Thực hiện tốt giải pháp này sẽ từng bước nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong trong các bộ phận của qui trình quản lý thu bán và cả các nhân viên đảm nhiệm cơng tác vận hành, phát triển hệ thống thơng tin tin học phục vụ cho quản lý thu bán, gĩp phần khắc phục được các tồn tại trong tồn bộ hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với cơng tác quản lý thu bán chứng từ vận tải hàng khơng.
3.3. HỆ THỐNG HĨA CÁC QUI ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, KIỂM SỐT THU BÁN BÁN
Hệ thống các qui định trong lĩnh vực này rất nhiều, khơng phải chỉ do một bộ phận xây dựng và ban hành, cho nên dẫn đến cĩ những sự trùng lắp gây khĩ khăn cho người thực hiện hoặc sơ hở trong quản lý. Để các đơn vị cĩ thể thực hiện các qui định một cách thơng suốt, khơng nhập nhằng tạo một hành lang pháp lý chặt chẽ cho cơng tác kiểm sốt thu bán, các qui định cần phải:
3.3.1.Qui định trách nhiệm của các đơn vị cụ thể, rõ ràng
- Thống nhất qui định trách nhiệm cụ thể của các VPKV, VPCN là chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt tất cả các chứng từ do thị trường mình xuất bán trước khi chuyển về TCT và chịu trách nhiệm thu đủ, thu đúng, thu kịp thời tiền bán sản phẩm vận tải của các đơn vị bán thị trường mình quản lý . Như vậy, mới gắn chặt được trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý và kiểm sốt bán
- Trung tâm TK & THHK là đơn vị kiểm sốt chứng từ ở cấp TCT, tiến hành kiểm tra chọn mẫu các báo cáo và chứng từ thu bán do các đơn vị
gửi về, lập các bảng kê số phải thu làm cơ sở cho Ban Tài chính Kế tốn lập hĩa đơn ADM, ACM truy địi các VPKV, VPCN về các chứng từ xuất sai qui định
- Ban Tài Chính Kế tốn là đơn vị tiếp nhận các bảng kê của Trung tâm Thống kê, tiến hành ghi sổ kế tốn, lập lập hĩa đơn ADM, ACM truy địi các VPKV, VPCN về các chứng từ xuất sai qui định
Việc qui định trách nhiệm rõ ràng của các đơn vị của các đơn vị sẽ giúp khắc phục được tình trạng xử lý cơng việc chồng chéo, tốn nhiều thời gian và cơng sức, tiến độ và chất lượng kiểm sốt sẽ được nâng cao, đồng thời tăng cường ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, tập thể trong cơng tác tác kiểm sốt thu bán.
3.3.2.Bổ sung một số điều khoản trong hệ thống qui định hiện hành
- Bổ sung vào Qui định quản lý tài chính trong thu bán sản phẩm áp dụng cho các đại lý của HKVN điều khoản về đối chiếu số liệu: Hàng năm, HKVN và các đại lý sẽ tiến hành xác nhận và đối chiếu số liệu ít nhất 1 lần cho các nội dung là chứng từ và tiền thanh tốn.
Về chứng từ: Số lượng và seri chứng từ tồn kỳ trước chuyển sang và nhận của HKVN trong kỳ, đã báo cáo sử dụng trong kỳ và cịn tồn đến cuối kỳ
Về tiền thanh tốn:Số tiền phải trả cho HKVN bao gồm số dư kỳ trước chuyển sang và số phát sinh trong kỳ, số tiền đã thanh tốn trong kỳ và cịn phải thanh tốn tiếp tính đến cuối kỳ quyết tốn.
Việc tiến hành đối chiếu sẽ giúp HKVN và chính các đơn vị bán kiểm tra kiểm sốt tốt hơn cơng tác thu bán chứng từ vận tải, phát hiện kịp thời các sai lệch và hiệu chỉnh, đồng thời nĩ cũng là cơng cụ gĩp phần hạn chế tình trạng
59
thanh tốn chậm và quản lý chứng từ khơng khoa học. Bổ sung vào Qui định về quản lý tài chính áp dụng trong nội bộ các đơn vị trong hệ thống quản lý của Hàng khơng Việt nam điều khoản về báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng đại lý:hàng tháng các VPKV, VPCN phải báo cáo về Ban điều hành bán, Ban kiểm sốt bán về các nội dung như doanh số bán, hoa hồng chi trả, tình hình thanh tốn và các vấn đề bất thường khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng của các đại lý. Việc báo cáo kịp thời sẽ giúp các Ban liên quan và chính đơn vị theo dõi sát sao hơn tất cả các hoạt động bán của đại lý và cĩ những biện pháp kịp thời chấn chỉnh cơng tác bán, hạn chế rủi ro cĩ thể xảy ra
Thực hiện bổ sung hai qui định trên sẽ tạo 1 áp lực buộc đơn vị phải kiểm sốt các chứng từ vận tải kịp thời và chính xác mới cĩ thể đối chiếu đúng hạn, phát hiện những sai lệch trong quá trình báo cáo, kiểm sốt bán và báo cáo cho TCT đúng hạn định.
