Cụng ty
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng
Cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với người bỏn tại Cụng ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S bao gồm thanh toỏn với nhà cung cấp ụtụ, nhà cung cấp dầu Shell, nhà cung cấp Dịch vụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khỏc.
Hệ thống chứng từ Cụng ty sử dụng trong hạch toỏn thanh toỏn với người bỏn gồm cú: Hợp đồng mua hàng, húa đơn GTGT đầu vào, Ủy nhiệm chi, Giấy bỏo Nợ, Phiếu chi, Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng,…
2.2.2.2. Quy trỡnh mua hàng và thanh toỏn với người bỏn và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ
Quy trỡnh mua hàng và thanh toỏn với người bỏn tại Cụng ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trỡnh mua hàng và thanh toỏn với người bỏn
(1) Phũng đại lý và xưởng sửa chữa ụtụ xem xột nhu cầu về thị trường và nguyờn nhiờn vật liệu cũn tồn kho và trỡnh kế hoạch lờn phũng kinh doanh
(2) Phũng kinh doanh sau khi xem xột nhu cầu và nghiờn cứu thị trường, lấy bỏo giỏ sẽ trỡnh kế hoạch mua hàng lờn giỏm đốc
(3) Kế hoạch mua hàng sau khi được giỏm đốc duyệt sẽ được chuyển quay lại phũng kinh doanh để liờn hệ với nhà cung cấp lấy hàng, đồng thời cỏc chứng từ liờn quan đến nghiệp vụ mua hàng này được chuyển cho phũng kế toỏn.
(4) Phũng kế toỏn thực hiện thanh toỏn cho người bỏn và vào sổ kế toỏn.
Sinh viờn: Phạm Bớch Ngọc Lớp: Kế toỏn 47C
(5)
(1)
P. Đại lý Xưởng sửa chữa
P. Kinh doanh Giỏm đốc
P. Kế toỏn (2) (3a) Nhà cung cấp (3b) (4)
Trong đú thường thỡ hợp đồng mua hàng được ký 1 năm 1 lần hoặc nhiều năm 1 lần với người bỏn vỡ cỏc nhà cung cấp của Cụng ty là ổn định từ khi Cụng ty ra đời.
Húa đơn giỏ trị gia tăng xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ mua hàng của Cụng ty, phiếu chi sử dụng khi thanh toỏn bằng tiền mặt với người bỏn, giấy bỏo Nợ và ủy nhiệm chi được Cụng ty sử dụng khi thanh toỏn với người bỏn thụng qua ngõn hàng, cỏc loại chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toỏn tiền tam ứng, giấy đề nghị thanh toỏn được Cụng ty sử dụng khi nhõn viờn trong Cụng ty tạm ứng để đi mua hàng và thanh toỏn của Cụng ty với nhõn viờn trong cỏc nghiệp vụ tạm ứng để mua hàng.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toỏn với người bỏn được thể hiện qua vớ dụ sau:
Vớ dụ 1: Ngày 15/02/2009, Cụng ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S nhập mua dầu Shell của Cụng ty TNHH Shell Damco Việt Nam với tổng giỏ trị thanh toỏn là 200.000.000 VND, thanh toỏn bằng chuyển khoản.
Cỏc húa đơn chứng từ liờn quan đến nghiệp vụ này là Húa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi, Giấy bỏo Nợ.
Biểu 2.1. Húa đơn GTGT
HểA ĐƠN Mẫu số: 01GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GL/2008B
Liờn 3: Nội bộ 001723
Ngày 15 thỏng 02 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Shell VN TNHH... Địa chỉ: Quận 3 – TP Hồ Chớ Minh... Số tài khoản:... Điện thoại:... MST: 0053681285
Họ tờn người mua hàng:... Tờn đơn vị: Cụng ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S... Địa chỉ: Thanh Trỡ – Hà Nội... Số tài khoản:... Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản MST: 0101049393
STT Tờn hàng húa, Dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Dầu Shell lớt 2100 86.850 181.818.000
Cộng tiền hàng: 181.818.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 18.182.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 200.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Biểu 2.2. Ủy nhiệm chi
FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 17 2009 11:11AM BIDV PAYMENT ORDER Ngày/Date: 17/02/2009
Số tiền bằng số/Amount in figures: 200.000.000 VND
Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm triệu đồng chẵn ………. Nội dung/Remarks: Trả tiền mua dầu Shell……….
0018
ĐƠN VỊ/NGƯỜI YấU CẦU: CễNG TY CP VT – DV T&S APPLICANT: