- TK 112: TGNH TK 141: Tạm ứng
5.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Cùng với sự phát triển của tin học ứng dụng trong phần hành kế toán, để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu tốt Công ty cũng đã áp dụng phần mềm kế toán MISA. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên máy theo quy trình sau:
Kế toán nhập kho vật tư hàng hóa được thực hiện trong mục “nhập kho vật tư hàng hóa” của tệp giao dịch. Khi có phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hóa đã đượ khai báo trong danh sách vật tư hàng hóa hay chưa. Trong trường hợp nếu chưa thì phải khai báo vật tư, hàng hóa, phải xác định tiếp kho quản lý và loại vật tư, hàng hóa nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại rồi mới đến vật tư hàng hóa chi tiết.
Sau khi khai báo thêm mới vật tư hàng hóa chi tiết phải đăng ký kho cho loại vật tư, hàng hóa đó vào “giao dịch” để nhập các thông tin về nhập kho ở tệp “Nhập kho vật tư, hàng hóa” gồm các cột cần phải nhập sau:
Mã số: Mã số chứng từ Ghi chú: Chú ý về chứng từ Số HĐ: Số hóa đơn
Ngày HĐ: Ngày hoá đơn
Lý do: Lý do nhập vật tư hàng hóa Mã kho: Mã số của vật tư hàng hóa Mã NCC: Mã nhà cung cấp
Số lượng: Số lượng vật tư hàng hóa Đơn giá: Đơn giá vật tư hàng hóa Thành tiền: Tổng thành tiền của vật tư
Trước tiên là mã số, ngày tháng, ghi chú. Điều này có ý nghĩa là xác định được ngày tháng nhập, nhập hay là xuất kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tùy từng mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong một thời nhất định.
Thao tác nhập trên một dòng là kế toán thêm mục để rồi nhập các số liệu vào: TK Nợ - Có, mã vật tư, số liệu sản xuất (nếu có), ngày nhập, mã kho, mã khách hàng cung cấp, số lượng đơn giá nhập kho, thuế suất VAT (nếu có), mã thống kê.
cấp” và “Mã thống kê” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác.
Nếu trong một chứng từ có nhiều vật tư của một nhà cung cấp thì thực hiện việc cắt dán, rồi thay mã vật tư.
Khi kế toán vật liệu nhận được các hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu đó vào máy theo trình tự như trên. Sau đó máy sẽ tự động lập ra các chứng từ, mẫu số. Để xem xét, kiểm tra các loại chứng từ, mã số nhập vật tư hàng hóa đã được thực hiện và in ra, kế toán vào Mure “Tệp” để in ra các báo cáo: Phiếu nhập kho, tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, thẻ kho báo cáo tồn kho, sổ cái TK, bảng cân đối phát sinh…..
Các nghiệp vụ thu mua và nhập vật liệu được thực hiện vào các tài khoản kế toán tổng hợp trên máy theo từng trường hợp sau:
Nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài: Tại Công ty vật liệu nhập kho chủ yếu là nguồn thu mua bên ngoài như mua các nhà máy sản xuất trong nước, mua các Công ty cung cấp ngành in, mua trên thị trường tự do, còn vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hầu như không có.
Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào “Hoá đơn GTGT”, “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Phiếu nhập kho” nhập vào máy theo định khoản sau:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 331 “Trường hợp chưa thanh toán với người bán”
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản vào máy.
Nợ TK 152 Có TK 111
Nếu thanh toán bằng TGNH, căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản.
Nợ TK 152 Có TK 112
VD: Theo hoá đơn GTGT của Công ty văn phòng hoá phẩm ngày 18/01/2003 Công ty nhập kho Giấy Couche 150 khổ 79*109 số lượng 904 kg, đơn giá 11.800 thành tiền 10.667.200. Kèm theo hoá đơn của Công ty in và văn phòng phẩm thì số
tiền mà doanh nghiệp phải trả là 11.722.920
Kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 152 10.667.200
Nợ TK 133 (1331) 1.066.720
Có TK 331 11.733.920
Đó là trường hợp hàng hóa và hoá đơn cùng về, còn trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho (ít xảy ra ở Công ty). Khi có trường hợp này kế toán Công ty chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành. Do vậy Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường”
Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán tiền mua vật liệu Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Trường hợp tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu: Công ty in Âu Trường Thành thường áp dụng hình thức thanh toán này đối với việc mua nguyên vật liệu của Công ty cung cấp vật tư ngành in. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng kế toán sản xuất sẽ tham khảo thị trường, trình Giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập ra chứng từ tạm ứng tiền mua vật liệu. Việc mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng kế toán thực hiện nhập vào máy theo định khoản sau:
Khi tạm ứng tiền mua kế toán thực hiện việc định khoản trên máy: Nợ TK 141
Có TK 111, 112
Vật liệu sau khi kiểm nhận đủ các điều kiện, trừ khi tiến hành nhập kho, kế toán nhập vào máy các số liệu định khoản sau:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (1331) Có TK 141
