng hoỏ nhập cú thể được đỏp ứng bởi nhiều nhà cung cấp. Hàng được nhận về kốm với đơn đặt hàng của cụng ty và hoỏ đơn bỏn hàng của nhà cung cấp.
Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập.
Nếu hàng khụng đủ số lượng hoặc khụng đảm bảo chất lượng thỡ:
- Bỏo cỏo kiểm tra hàng khụng chấp nhận (đối với những hàng khụng đảm bảo yờu cầu) được lập và chuyển tới bộ phận mua hàng.
- Những hàng lỗi được để riờng sang một bờn và chờ chuyển trả lại nhà cung cấp.
Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận quản lý kho đối với hàng được chấp nhận.
Bộ phận quản lý kho sẽ đối chiếu danh sỏch hàng trờn phiếu nhận và thực tế, tỡm vị trớ thớch hợp trong kho để đặt hàng vào vị trớ trong kho, viết phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập.
Khi bộ phận bỏn hàng cú yờu cầu xuất hàng bỏn cho khỏch hàng, thỡ hoỏ đơn bỏn hàng sẽ được bộ phận bỏn hàng viết theo yờu cầu về hàng hoỏ của khỏch hàng và chuyển tới bộ phận quản lý kho.
Bộ phận quản lý kho sẽ tỡm hàng theo hoỏ đơn bỏn hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng. Nếu hàng khụng cú hoặc khụng đủ số lượng theo yờu cầu thỡ lập bỏo cỏo chuyển cho bộ phận mua hàng.
Trường hợp hàng hoỏ đó xuất bỏn theo yờu cầu của khỏch hàng mà khụng được khỏch hàng chấp nhận (do hàng khụng đạt yờu cầu kỹ thuật hoặc khụng đảm bảo chất lượng) thỡ hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kiểm tra. Tại đõy, hàng sẽ được kiểm tra lại, nếu đỳng thỡ sẽ tiến hàng làm thủ tục nhập lại kho.
Khi cú yờu cầu về thụng tin xuất nhập hàng hoỏ thỡ bộ phận quản lý kho phải lập được cỏc bỏo cỏo về hàng hoỏ để cho bộ phận quản lý bỏn hàng biết được tỡnh hỡnh và cỏc thụng tin về hàng hoỏ. Trong kho cú những loại hàng hoỏ nào, số lượng là bao nhiờu,...để cú thể tiến hành nhập xuất hàng hoỏ.
3. Giải phỏp phần mềm
Cựng với sự phỏt triển mạnh mẽ của cụng nghệ tin học phần cứng, cụng nghệ tin học phần mềm cũng tiến những bước dài trờn con đường phỏt triển của nú. Đặc biệt là về một số lĩnh vực như: hệ điều hành mỏy tớnh, ngụn ngữ phỏt triển cỏc chương trỡnh phần mềm ứng dụng trờn mỏy tớnh,…
Hiện nay, cú rất nhiều ngụn ngữ được sử dụng làm cụng cụ thiết kế, xõy dựng cỏc chương trỡnh phần mềm phục vụ cho cụng tỏc quản lý, cũng như trong một số lĩnh vực khỏc. Do vậy việc lựa chọn ngụn ngữ viết chương trỡnh nhằm giải quyết bài toỏn đặt ra là vụ cựng quan trọng. Mỗi bài toỏn đặt ra đều cú những cỏch giải quyết khỏc nhau tuỳ vào mục đớch của bài toỏn và sự lựa chọn của người thực hiện bài toỏn đú. Mỗi ngụn ngữ đều cú những điểm mạnh và nhược điểm của nú, nờn việc lựa chọn một ngụn ngữ phải dựa trờn cỏc yờu cầu của bài toỏn đạt ra. Cỏc cụng cụ mà ngụn ngữ đú cung cấp cho người sử dụng trong quỏ trỡnh giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu đặt ra.
Dựa trờn cỏc yờu cầu của bài toỏn và quỏ trỡnh phõn tớch thiết kế chương trỡnh thỡ phải tỡm ra được một giải phỏp phần mềm tối ưu. Tức là phải đảm bảo thụng tin chớnh xỏc, dễ sử dụng vào cụng tỏc quản lý, giao diện đẹp, thõn thiện với người sử dụng,…Trờn cơ sở phõn tớch bài toỏn, tỡm hiểu cỏc ngụn ngữ, em
quyết định lựa chọn ngụn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xõy dựng chương trỡnh.
Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng với khả năng đơn giản hoỏ thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu. Microsoft Visual Foxpro 7.0 giỳp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa cỏc nguyờn tắc ỏp dụng cho cơ sở dữ liệu và xõy dựng chương trỡnh ứng dụng, nú cho phộp nhanh chúng kiến tạo cỏc biểu mẫu, vấn tin, bỏo biểu dựa vào bộ cụng cụ thiết kế giao diện đồ hoạ, Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 cũn cho phộp thiết kế nhanh cỏc trỡnh ứng dụng cú đầy đủ cỏc tớnh năng thụng qua mụi trường thiết kế thớch hợp, cung cấp cỏc cụng cụ lập trỡnh hướng đối tượng cực kỳ mạnh mẽ, khả năng mỏy khỏch/ mỏy chủ, hỗ trợ OLE và ActiveX. Núi túm lại Microsoft Visual Foxpro 7.0 là cụng cụ quản lý dữ liệu tương tỏc cực kỳ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rói như là một cụng cụ mạnh của cỏc nhà lập trỡnh ứng dụng chuyờn nghiệp nhằm tạo ra cỏc phần mềm quản lý doanh nghiệp, cỏc chương trỡnh kế toỏn.
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN Lí BÁN HÀNG TẠI CễNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI