PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHƠNG
2.3.1.Bộ máy quản lý thu bán chứng từ
2.3.1.1.Cấu trúc hệ thống quản lý thu bán
Hệ thống quản lý bán vé chịu sự chỉ đạo trực tiếp và tồn diện của Tổng giám đốc và được cấu trúc thành 3 cấp quản lý và phối hợp như sau:
+ Cấp điều hành bán:được thực hiện ở cấp các cơ quan tham mưu và điều hành kinh doanh ở Tổng Cơng ty là Ban Tiếp thị Hành khách
+ Cấp triển khai thực hiện bán vé:các VPKV và các VPCN nước ngồi
+ Cấp kiểm sốt bán vé:Ban Tài chính Kế tốn, TTTK&THHK 2.3.1.2.Tổ chức bộ máy quản lý thu bán
Trong bộ máy hoạt động của TCT HKVN, nhiều bộ phận, đơn vị tham gia vào quy trình quản lý thu bán vé, nhưng tập trung chủ yếu thuộc chức năng nhiệm vụ của các cơ quan là : Ban Tiếp thị hành khách; Ban Tài chính Kế tốn; TTTK&THHK ; các VPKV và VPCN. Các chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị này cụ thể như sau:
+ Ban Tiếp thi hành khách: Là các cơ quan tham mưu giúp cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc trong lĩnh vực hoạch định và tổ chức phát triển thị trường bán vé
26
+ Ban Tài chính Kế tốn: Là cơ quan tham mưu giúp cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc trong lĩnh vực tài chính, Kế tốn và thơng tin kinh tế., với các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng, ban hành, triển khai và kiểm sốt việc thực hiện các chính sách liên quan đến thu bán vé, doanh thu vận chuyển hàng khơng và thanh tốn bù trừ với các Hãng hàng khơng khác, các quy trình, phương pháp quản lý thu bán vé.
- Quản lý, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực thu bán vé, doanh thu vận chuyển hàng khơng và thanh tốn bù trừ với các Hãng hàng khơng khác.
- Tổ chức thực hiện việc luân chuyển, lưu trữ vé và dữ liệu liên quan đến thu bán vé, doanh thu vận chuyển hàng khơng và thanh tốn bù trừ với các Hãng hàng khơng khác
+ Trung tâm Thống kê & Tin học Hàng khơng: cĩ chức năng thống kê,
kiểm tra và kiểm sốt vé hành khách; Cung cấp các thơng tin, số liệu thống kê phục vụ cho cơng tác hạch tốn và phân tích kinh tế của các ban, ngành liên quan trong Tổng cơng ty và quản lý cơ sở dữ liệu kế tốn, thống kê và tài chính, với các nhiệm vụ chính sau:
- Tổ chức thu nhận, kiểm tra báo cáo thống kê, vé và phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin phục vụ cho cơng tác quản lý của Tổng cơng ty.
- Thực hiện cơng tác quản lý giá vé và thực hiện các quy định trong cơng tác quản lý thu bán đối với tồn bộ tất cả các đại lý bán vé của Tổng Cơng ty Hàng khơng Việt nam.
27
- Kiểm tra, kiểm sốt, xác định doanh số bán, doanh thu vận tải của các vé theo các qui định về giá cước, các hợp đồng thương mại giữa Hàng khơng Việt nam với các Hãng Hàng khơng Quốc tế, các đại lý, tổng đại lý bán vé cho Hàng khơng Việt nam.
- Quản lý cơ sở dữ liệu vận tải hàng khơng, các cơ sở dữ liệu khác của Tổng cơng ty.
- Cung cấp các thơng tin kinh tế vận tải Hàng khơng theo qui định của Tổng giám đốc.
+ Các Văn phịng khu vực và văn phịng chi nhánh, là cơ quan thay mặt
Tổng Cơng ty tổ chức quản lý việc kinh doanh vận tải tại các khu vực được phân cơng. Hiện nay Tổng Cơng ty HKVN cĩ 3 VPKV trong nước tại Miền Bắc, Miền Trung, Miền nam và 18 VPVN của Tổng Cơng ty tại 15 nước nhằm tổ chức, phát triển và quản lý mạng lưới bán vé tại thị trường theo các khu vực địa lý nĩi trên, với nhiệm vụ cơ bản sau:
- Triển khai, ký kết, thực hiện các hợp đồng đã ký theo phân cấp. Giải quyết các tranh chấp, bổ sung, sửa đổi, quyết tốn, thanh lý liên quan đến hợp đồng được phân cấp ký kết
- Trực tiếp quản lý đặt cọc, cấp phát vé, thanh quyết tốn với các đại lý trong khu vực được giao quản lý
- Tổ chức bộ máy kế tốn, thống kê và tài chính. Theo dõi và thường xuyên kiểm sốt cơng tác quản lý thu bán vé. Các văn phịng khu vực trong nước cĩ nhiệm vụ kiểm tra, đơn đốc, kiểm sốt việc thanh tốn kịp thời của các đại lý và kiểm tra chi tiết vé, lập hố đơn truy thu/ truy trả cho đại lý để đảm bảo thu đúng, thu đủ.
28
2.3.2.Hệ thống các văn bản điều chỉnh hoạt động thu bán vé
2.3.2.1.Qui chế bán sản phẩm vận tải hàng khơng
Qui chế này qui định phân cấp liên quan đến thu bán sản phẩm vận tải là cấp điều hành, cấp triển khai thực hiện, cấp kiểm sốt và quản lý bán. Đồng thời, nĩ qui định cấu trúc hệ thống bán, thiết lập kênh bán và cơ chế kiểm sốt và quản lý bán
2.3.2.2.Qui định về quản lý tài chính áp dụng trong nội bộ các đơn vị trong hệ thống quản lý của Hàng khơng Việt nam
Qui định này bao gồm các điều khoản phân cơng, phân cấp trách nhiệm giữa các ban ngành, đơn vị của Hàng khơng Việt nam trong hoạt động quản lý thu bán vé, cụ thể như sau:
+Quản lý, ký kết, thực hiện, thanh lý hợp đồng + Quản lý đặt cọc, nhận và cấp phát vé
+ Xử lý và giao nộp báo cáo + Quản lý thanh tốn
2.3.2.3. Qui định quản lý tài chính trong thu bán sản phẩm áp dụng cho các đại lý của HKVN
Quy định này bao gồm các điều khoản qui định quản lý đại lý về: + Điều kiện và thủ tục ký hợp đồng đại lý
+Quy định về đặt cọc
+ Quy định về báo cáo bán vé
+Quy định về thanh quyết tốn và thanh lý hợp đồng
29