- Bổ sung vào Qui định về quản lý tài chính áp dụng trong nội bộ các đơn vị trong hệ thống quản lý của Hàng khơng Việt nam điều khoản về đặt cọc: Người ký hợp đồng(Giám đốc VPKV, Trưởng VPVN) cĩ trách nhiệm thơng báo mức đặt cọc để nhận chứng từ cho các đại lý, tổng đại lý trong khu vực được ủy quyền quản lý. Mức đặt cọc cụ thể và thay đổi(nếu cĩ) đối với từng đại lý phải được người ký hợp đồng báo cáo bằng văn bản cho Ban tài chính Kế tốn và Ban điều hành bán trong vịng 10 ngày kể từ khi thơng báo mức cọc đĩ cho đại lý.
Việc miễn đặt cọc hay tăng/giảm mức đặt cọc áp dụng cho đại lý chỉ được thực hiện khi cĩ sự đồng ý của Tổng giám đốc
60
Điều khoản này sẽ giúp hạn chế việc lạm dụng quyền hạn của người đứng đầu VPKV,VPCN đối với các đơn vị bán do mình quản lý và thiết lập cơ chế giám sát từ trên xuống, từ dưới lên đối với cơng tác quản lý đặt cọc.
3.4.Hồn thiện một số qui trình nghiệp vụ trong thu bán
3.4.1.Cấp phát chứng từ
Hiện nay, nhược điểm lớn nhất của khâu cấp phát là khơng phân định trách nhiệm giữa người duyệt cấp phát và thủ kho và tình trạng lạm dụng quyền hạn để cấp phát khơng đúng qui định.
Để cĩ được chính xác số lượng chứng từ được cấp phát, nhân viên duyệt cấp phát phải tính tốn theo cơng thức :
Số vé được cấp =
Số vé được nhận tối đa - (Nợ của đại lý/tiền cọc 1chứng từ + vé tồn tại đại lý) Luơn đảm bảo cân đối giữa nợ tiền và nợ chứng từ tương ứng với số tiền đặt cọc.
Các thơng số trong cơng thức này khơng được lưu lại một cách hệ thống và rõ ràng nên khâu kiểm sốt rất khĩ khăn.
Do vậy, qui trình cấp phát mới phải đảm bảo khắc phục tồn tại trên. 3.4.1.1. Qui trình cấp phát và lưu đồ cơng tác cấp phát
BƯỚC 1:Khách hàng yêu cầu lập thư cấp chứng từ
BƯỚC 2: Nhân viên duyệt cấp phát nhận thư yêu cầu cấp chứng từù và các tài liệu liên quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
61
BƯỚC 3: Nhân viên duyệt cấp phát kiểm tra tính hợp lệ của thư yêu cầu cấp phát và các chứng từ liên quan
BƯỚC 4: Nhân viên duyệt cấp phát nhập liệu và In Phiếu xuất kho, in sổ theo dõi cấp phát
BƯỚC 5:Thủ kho cấp chứng từ theo số lượng và seri trong Phiếu xuất kho BƯỚC 6:Kế tốn kho theo dõi nhập xuất tồn
BƯỚC 7:Kiểm sốt- Lưu hồ sơ
Qui trình cấp phát chi tiết và lưu đồ cơng tác cấp phát xin xem PHỤ LỤC
Trong qui trình này, phải ghi nhận tất cả các bước tiến hành vào sổ theo dõi cấp phát chứng từ, sổ được lập cho từng đại lý. Nội dung chi tiết của sổ xin đề nghị tại PHỤ LỤC 3
3.4.1.2. Sử dụng dữ liệu trên hệ thống để lập sổ cấp phát và lập phiếu xuất kho Để việc lập, in sổ theo dõi cấp phát và phiếu xuất kho khơng mất quá nhiều thời gian và đảm bảo tính chính xác, cần sử dụng các dữ liệu đã cĩ sẵn để thực hiện. Cĩ thể khái quát nguồn dữ liệu dùng cho cơng việc trên theo bảng sau:
