- Thủ tục nhập kho:
Ở công ty, việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài nên phải được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Khi NVL về, nhân viên thu mua đem hóa đơn lên Phòng Kinh doanh. Đại diện Phòng Kinh doanh, nhân viên thu mua cùng với thủ kho kiểm tra nội dung hóa đơn, nếu đúng với hợp đồng mua bán về số lượng, chất lượng, giá cả thì lập biên bản kiểm nghiệm và cho nhập kho NVL đó. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm, giấy giao nhận hàng, lập phiếu nhập kho.
Sau khi xác nhận NVL đủ điều kiện nhập kho, ban kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán;
Liên 2: Giao cho nhân viên thu mua cùng hóa đơn GTGT rồi đưa lên phòng Kế toán thanh toán;
Liên 3: Lưu tại Phòng Kinh doanh.
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho cho từng nghiệp vụ. Trên phiếu thẻ kho phải ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định theo từng loại đảm bảo thuận tiện cho việc xuất NVL khi có nhu cầu cần dùng.
NVL Hóa đơn GTGT Phòng Kinh Doanh Kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Kho Biên bản kiểm nghiệm
Sau đây, em xin mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ một số NVL: Ngày 25/11/2008, công ty mua NVL của công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long:
Biểu số 2.1
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 25 tháng 11 năm 2008
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
MS/2008B 0011010
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long Địa chỉ: Số 44 Hàng Thiếc – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Số tài khoản:... Điện thoại:...MS: 0102132171
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Nguyệt
Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong
Địa chỉ: Số 111E - ngõ 296 - Minh Khai - Mai Động - Hoàng Mai - Hà Nội
Số tài khoản: ... Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101606460
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1. Kính trắng 7 ly m2 178,608 105.000 18.753.840
2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 150.000 24.990.000
3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 62.000 17.000.400
Cộng tiền hàng: 60.744.240
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.074.424
Tổng cộng tiền thanh toán: 66.818.664 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu tám trăm mười tám nghìn sáu trăm sáu mươi tư đồng. Người mua hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Nguyệt Người bán hàng (Ký, họ tên)
Nguyễn Minh Châu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, họ tên)
Giám đốc Nguyễn Thành Long
Phòng Kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm:
Biểu số 2.2:
Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Nguyên vật liệu-sản phẩm-hàng hóa)
Ngày 25 tháng 11 năm 2008
Số: 256 Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà Trần Thị Nguyệt: Trưởng ban Ông Nguyễn Văn Chiến: Ủy viên Bà Nguyễn Thị Nguyệt: Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại kính:
STT Tên nhãn hiệu, quycách NVL Đơn vịtính
Số lượng theo hóa
đơn
Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách SL không đúng quy cách 1. Kính trắng 7 ly m2 178,608 178,608 0 2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 166,6 0 3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 274,2 0 Ghi chú: Tốt
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số NVL trên là tốt, đủ điều kiện nhập kho Nhân viên thu mua
(Ký, họ tên)
Nguyễn Thị Nguyệt
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Chiến
Trưởng ban
(Ký, họ tên)
Sau khi xác nhận NVL đủ điều kiện nhập kho, ban kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho:
Biểu 2.3
Công ty TNHH Đầu tư và
Xây dựng Đông Phong PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 11 năm 2008
Mẫu số: 01-VT
Theo QĐ: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ 152K2 Số: PNK0576 Có: 1121 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Nguyệt
Theo hợp đồng số ĐP/NS/0803 ngày 25 tháng 11 năm 2008 Nhập tại kho Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Kính trắng 7 ly m2 178,60 8 178,60 8 105.000 18.753.840 2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 166,6 150.000 24.990.000 3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 274,2 62.000 17.000.400 Cộng 60.744.240
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi sáu triệu tám trăm mười tám nghìn sáu trăm sáu mươi tư đồng.
Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Trần Thị Nguyệt Người nhận hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Nguyệt Thủ kho (Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Chiến
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Tô Thị Huê
Giám đốc
(Ký, họ tên)
- Thủ tục xuất kho:
Việc xuất kho NVL tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong chủ yếu là phục vụ quá trình sản xuất. Phân xưởng sản xuất lập danh mục các NVL cần cho sản xuất: số lượng, chủng loại…NVL xuất dùng được kế toán ghi sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn để biết chính xác NVL được xuất dùng cho sản xuất.
Ở Phòng Kinh doanh, lập phiếu xuất kho làm 3 liên, một liên lưu lại phòng. Đơn vị lĩnh NVL mang một liên đến kế toán trưởng ký duyệt rồi mang xuống lĩnh NVL. Thủ kho ký xác nhận 1 liên lưu ở kho. Cuối tháng thủ kho tính tổng số NVL xuất dùng và ghi vào sổ có liên quan.
Ví dụ:
Biểu số 2.4
PHIẾU YÊU CẦU LĨNH NGUYÊN VẬT LIỆU
Ngày 12 tháng 12 năm 2008
Người yêu cầu: Hoàng Văn Thông Tên đơn vị: Phân xưởng sản xuất
Lý do lĩnh: Làm công trình Tầm nhìn Việt Đề nghị được lĩnh NVL trong kho như sau:
STT Tên NVL vị tínhĐơn Số lượng Ghi chú
1. Kính trắng 7ly (1,83x2,44) Tấm 25 2. Sơn dầu Lobster 1/4 GL 900 Can 2 3. Sơn dầu lobster 100 gram 905 Can 20 4. Sơn lót polyure thane PU -304 Can 504
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi nhận được phiếu yêu cầu lĩnh NVL, Phòng Kinh doanh lập phiếu xuất kho :
Biểu 2.5
Công ty TNHH Đầu tư và
Xây dựng Đông Phong PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 12 năm 2008 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu số: 02-VT
Theo QĐ: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: 154O Số: PXK0543 Có: 152
Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thông Phân xưởng sản xuất Lý do xuất kho: Xuất NVL cho công trình Tầm nhìn Việt
Xuất tại kho Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong
STT chất NVL(sản phẩm hàng hoá)Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm Mãsố
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Kính trắng 7ly (1,83x2,44) 25 tấm m 2 111,63 111,63 105.000 11.721.150
2. Sơn dầu Lobster 1/4 GL 900 Can 2 2 300.000 600.000
3. Sơn dầu lobster 100 gram 905 Can 20 20 35.890 717.800 4. Sơn lót polyure thane PU -304 Can 504 504 29.500 14.868.000
Cộng 27.906.950
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bảy triệu chín trăm linh sáu nghìn chín trăm năm mươi đồng.
Ngày 12 tháng 12 năm 2008
(Ký, họ tên)
Trần Thị Nguyệt
(Ký, họ tên)
Hoàng Văn Thông
(Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Chiến
(Ký, họ tên)
Tô Thị Huê
(Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Hòa
Tại kho, thủ kho nhận được phiếu xuất kho, làm thủ tục xuất kho NVL theo phiếu xuất kho.
- Hạch toán chi tiết NVL
Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong sử dụng phương pháp thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết NVL. Phương pháp này được thực hiện tại kho và phòng kế toán như sau:
+ Tại kho
Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho NVL, thủ kho phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi sắp xếp và phân loại cho từng thứ vật liệu theo kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ 15 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ đã phân loại lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
+ Tại phòng kế toán
Kế toán TSCĐ và HTK công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ và hoá đơn, phiếu nhập kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, đồng thời lập Bảng tổng hợp chi tiết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau đây là thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất của kính trắng 7 ly (1,83x2,44) tháng 12 năm 2008:
Trong tháng 12 có các nghiệp vụ liên quan: Tồn đầu tháng: 40 tấm (178,608 m2)
Ngày 12/12/2008 xuất kho cho công trình Tầm nhìn Việt 25 tấm (111,63m2) Ngày 25/12/2008 thu mua nhập kho 15 tấm (66,978m2)
Biểu 2.6:
Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong
THẺ KHO
Tháng 12 năm 2008 Tờ 01 Tên nhãn hiệu, quy cách NVL: Kính trắng 7ly (1,83x2,44)
Đơn vị tính: m2 Ngày Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1/12 Tồn đầu tháng 12 178,608 12/12 PXK0543 12/12 Xuất kho 25 tấm cho Tầm nhìn Việt 111,63 25/12 PNK0576 25/12 Nhập kho 15 tấm 66,978 31/12 Tồn cuối tháng 12 133,956 Thủ kho (Ký, họ tên)
Các NVL khác cũng được mở riêng thẻ kho cho từng loại, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất cũng được ghi chép tương tự như trên.
Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập, xuất kho, căn cứ vào đó để kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL.
Biểu 2.7:
Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông
Phong
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 12 năm 2008 Mã VT Tên VT Đơn vị tính
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm 1: Gỗ Gỗ dổi Tấm 0 0 40 80.000.000 40 80.000.000 0 0 Gỗ dán 15li Tấm 0 0 8 4.000.008 8 4.000.008 0 0 Gỗ dán 18li Tấm 0 0 0 0 0 0 0 0 Gỗ dán 2,5x1220x2440 Tấm 0 0 6.528 140.398.400 6.228 133.946.268 300 6.452.132 … Nhóm 2: Xi măng 0 0 0 0 0 0 0 0 Nhóm 3: Kính Kính trắng 12ly Tấm 116 24.544.000 0 0 0 0 116 24.544.000 Kính trắng 8ly Tấm 0 0 180 15.419.000 180 15.419.000 0 0 Kính trắng 7ly Tấm 0 0 0 0 0 0 0 0 … Nhóm 4: Sơn Sơn xịt TV 214 48 6.979.424 0 0 24 3.489.712 24 3.489.712 … Cộng 2.825.648.916 12.611.405.804 10.229.209.644 5.207.845.076