chứng từ vận tải hàng khơng
Thứ nhất: Thủ tục kiểm sốt trong cơng tác cấp phát chứng từ chưa chặt chẽ, cịn hiện tượng cấp phát khơng đúng qui định
Hiện nay, trong cơng tác cấp phát đang cĩ sự vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa nhân viên duyệt cấp phát (người phê chuẩn) và thủ kho chứng từ (người bảo vệ tài sản); người thủ kho hiện lại là người quyết định số seri của chứng từ xuất ra chứ khơng phải người duyệt cấp phát hoặc kế tốn kho.
Việc cấp phát cịn tùy tiện, lạm dụng quyền hạn để cấp phát chứng từ khơng đúng qui định, khơng tuân thủ đúng các bước kiểm sốt trước khi tiến hành cấp phát.
Chưa theo dõi được tồn kho của các đại lý một cách nhanh chĩng mà phải chờ đến khi cĩ kết quả của cơng tác xử lý chứng từ, do vậy, nĩ hạn chế cơng tác kiểm sốt chứng từ đối vối các đại lý.
Thứ hai: Qui trình quản lý thu bán cịn bị trùng lắp, chồng chéo
• Tại đơn vị bán (đại lý , phịng vé) và tại các VPKV,VPCN.
Hai bộ phận này phải thực hiện cơng việc gần như giống nhau là :
- Kiểm tra đầy đủ số lượng vé đã bán trong kỳ
- Kiểm tra và nhập liệu vào hệ thống các chi tiết thơng tin ghi trên mặt vé.
- Tính tốn chính xác giá cước, thuế, phí và nhập liệu vào hệ thống.
- Kiểm tra tính logic của dữ liệu được cập nhật vào hệ thống
- In các báo cáo thu bán theo đúng mẫu qui định.
• Tại VPKV, VPCN, Ban TCKT, Phịng Thống kê & Quản lý dữ liệu và Phịng Xử lý chứng từ hành khách thuộc TTTKâ & THHK.
46
Bộ báo cáo do VPKV, VPCN chuyển về TCT lại được tiếp tục kiểm tra, nhưng mỗi bộ phận kiểm tra một phần, cĩ những việc trùng lặp nhau như kiểm tra số lượng vé đã bán, các thơng tin ghi chép trên vé, kiểm tra tính tốn giá cước…Bên cạnh đĩ, việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận, dẫn đến mất thêm nhiều thời gian và cơng sức.
Việc tiến hành kiểm tra phải qua nhiều khâu hành chính trung gian khơng cần thiết dẫn đến mất thời gian, khơng kịp thời chấn chỉnh những sai sĩt của đại lý. Hơn nữa, sự chồng chéo tạo ra tư tưởng ỷ lại vào nhau giữa các bộ phận nghiệp vụ, dẫn đến chất lượng quản lý bị hạn chế.
Thứ ba: Cơng tác kiểm sốt chứng từ chưa kịp thời và thiếu chính xác
Tình hình này diễn ra đặc biệt phổ biến ở những thị trường khơng cĩ các VPCNø của HKVN. Cá biệt cĩ những đại lý sau nhiều năm mới xác định và thống nhất được kết quả quyết tốn cấp phát và sử dụng vé, mà lẽ ra những việc này phải được thực hiện hàng quí, hàng năm.
Do khâu kiểm sốt khơng kịp thời, khơng đáp ứng thời gian yêu cầu nên đã cĩ những trường hợp qua vài kỳ báo cáo mới kiểm tra xong và lập hố đơn truy thu. Sự chậm trễ này dẫn đến tình trạng vốn của Tổng Cơng ty bị chiếm dụng hoặc các hố đơn truy thu khơng cĩ khả năng thanh tốn do hố đơn gửi đến đại lý quá muộn, hành khách đã sử dụng hết dịch vụ, đại lý khơng thể địi lại từ hành khách và do vậy dẫn đến dây dưa trong thanh tốn những hố đơn này. Thậm chí đã cĩ những trường hợp khi hố đơn truy thu gửi đến, đại lý đã phá sản dẫn tới tổn thất về vật chất cho Tổng Cơng ty Hàng khơng Việt nam.
47
Bên cạnh đĩ, sai sĩt trong khâu kiểm sốt chứng từ dẫn tới việc tranh chấp giữa HKVN và đại lý cũng như các Hãng Hàng khơng nước ngồi ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác quản lý thu bán.