CÁC CHỈ TIÊU CHỦ YẾU NGUỒN DỮ LIỆU
TRÊN SỔ THEO DÕI CẤP PHÁT
Kỳ báo cáo Dữ liệu do đại lý chuyển về
Số tiền đại lý phải thanh tốn Dữ liệu do đại lý chuyển về
62
Số tiền đại lý tiến hành thanh tốn Nhân viên duyệt cấp phát căn cứ vào chứng từ đại lý nộp như ủy nhiệm chi, bảo lãnh ngân hàng, phiếu thu tiến hành nhập vào hệ thống
Số tiền đại lý đặt cọc hay thư bảo lãnh
Nhân viên duyệt cấp phát khai báo vào hệ thống
Số tiền cọc /1 chứng từ Nhân viên duyệt cấp phát khai báo vào hệ
thống trên cơ sở phê duyệt của kế tốn trưởng về tiền cọc trên 1 chứng từ áp dụng cho từng đại lý
Các chỉ tiêu khác trên sổ cấp phát Chương trình tự tính tốn và lưu trữ
TRÊN PHIẾU XUẤT KHO
Số lượng, chủng loại, seri Chương trình kho chứng từ được nối với
chương trình theo dõi cấp phát để xác định
Qui trình mới với việc lập, in sổ cấp phát tự động và phiếu xuất kho tự động trên cơ sở tận dụng các dữ liệu hiện cĩ sẽ khắc phục được nhược điểm hiện cĩ trong khâu cấp phát, cĩ tác dụng tốt cho cơng tác kiểm sốt hoạt động cấp phát chứng từ ở chỗ:
- Phân định trách nhiệm của nhân viên duyệt cấp phát, thủ kho, kế tốn kho
- Bằng chứng của việc tuân thủ các qui định về cơng tác cấp phát đều được ghi nhận và lưu trữ.
63
- Cĩ sự giám sát chặt chẽ trước, trong và sau qui trình, hạn chế tới mức thấp nhất tình trạng lạm dụng quyền hạn để cấp phát sai qui định, vì tất cả các cơng đoạn của cấp phát đều được lưu lại bằng chứng trong sổ theo dõi cấp phát.
- Sổ theo dõi cấp phát là cơng cụ đối chiếu với kế tốn thanh tốn về khoản tiền thanh tốn của đại lý và là cơng cụ đối chiếu với Kế tốn kho và thủ kho về số lượng chứng từ đã cấp phát
- Theo dõi cơng nợ khách hàng nhanh chĩng, kịp thời
- Tính tốn chính xác số lượng chứng từ cấp phát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Theo dõi nhanh tồn kho chứng từ của đại lý
3.4.2.Cơng tác xuất bán chứng từ
3.4.2.1.Aùp dụng việc truy cập giá tự động trên hệ thống (FAREX)
Hiện nay, khi truy cập vào hệ thống đặt giữ chỗ tồn cầu để tìm mức giá thích hợp, nhân viên bán vé phải tự tra cứu rất nhiều các điều kiện áp dụng và tính tốn mức giá thu của khách hàng căn cứ vào các qui định về Ticketing của Hiệp hội hàng khơng quốc tế và các bảng giá của HKVN phân phối bằng tay qua các bản copy. Qui định quốc tế và bảng giá luơn thay đổi theo yêu cầu thị trường nên chỉ cần một sơ suất nhỏ khơng cập nhật kịp thời thơng tin mới là nhân viên bán sẽ gặp rủi ro thu sai tiền của khách. Bên cạnh đĩ, các thao tác truy xuất, tính tốn giá hợp lý qua nhiều cơng đoạn nên thời gian xử lý sẽ kéo dài ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ.
