- TK 112: TGNH TK 141: Tạm ứng
1. Những nhận xét chung và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu ở Công ty in Âu Trường Thành
in Âu Trường Thành
Trong điều kiện còn nhiều khó khăn, thị trường có nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải tự chèo lái con thuyền kinh doanh của mình để có thể đứng vững và không ngưng phát triển. Cũng chính trong con lốc thị trường đó, qua các năm, Công ty in Âu Trường Thành đã tự khẳng định vị trí năng lực kinh doanh của mình bằng cách mở rộng quy mô sản xuất, tạo uy tín trên thương trường… Như năm 2002 Công ty đã đạt được các kết quả sau:
• Hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, tốc độ tăng trưởng cao. • Từng bước nâng cao trình độ quản lý, điều hành sản xuất
• Đẩy mạnh công tác đầu tư công nghệ cao, quy mô và năng lực sản xuất tăng cao
• Nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ khách hàng, mở rộng thị trường và đa dạng hoá sản phẩm kinh doanh.
• Thực hiện tốt chủ trương chính sách, pháp luật Nhà nước
• Chăm lo, từng bước nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho CBNV
• Đẩy mạnh công tác đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ CBCNV, đặc biệt là kiến thức tin học, ngoại ngữ.
• Thực hiện tốt quy chế của ngành và Công ty đề ra.
Để đạt được những kết quả trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán của Công ty, mà đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu. Trên cơ sở kết hợp giữa lý thuyết và thực hành cùng với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ phòng kế toán đã tạo điều kiện giúp tôi đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in Âu Trường Thành. Qua đó tôi rút ra một số nhận xét sau:
Công ty in Âu Trường Thành là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa được thành lập năm 199 . Với đặc điểm trên trong cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty bao gồm các cán bộ kế toán lâu năm có trình độ nghiệp vụ cao, dầy dạn kinh nghiệm. Bên cạnh đó là các cán bộ kế toán trẻ mới tuyển dụng, tuy có thời gian công tác chưa lâu lên kinh nghiệm đúc kết chưa nhiều, nhưng đây là một đội ngũ kế cận đầy tiềm năng với nghiệp vụ cơ bản vững vàng và việc nhanh nhậy trong việc tiếp cận và làm chủ các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại (máy tính, máy fax) cũng như công tác
hạch toán vật liệu được thực hiện tự động hoá bằng chương trình phần mềm kế toán MISA. Nên việc hạch toán theo dõi vào sổ sách (thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ cái, báo cáo tồn kho, bảng kê nhập xuất trong tháng…) đã được phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ yêu cầu thông tin, giúp cho lãnh đạo Công ty nắm và giám sát kiểm tra được các hoạt động kinh doanh trong Công ty. Ngoài ra còn cung cấp thông tin trong nội bộ Công ty cũng như ngoài Công ty về vật liệu để đàm phán hợp đồng. Do đó có thể nói công tác kế toán vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác được đội ngũ kế toán của Công ty tổ chức thực hiện một cách khoa học và tương đối hoàn thiện.
Điều này được thể hiện ở những ưu điểm sau:
- Về hệ thống tổ chức kho được tổ chức một cách hệ thống và phù hợp với cách phân loại mà Công ty áp dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty.
- Bên cạnh đó Công ty đang từng bước xây dựng đội ngũ xe vận chuyển riêng chuyên vận chuyển vật liệu mua về nhằm đảm bảo chất lượng hàng mua về, và đồng thời phục vụ cho những khách hàng có nhu cầu, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
- Luôn có sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán giúp cho công tác ghi chép nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Hệ thống sổ kế toán: Do Công ty áp dụng phần mềm kế toán nên việc lưu dữ thông tin được chặt chẽ, việc cộng sổ phát sinh trong tháng ít nhầm lẫn như làm kế toán thủ công, dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần, thống nhất được từ khâu nhập đến khâu xuất.
- Việc phân loại vật liệu: để sản xuất ra sản phẩm Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu với tính chất công dụng khác nhau. Dựa vào công dụng kinh tế của vật liệu Công ty đã chia vật liệu thành từng loại vật liệu như vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu bằng việc mã hoá vật tư, mã hoá kho vật tư….. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác.
Nói chung tổ chức công tác kế toán ở Công ty in Âu Trường Thành được thực hiện hợp lý đầy đủ trung thực trong công tác quản lý cũng như trong công tác kế toán. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
1.1. Về mặt quản lý
- Do đặc điểm của Công ty in Âu Trường Thành là một doanh nghiệp sản xuất ấn phẩm phục vụ chủ yếu trong ngành Bưu chính viễn thông, mà sản phẩm của Công ty được thể hiện dưới dạng tờ hoặc quyển nên nguồn cung cấp vật liệu hành thành nên sản phẩm chủ yếu là sản phẩm giấy trong và ngoài nước. Cũng như nguyên vật liệu giấy là vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (70-80%) nên tình hình quản lý và tìm nguồn nhập nguyên vật liệu còn khó khăn ở Công ty như: Do sự biến động của thị trường trong nước và ngoài nước dẫn đến việc cung cấp giấy bị hạn chế và giá cả biến động làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm.
- Do đặc điểm cua Công ty chia làm hai địa điểm dẫn tới vật liệu được hình thành từ hai kho (Kho Đặng Xá và kho Gia Thụy). Dẫn tới công tác vận chuyển và bảo quản giấy không được tốt làm thất thoát nguyên vật liệu và ảnh hưởng đến sản phẩm in.
- Để tiết kiệm vật liệu, giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm thì phải sử dụng vật liệu hết sức khoa học, hợp lý, tránh sử dụng bừa bãi lãng phí trong sản xuất. Khi vật liệu sử dụng cũng như thu mua bảo quản dự trữ vật liêu bao giờ cũng bị hao hụt hư hỏng một lượng nhất định. Hiện nay Công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho vật liệu, nên chưa tiết kiệm được vật liệu.
1.2. Về mặt hạch toán:
- Vấn đè đánh giá nguyên vật liệu:
Hiện nay ở Công ty đang áp dụng hình thức tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền, do đó xuất kho đến cuối tháng mới xác định được giá xuất. Mặt khác nguồn vật liệu nhập lại nhiều và giá của vật liệu trên thị trường luôn có sự biến động nên giá bán kho xác định.
- Về hạch toán ban đầu:
Công tác hạch toán ban đầu ở Công ty còn nhiều vấn đề cần khắc phục, nhất là việc ghi chứng từ xuất kho cho các vật liệu chính: Giấy. Khi cần một lượng giấy bộ phận sản xuất chỉ cần thông báo miệng cho phòng vật tư, thủ kho xuất kho và ghi vào sổ cá nhân số lượng và giá trị xuất, đến cuối tháng mới cộng dồn và viết vào phiếu xuất. Ngoài ra đối với vật liệu nhập có giá trị thấp phòng kế hoạch không lập phiếu vật
mà vẫn cho phép nhập kho, đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho cho toàn bộ số vật tư đã nhập kho trong tháng gộp vào một phiếu nhập, hoặc lượng xuất ít các bộ phận không thông qua phòng vật tư viêtác dụng phiếu xuất kho mà xuống lĩnh luôn ở thủ kho, đến cuối tháng phòng vật tư mới gộp các khoản vật tư nhỏ này để viết phiếu xuất kho. Như vậy sẽ gây cho công tác nắm bắt tình hình nhập - xuất vật liệu ở kho, đồng thời rất khó kiểm tra và quy trách nhiệm vật chất với các sai phạm xẩy ra, không giám sát được vật tư có sử dụng đúng mục đích hay không, việc ghi phiếu xuất kho lúc này chỉ mang tính hình thức, để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
- Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Tai Công ty in Âu Trường Thành đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Phương pháp này chỉ phù hợp ở các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Với nguồn lực hiện có và nguồn vật liệu đa dạng do vậy phương pháp này không phù hợp với doanh nghiệp.
- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Công ty in Âu Trường Thành không sử dụng TK 151 “hàng mua đang đi đường” nên Công ty chỉ theo dõi số hàng mua đã thực nhập kho, có phiếu nhập kho. Trong trường hợp Công ty mua hàng trong tháng đã nhận được hoá đơn và chứng từ thanh toán của bên bán, Công ty đã trả tiền hoặc chưa chấp nhận thanh toán, lúc này số hàng mua trên đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Nhưng cuối tháng, cuối quý hàng chưa về hoặc hàng đã về đến kho nhưng vì một lý do nào đó mà phòng kỹ thuật sản xuất chưa kiểm nhận kịp số hàng trên, do đó vật liệu chưa được nhập kho. Số vật liệu này không được phản ánh theo dõi trên tài khoản nào cho thấy tính chính xác đầy đủ của công tác vật liệu chưa được quán triệt.