Đồng thời kế toán thanh toán sẽ tiến hành thanh toán tiền tạm ứng, có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Trường hợp thiếu tạm ứng kế toán thực hiện các bút toán Nợ TK 141
Có TK 111, 112
- Trường hợp thừa tạm ứng kế toán thực hiện bút toán Nợ TK 111, 112
Có TK 141
- Đối với vật liệu mua ngoài kế toán tổng hợp vật liệu ngoài, việc phản ánh giá mua thực tế còn phải phản ánh, chi phí thu mua thực tế vật liệu để phản ánh cho chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu. Tại Công ty chi phí vận chuyển vật liệu mua ngoài do cán bộ đi mua vật liệu tạm ứng thì kế toán tiến hành tổng hợp trên tài khoản 141 để định khoản tiền máy:
Nợ TK 152 (số tiền vận chuyển) Có TK 141
Nếu chi phí vận chuyển được thanh toán trực tiếp thì cán bộ thu mua sẽ tập hợp các hoá đơn, giấy biên nhận có liên quan đến cước phí vận chuyển để đưa lên phòng kế toán, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy:
Nợ TK 152
Có TK 111, 112
- Đối với vật liệu, mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thừa vật liệu so với số liệu so số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu Công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán đưa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau:
Nợ TK 152 (trị giá vật liệu thực tế nhập kho)
Có TK 111, 112, 141, 331 (giá thanh toán theo hoá đơn không thuế) Có TK 338 (3381) giá mua không thuế của số vật liệu thừa
Đối với vật liệu mua về nhập kho, khi kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu so với số lượng ghi trên hoá đơn. Giữa thủ kho và nhân viên tiết liệu cần lập biên bản. Nếu Công ty chấp nhận mua theo số lượng nhập kho kế toán dựa vào phiếu nhập kho ghi vào máy như sau:
Nợ TK 152 (Trị giá vật liệu nhập kho) Có TK 111, 112, 141, 331
Nếu Công ty chấp nhận mua số lượng ghi trên bản hoá đơn thì kế toán ghi: Nợ TK 152 (trị giá vật liệu nhập kho)
Nợ TK 1381 (trị giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân)
Có TK 111, 112, 141, 331 (trị giá vật liệu xí nghiệp mua)
quan.
Ngoài việc nhập vật liệu từ nguồn thu mua ngoài, Công ty còn nhập vật liệu từ các nguồn thu sau:
- Trường hợp nhập vật liệu từ phế liệu thu hồi: Trong quá trình sản xuất, Công ty có những loại vật liệu bị thải ra từ quá trình sản xuất, những loại vật liệu này không có giá trị sử dụng ban đầu song vẫn sử dụng được cho các nhu cầu khác. Chẳng hạn như giấy rách và giấy lề. Trong đó giấy lề là loại phế liệu được thải hồi trong quá trình sản xuất không thể sử dụng được nữa. Khi có phế liệu thu hồi Công ty tiến hành các thủ tục nhập, kho phế liệu. Còn giấy rách là loại giấy bị loại trong quá trình in do bị bẩn, nhăn, rách mép…. do quá trình cắt xén không được đảm bảo. Khác với giấy lề, giấy rách còn có thể tiếp tục sử dụng được để in các loại ấn phẩm thích hợp như giấy mời, sổ liên lạc…. Giấy rách khi đem nhập kho thì sẽ đem ra phân loại có thể cắt thành những khổ giấy thích hợp để in các loại ấn phẩm trên. Giá trị phế liệu thu hồi là giá ước tính hoặc lấy theo giá hiện hành của thị trường nhập về kho phế liệu. Khi có phế liệu nhập kho kế toán nhập số liệu về giá trị phế liệu nhập kho vào máy.
Nợ TK 152 Có TK 154
Khi nhập vật tư, kế toán chỉ nhập theo giá chưa có thuế còn phần thuế đã được máy tự động tính khi kế toán nhập dữ liệu suất theo từng loại vật tư, hàng hóa khác nhau mà có thuế suất khác nhau. Do đó mã số thuế GTGT đầu vào sẽ được tính riêng vào: “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào”.
Để xem phần báo cáo về “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào”, nhập các yêu cầu cần thiết như: thời gian từ ngày nào đến ngày nào. Máy sẽ tự động hiển thị bản kê giao diện màn hình và để in kế toán thực hiện lệnh in và cho ta bảng kê tháng 1/2003 tại Công ty như sau:
(Biểu 5)
Về đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là nhập vật liệu từ các nguồn khác nhau, do đó mà Công ty hàng tháng cần theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, công việc này được thực hiện trên máy. Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về nhập vật tư hàng hóa kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư, mã hàng cung cấp kế toán vật tư về báo công nợ xử lý trong các phần hành kế
toán khác như: Kế toán tiền mặt, kế toán TGNH……
Với một số lượng lớn về vật liệu được nhập từ nguồn khác nhau, do đó cần phải khai thác báo cáo chi tiết về từng khâu hàng để máy sẽ tự động cất chuyển phần phải cho nhà cung cấp cùng với các số liệu trong kế toán tiền mặt, kế toán TGNH để theo dõi tình hình công nợ. Trong một tháng có thể có nhiều lần nhập khác nhau nhưng cùng một nhà cung cấp, kế toán chỉ cần khai báo một lần và máy sẽ tự động cất chuyển sang. Khi khai báo sai thì máy sẽ không cho cất giữ thông tin yêu cầu phải khai báo là: mã khách hàng, nhà cung cấp, địa chỉ…
Hàng tháng kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ. Sau đây là “Báo cáo tổng hợp công nợ” về phần phải trả cho khách hàng trong tháng 1/2003
(Biểu 6)