Xuất phát từ tồn tại này, tơi xin đề nghị một giải pháp, đĩ là FAREX
64
- Farex là giải pháp phân phối giá cạnh tranh tựï động được xây dựng để thay thế cho qui trình thủ cơng trong tất cả các khâu: Cập nhật-Phân phối-Hiển thị-Quản lý
- Cung cấp thơng tin về giá cạnh tranh chính xác và kịp thời
- Cĩ khả năng truy cập qua Internetcho pháp truy cập mọi lúc mọi nơi
- Đáp ứng ở mức cao các qui tắc và điều kiện về giá cạnh tranh của hãng hàng khơng
- Cơng nghệ GUI(Graphical User Interface) rất dễ sử dụng và giảm thiểu cơng tác đào tạo
TIỆN ÍCH:
Tiết kiệm thời gian và cơng sức
Đại lý cĩ thể cĩ ngay thơng tin về giá cạnh tranh sau khi HKVN cập nhật lên hệ thống Farex
Sử dụng câu lệnh thay thế cho việc dị tìm thủ cơng về các mức giá, qui tắc, điều kiện áp dụng
Một loạt các thao tác từ đặt chỗ, tra giá, tính giá xuất vé được kết nối thành chuỗi liên tục một cách tự động. Khơng phải lặp lại tất cả qui trình cơng việc một cách thủ cơng khi cĩ bất kỳ thay đổi nào về giá, qui tắc và điều kiện áp dụng
Ít rủi ro do tính an tồn-chính xác cao
Các mức giá, qui tắc và điều kiện áp dụng giá cạnh tranh được hiển thị ngay tại thời điểm tra cứu-tính giá
65
Giá cạnh tranh được phân phối thẳng đến các máy đặt chỗ xuất vé của đại lý và chúng được VN đảm bảo ngay khi cập nhật trên Farex
Qui trình tự động cho phép loại bỏ các sai sĩt trong quá trình đưa giá cạnh tranh từ HKVN đến đại lý. Các rủi ro do nhầm lẫn của nhân viên đại lý giảm dần đến 0 khi sử dụng các giá cạnh tranh mà HKVN đã cập nhật
Tăng chất lượng dịch vụ: do tăng năng suất làm việc của nhân viên,phục vụ khách hàng nhanh chĩng, chính xác và an tồn hơn
Đây là phương pháp phân phối và tính giá tự động mà các Hãng hàng khơng khác đang thực hiện. Đối với HKVN, mới chỉ đưa vào thử nghiệm trong thời gian gần đây. Sở dĩ cĩ sự chậm trễ trong cơng tác triển khai thực hiện là xuất phát từ cả 3 phía:
Về phía nhà cung cấp dịch vụ: Cịn một số tiện ích chưa thật phù hợp với thị trường Việt Nam trong việc hiển thị và phân phối giá. Tuy nhiên để khắc phục tình trạng này cũng khơng phải là vấn đề lớn và quá tốn nhiều thời gian
Về phía HKVN: trình độ tiếp cận với các thơng tin mới cịn hạn chế, các thiết bị lắp đặt tại đại lý chưa đồng bộ.
Khi tham gia hệ thống này, HKVN phải cĩ người chịu trách nhiệm triển khai tồn bộ hệ thống giá của mình lên mạng một cách chính xác và kịp thời, đồng thời chịu trách nhiệm về các sai sĩt trong khâu cập nhật. Đây cũng là nguyên nhân làm chậm quá trình áp dụng vì tâm lý ngại trách nhiệm của một số cá nhân trong đơn vị điều hành bán.
Về phía đại lý: Các đại lý thường tránh thể hiện giá thực thu của các vé quốc tế, mà ghi giá cơng bố theo các ấn phẩm của hiệp hội hàng khơng quốc tế
66
(giá cao nhất cho phép) lên mặt vé. Việc làm này đã tạo kẽ hở cho đại lý bán giá khơng đúng cho khách và chính khách hàng cũng lợi dụng để được thanh tốn với cơng ty của họ số tiền cao hơn số họ đã trả. Với tư duy cũ, họ ngần ngại sử dụng FAREX vì nĩ thể hiện giá thực thu trên vé (xu hướng của các Hãng ngày nay)
Xuất phát từ các lơi ích của FAREX, HKVN cần tích cực làm việc với nhà cung cấp dịch vụ, khắc phục một số lỗi nhỏ trong khâu hiển thị giá, bên cạnh đĩ, tăng cường cơng tác đào tạo, huấn luyện và tuyên truyền thậm chí dùng các biện pháp chế tài để các đại lý cĩ thể áp dụng sớm cơng nghệ mới này và hạn chế đến mức thấp nhất các phương pháp tính giá bằng tay truyền thống. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.4.2.2. Tăng cường các biện pháp kiểm sốt phịng ngừa, phát hiện và bù đắp
- Như đã giới thiệu ở phần trên, việc áp dụng hệ thống Farex vào tra cứu giá là một biện pháp kiểm sốt phịng ngừa hữu hiệu vì nhân viên chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản là đã cĩ thể truy cập và in ra giá vé đúng theo các điều kiện được cài đặt sẵn và hệ thống cũng cĩ dấu hiệu ghi nhận trên hệ thống và mặt vé là các vé này cĩ xuất hồn hồn tự động hay khơng. Nếu vé xuất hồn tồn tự động thì khâu kiểm sốt chỉ cần kiểm tra dấu hiệu này và chấp nhận giá cước thể hiện trên mặt vé.
- Thiết lập qui trình kiểm sốt các sai sĩt trong khâu bán vé tại chính các quầy vé, kịp thời phát hiện các sai sĩt và liên hệ với khách hàng để hiệu chỉnh nhằm hạn chế thiệt hại. Cơng tác kiểm sốt thu bán tại các bộ phận kiểm sốt chứng từ thuộc TCT, VPKV phải được thực hiện chính xác, nhanh chĩng