Thứ tư: Hệ thống thơng tin trong quản lý thu bán chưa được quản lý chặt chẽ
Để quản lý thu bán vé địi hỏi chương trình phần mềm và khả năng lưu trữ dữ liệu rất tốt, nhưng hệ thống chương trình phần mềm quản lý trong lĩnh vực này của Tổng Cơng ty HKVN thực sự là manh mún, chưa đồng bộ và chưa phát huy hiệu quả. Từ các đơn vị cơ sở tới các cơ quan quản lý tại Tổng Cơng ty dùng rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau. Trong các cơng đoạn khác nhau, người kiểm sốt phải dùng những chương trình khác nhau, khơng cĩ tính thống nhất và liên kết được với nhau, nên rất mất thời gian trong việc kiểm tra, đối chiếu và dẫn đến kết quả kiểm tra cịn những hạn chế nhất định. Hiện tại các VPVN ngồi nước, các VPKV, Ban Tài chính Kế tốn và Trung tâm Thống kê và tin học hàng khơng đang sử dụng các chương trình phần mềm khác nhau, khả năng chuyển đổi dữ liệu kém hoặc nếu chuyển đổi được cũng rất mất cơng sức để kiểm tra đối chiếu.
Cơ cấu tổ chức và phân cơng chức năng chưa đảm bảo nguyên tắc độc lập, trong một số cơng đoạn, nhân viên lập trình kiêm luơn bảo dưỡng và nhập liệu
An tồn thiết bị chưa được coi trọng đúng mức. Ở các khâu của quá trình kiểm sốt thu bán chưa cĩ hướng dẫn qui chế việc sử dụng máy mĩc, thiết bị. Chưa cĩ qui chế rõ ràng về bảo mật dữ liệu.
Các chương trình phần mềm cịn chưa hồn thiện. Đơi khi vẫn cịn tình trạng sai đâu sửa đĩ, khi chỉnh sửa chương trình thường khơng đảm bảo dữ liệu quá khứ cịn chính xác tại thời điểm in báo cáo.
48
Chưa kiểm sốt được việc truy cập thiết bị và dữ liệu: Hầu hết các chương trình, chưa cĩ chế độ khĩa dữ liệu tự động được phân cấp rõ ràng và khơng để lại dấu vết của các thao tác hiệu chỉnh số liệu.
Lưu trữ và dự phịng số liệu: tuy đã được thực hiện nhưng chưa thành qui chế chặt chẽ và đồng bộ ở các bộ phận.
2.5.3.Nguyên nhân các tồn tại trong hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng khơng
2.6.3.1.Những nguyên nhân khách quan
Thứ nhất: Những thay đổi thường xuyên các qui định liên quan đến chính sách giá cước
Những thay đổi về tình hình kinh tế, chính trị, xã hội trên thế giới thường tác động lớn, trực tiếp ngay đến hoạt động của các Hãng Hàng khơng trên thế giới. Do vậy, Hiệp hội hàng khơng thế giới và chính phủ các nước thường xuyên cĩ những quy định liên quan đến hoạt động của các Hãng Hàng khơng, đặc biệt là liên quan đến quản lý thu bán vé.
Mỗi khi cĩ những thay đổi liên quan đến phương pháp tính tốn giá cước, các khoản thuế, phí phải thu hộ, Tổng Cơng ty phải triển khai hướng dẫn đối với tồn bộ hệ thống đại lý bán vé để thực hiện thu đúng, thu đủ. Việc triển khai, cập nhật quá thường xuyên các thay đổi đã làm cho các đơn vị bán và các đơn vị kiểm sốt luơn trong tình trạng quá tải về thơng tin, tạo áp lực trong các hoạt động tác nghiệp hàng ngày.
49
Việc những quy định, chính sách thường xuyên thay đổi này là một trong những nguyên nhân gây sai sĩt trong khâu xuất bán và cơng tác kiểm sốt chứng từ thiếu chính xác.
Thứ hai: Tốc độ tăng trưởng của ngành hàng khơng gắn liền với việc gia tăng số lượng chứng từ phải kiểm sốt, xử lý
Tốc độ tăng trưởng của HKVN vào loại cao( khoảng trên 15%/năm), là kết quả của việc gia tăng khối lượng bán chứng từ và vận chuyển hành khách. Như vậy, tất yếu số lượng chứng từ vận tải phải kiểm sốt phải gia tăng, làm cho tiến độ xử lý chứng từ bị chậm và dễ sai sĩt trong khâu kiểm sốt, đặc biệt trong tình trạng nhân sự bổ sung khơng kịp thời và kém chất lượng.
Thứ ba: Những quy định của Nhà nước về chứng từ tài chính kế tốn
Hiện nay theo quy định của Nhà nước, tờ kế tốn của vé hành khách và một số chứng từ khác cĩ liên quan là chứng từ kế tốn, làm căn cứ khơng thể thiếu phục vụ cho cơng tác quản lý thu bán vé. Hiện nay, số lượng vé bán ra hàng năm của Tổng Cơng ty rất lớn (trên 2,5 triệu vé) và các thơng tin ghi chép trên đĩ dễ cĩ thể bị thay đổi trong quá trình sử dụng và luân chuyển chứng từ do phải in bằng giấy các-bon. Trong khi đĩ, việc quản lý thu bán theo cách truyền thống phải dựa hồn tồn vào các thơng tin ghi chép trên vé. Với lý do nêu trên, việc bắt buộc phải sử dụng những chứng từ này để quản lý thu bán vé cũng rất dễ dẫn đến sai sĩt trong quá trình kiểm tra do phải qua nhiều khâu kiểm sốt bằng tay như kiểm tra các thơng tin căn cứ vào mặt vé, kiểm tra các liên của quyển vé cĩ được luân chuyển đúng như qui định của nhà nước về quản lý hố đơn hay khơng….Việc kiểm tra quá chi tiết nêu trên đã làm cho cơng tác kiểm sốt khĩ cĩ thể đẩy nhanh tiến độ.
50
Tĩm lại, các qui định hiện hành của nhà nước về chứng từ kế tốn đối với cơng tác thu bán sản phẩm vận tải là một trong những rào cản của quá trình tự động hĩa cơng tác kiểm sốt thu bán và là nguyên nhân khách quan ảnh hưởng đến tiến độ và tính chính xác của cơng tác kiểm sốt.
Thứ ba: Cơng nghệ thơng tin trong nước chưa theo kịp với trình độ của thế giới và khu vực
Trong những năm gần đây, HKVN đã cĩ một sự đầu tư nhất định cho hệ thống thơng tin tin học phục vụ cơng tác quản lý thu bán. Tuy nhiên, tiến trình nâng cao sự ứng dụng của cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý thu bán của HKVN phải chịu ảnh hưởng nhất định bởi mặt bằng chung của cơng nghệ thơng tin trong nước như tốc độ hệ thống đường truyền kém, thiếu sự hỗ trợ về dịch vụ của các nhà cung cấp thiết bị, phần mềm, hệ cơ sở dữ liệu. Đây là một nguyên nhân khách quan dẫn đến hệ thống thơng tin trong kiểm sốt thu bán vẫn cịn manh mún, thiếu đồng bộ và chưa mang lại hiệu quả mong đợi.
2.6.3.2. Những nguyên nhân chủ quan
Thứ nhất: Tổ chức bộ máy quản lý cịn cĩ những điểm bất hợp lý,chồng chéo gây nên tình trạng cấp chứng từ phát tùy tiện, kiểm sốt chứng từ khơng kịp thời
Việc kiểm tra chồng chéo là do tổ chức bộ máy và phân cơng phân nhiệm chưa rõ ràng. Sự tách biệt độc lập về tổ chức bộ máy nhưng về nhiệm vụ lại trùng lắp, chồng chéo giữa Ban Tài chính Kế tốn và Trung tâm TKâ & THHK trong việc quản lý thu bán vé ở cấp Tổng Cơng ty gây khơng ít sự bất hợp lý trong quy trình nghiệp vụ, dẫn đến hiệu quả quản lý chưa tốt.
