Bước 1 : chuẩn bị
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp sẽ thường xuyên thúc giục người mua mở L/C như đã cam kết.
Bước 2 : kiểm tra L/C
Khi nhận được L/C từ ngân hàng, nhanh chóng kiểm tra nội dung xem có phù hợp với hợp đồng hay không. Nếu thấy L/C phù hợp hoặc không phù hợp nhưng chấp nhận được thì chuyển sang bước 3.
Bước 2a : tu chỉnh L/C
Nếu không phù hợp, mà điểm không phù hợp gây bất lợi cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải yêu cầu bên mua và ngân hàng phát hành tu chỉnh L/C đó ngay. Khi nhận được bản L/C tu chỉnh thì cũng kiểm tra lại toàn bộ như bước 2 cho đến khi chấp nhận thì sang bước 3.
Bước 3 : tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán
Giao hàng hóa theo đúng tiến độ đã cam kết và lập bộ chứng từ thanh toán. Để lập bộ chứng từ doanh nghiệp phải chuẩn bị : L/C bản gốc (các bản tu chỉnh nếu có) và các chứng từ trống chưa ghi như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói. Người lập chứng từ phải nghiên cứu kỹ quy định của L/C với từng chứng từ phải làm và làm theo trình tự sau :
9 Nhận Vận tải đơn đường biển sạch (B/L clean on board) từ thuyền trưởng hoặc đại lý tàu.
9 Nhận Giấy chứng nhận khử trùng và tờ khai hải quan có xác nhận đã thanh lý.
9 Dùng B/L và Giấy chứng nhận khử trùng sang công ty kiểm dịch thực vật để lấy
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
9 Dùng B/L, Giấy chứng nhận khử trùng và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật sang công ty giám định để lấy Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì đóng gói.
9 Dựa trên những chứng từ trên lập Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói.
9 Dùng L/C, B/L, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan có thanh lý, đến Phòng Thương mại - Công nghiệp Việt Nam lấy Giấy chứng nhận xuất xứ.
Bước 4 : trình bộ chứng từ với ngân hàng và yêu cầu thanh toán
Xuất trình bộ chứng từ càng sớm càng có lợi. Nếu ngân hàng chấp nhận thì sẽ chuyển tiền vào tài khoản doanh nghiệp (sau khi ngân hàng đã trừ đi phí dịch vụ).
Nếu ngân hàng không chấp nhận, yêu cầu lập lại thì khẩn trương lập lại theo yêu cầu. Sau đó xuất trình lại cho ngân hàng và yêu cầu được thanh toán.
Chú ý : để hạn chế tối đa rủi ro chứng từ không được ngân hàng chấp nhận thanh toán, doanh nghiệp ngày sau khi giao hàng xong, lấy bản nháp của B/L, lập trước bộ chứng từ nháp và nhờ ngân hàng kiểm tra trước, nếu phát hiện sai sót thì kịp thời chỉnh sửa trước khi trình bản chính thức.
4.2.2.2 Phương thức nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P)
Phương thức nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (D/P) có thủ tục thanh toán đơn giản hơn L/C nhưng chưa được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi vì doanh nghiệp chịu nhiều rủi ro không được trả tiền. Doanh nghiệp sử dụng phương thức này tiến hành những bước như sau :