Việc kiểm sốt chậm chứng từ xuất bán và cấp phát chứng từ tuỳ tiện tại các VPCN của TCT HKVN tại nước ngồi là do chưa được phân cấp một cách
đầy đủ. Các VPCN chưa một bộ máy quản lý tài chính cần thiết để thực hiện việc quản lý tài chính nĩi chung và quản lý thu bán vé nĩi riêng một cách chặt chẽ
Thứ hai: Các qui định liên quan đến cơng tác kiểm sốt thu bán đã hình thành nhưng chưa thực sự phát huy hiệu quả
Các qui định liên quan đến kiểm sốt thu bán chưa phân định trách nhiệm của từng đơn vị cụ thể phụ trách từng phần hành cụ thể trong tồn bộ qui trình kiểm sốt thu bán, gây nên tình trạng xử lý chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm mà lại nhiều sơ hở, lỏng lẻo. Đây là nguyên nhân dẫn đến cơng tác kiểm sốt chưa kịp thời và thiếu chính xác.
Thứ ba: Đầu tư vào cơng nghệ thơng tin chưa sự đồng bộ, hiệu quả, các chương trình quản lý chưa đáp ứng được yêu cầu của cơng tác kiểm sốt thu bán.
Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn tới việc hệ thống thơng tin trong kiểm sốt thu bán chưa được quản lý chặt chẽ, cơng tác kiểm sốt bị chậm và thiếu chính xác.
Để quản lý thu bán vé địi hỏi chương trình phần mềm kiểm sốt và khả năng lưu trữ, dự phịng dữ liệu rất tốt, nhưng hệ thống chương trình phần mềm quản lý trong lĩnh vực này được đầu tư manh mún, thiếu đồng bộ, khả năng chuyển đổi dữ liệu về một cơ sở thống nhất quá kém. Cơng tác bảo mật, an ninh mạng chưa được quan tâm đúng mức.
Chưa tận dụng được các điều kiện sẵn cĩ để tạo một hệ thống chương trình xử lý tiện ích cho các đơn vị nhằm nâng cao năng suất lao động trong cơng tác kiểm sốt trên cơ sở giảm thiểu các thao tác bằng tay, tăng cường ứng dụng
52
cơng nghệ, đẩy nhanh tốc độ xử lý và nâng cao tính chính xác, chặt chẽ của khâu kiểm sốt.
Thứ tư: Trình độ và ý thức của người lao động trong một số bộ phận quản lý thu bán vé cịn yếu
Con người là nhân tố quan trọng, ảnh hưởng quyết định đến thành cơng hay thất bại của tổ chức. Trong cơng tác kiểm sốt thu bán cũng vậy, các mặt tồn tại nêu trên hầu như khơng cĩ điểm nào thiếu được nguyên nhân là do con người, cụ thể như sau:
- Việc thực hiện cấp phát tuỳ tiện: cán bộ phụ trách và thực hiện nghiệp vụ chưa nhận thức được tầm quan trọng của chính cơng việc mình làm, chưa cĩ một cái nhìn đúng đắn về kiểm sốt trong khâu phân cơng, phân nhiệm và các phần hành nghiệp vụ cụ thể. Sự nhận thức này xuất phát từ tình trạng yếu kém về trình độ nghiệp vụ , tâm lý khơng muốn thay đổi qui trình cơng việc đã cĩ sẵn và cũng khơng thể loại trừ yếu tố tiêu cực, lợi dụng vị trí cơng tác để trục lợi.
- Cơng tác kiểm sốt chứng từ chưa kịp thời và thiếu chính xác: cĩ nguyên nhân xuất phát từ chính các cán bộ đảm trách cơng việc này do yếu kém về chuyên mơn nghiệp vụ hoặc trình độ ngoại ngữ và cả thiếu ý thức trách nhiệm. Việc hồn tất cơng việc xử lý cĩ đúng tiến độ và chính xác hay khơng theo họ cũng chẳng ảnh hưởng gì đến quyền lợi vật chất và vị trí làm việc. Tâm lý này nhiều khi cĩ tác động dây chuyền làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng cơng tác kiểm sốt.
- Hệ thống thơng tin chưa được quản lý chặt chẽ: Trình độ nhận thức của cán bộ quản lý và thừa hành khơng khâu quản lý hệ thống thơng tin cịn hạn chế.
Nĩ xuất phát từ sự yếu kém về trình độ chuyên mơn nghiệp vụ và ngoại ngữ và cả thiếu tinh thần trách nhiệm trong cơng việc. Họ chưa thực sự phát huy vai trị tiên phong, mũi nhọn trong việc áp dụng các thành tựu cơng nghệ thơng tin phục vụ cơng tác quản lý thu bán.
54
CHƯƠNG 3