Xem xét của lãnh đạo Kiểm tra
Chính sách mơi trường Lập kế hoạch Thực hiện & điều hành
Hình 4.3: Mơ hình quản lý mơi trường
Ngay từ đầu, Ban kỹ thuật 207 (Ban kỹ thuật xây dựng tiêu chuẩn ISO 14001) và Ban kỹ thuật 176 (Ban kỹ thuật xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001) đã cùng làm việc và xây dựng tiêu chuẩn ISO 14001 dựa trên nền tảng ISO 9001. Vì vậy, ISO 14001 có cấu trúc và triết lý tương tự như ISO 9001 để những tổ chức đã xây dựng ISO 9001 rồi có thể xây dựng kết hợp HTQLMT theo ISO 14001.
HTQLCL và HTQLMT có cấu trúc tương tự nhau, cả hai đều hoạt động dựa trên phương pháp luận PDCA.
Hoạch định (Plan)
Thiết lập các mục tiêu và các quá trình cần thiết để đạt được các kết quả phù hợp với chính sách của tổ chức.
Thực hiện (Do)
Thực thi các q trình đã hoạch định. Kiểm tra
(Check)
Giám sát và đo lường các quá trình dựa trên các chính sách, mục tiêu, các yêu cầu liên quan khác và báo cáo kết quả.
Hành động (Act)
Thực hiện các hành động để cải tiến liên tục hiệu quả họat động của các q trình.
Giải thích về cấu trúc tương tự của hai hệ thống:
• Mục tiêu hoạt động của HTQLCL là sự thỏa mãn của khách hàng và các bên hữu quan về chất lượng sản phẩm. Ban lãnh đạo có trách nhiệm tìm hiểu yêu cầu của khách hàng từ đó đưa ra chính sách chất lượng, kế hoạch chất lượng, cung cấp và quản lý nguồn lực để hệ thống hoạt động có hiệu quả, nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời, quá trình quản lý chất lượng phải chú trọng đến hoạt động
giám sát và đo lường nhằm kiểm tra sự đáp ứng các mục tiêu đã đề ra kể từ đó đưa ra các cơ hội cải tiến liên tục hệ thống.
• Mục tiêu hoạt động của HTQLMT là hỗ trợ cơng ty trong việc phịng tránh và giảm thiểu tác động môi trường phát sinh từ hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của công ty và đáp ứng các yêu cầu của luật pháp về môi trường. Ban lãnh đạo đề ra chính sách, chỉ tiêu, mục tiêu, chương trình quản lý môi trường và cung cấp nguồn lực để hệ thống hoạt động hiệu quả. Đồng thời, hoạt động của hệ thống phải được giám sát và đo lường nhằm kiểm tra sự đáp ứng các mục tiêu đã đề ra để từ đó đưa ra các cơ hội cải tiến liên tục hệ thống.
• Ngồi ra, giữa hai HTQLCL và HTQLMT có những yêu cầu tương tự nhau về:
- Cùng dựa trên phương pháp luận PDCA;
- Chính sách: chính sách chất lượng, chính sách mơi trường; - Mục tiêu: mục tiêu chất lượng, mục tiêu môi trường; - Đào tạo nhận thức và năng lực;
- Trao đổi thơng tin; - Kiểm sốt tài liệu; - Kiểm soát hồ sơ; - Đánh giá nội bộ; - Xem xét của lãnh đạo.
4.4.2. Hiệu quả thấp khi áp dụng riêng lẻ HTQLCL và HTQLMT
Nếu HTQLCL và HTQLMT được áp dụng riêng lẽ, tách rời nhau sẽ khiến công ty không phát huy được sức mạnh tổng hợp của các hệ thống đó trong hoạt động quản lý. Với hai hệ thống riêng lẽ thì có hai đội ngũ, hai ban chỉ đạo, hai hệ thống văn bản, hai hệ thống đánh giá, giám sát,…làm việc liên tục để đáp ứng các u cầu tiêu chuẩn. Chính vì thế mà nói chung cơng ty có thể lúng túng khí áp dụng các hệ thống này trong một thể thống nhất. Ngồi sự tăng cao chi phí duy trì các ban và các đồn đánh giá cùng với sự lãng phí thời gian, cơng ty cịn phải đương đầu với sự thiếu thống nhất ở nhiều vị trí cơng việc khiến nhân viên khơng biết phải tn thủ theo qui trình hệ thống nào.
Để có thể phát huy tối đa hiệu quả của hai mơ hình quản lý này, cơng ty nên xây dựng HTQLMT theo ISO 14001:2004 trên cơ sở tích hợp với HTQLCL theo ISO 9001:2000.
Khi áp dụng hệ thống quản lý tích hợp cho đơn vị mình cơng ty nên thống nhất các yêu cầu tương tự của hai tiêu chuẩn vào trong cùng một qui định, chẳng hạn các qui định về kiểm sốt mang tính hệ thống như kiểm sốt văn bản, các cuộc họp xem xét của ban giám đốc, hành động khắc phục và phịng ngừa….
4.4.3. Lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp
Sự đồng bộ và nhất quán của hệ thống sẽ giúp công tác giám sát và quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đồng thời cơ cấu tổ chức của các ban lãnh đạo, của các cán bộ chuyên trách cũng đơn giản hơn nhiều. Công ty chỉ cần một Đại diện lãnh đạo - đồng thời là Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) và Đại diện lãnh đạo về môi trường (EMR) để chăm sóc cho cả hai hệ thống.
Đối với người sử dụng cũng vậy, nếu chỉ có một hệ thống văn bản, thì các thủ tục, hướng dẫn cơng việc sẽ nhất quán, dễ dàng tìm kiếm tra cứu và dễ áp dụng, đây là yếu tố rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. ISO 9001 và ISO 14001 có một số thủ tục tương tự nhau, mà những thủ tục này đã được thiết lập trong ISO 9001 của cơng ty. Vì vậy, khi cơng ty xây dựng thêm ISO 14001, một số thủ tục này có thể tích hợp được, nghĩa là công ty chỉ cần chỉnh sửa, mã hóa lại cho thống nhất, phù hợp với cả hai hệ thống mà không cần phải thiết lập lại. Nếu thiết lập lại các thủ tục đã có sẵn sẽ dẫn đến hệ thống tài liệu cồng kềnh, trùng lặp mà thực chất công việc là tương tự nhau. Các thủ tục sau đây của ISO 9001cơng ty có thể chỉnh sửa để phù hợp với cả hai hệ thống:
- Thủ tục Đào tạo: Quá trình Đào tạo đảm bảo rằng tồn thể cán bộ cơng nhân
viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của họ đối với việc đạt được mục tiêu chất lượng sản phẩm, chất lượng môi trường.
- Thủ tục Trao đổi thông tin: Trong quá trình trao đổi thơng tin về hoạt động
chất lượng có thể kết hợp với trao đổi thơng tin về hoạt động mơi trường. - Thủ tục Kiểm sốt tài liệu: Tài liệu của hai hệ thống bao gồm: sổ tay, các thủ
tục, các hướng dẫn công việc, hồ sơ nên với một thủ tục này ta có thể kiểm sốt tài liệu cả hai hệ thống.
- Thủ tục Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa.
- Thủ tục Kiểm soát hồ sơ: với một thủ tục này cơng ty có thể kiểm sốt được
việc phân loại, truy cập, lưu trữ, bảo quản, xử lý hồ sơ về chất lượng và môi trường.
- Thủ tục Kiểm sốt nội bộ: Các cuộc kiểm tốn nội bộ có thể kết hợp kiểm
toán cả HTQLCL và HTQLMT, nhủ vậy sẽ giảm được sự gián đoạn công việc, giảm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của cơng ty, ít tốn thời gian hơn. - Thủ tục Xem xét của lãnh đạo: Các cuộc xem xét của lãnh đạo để đưa ra
những giải pháp thục hiện phù hợp, hỗ trợ cho cả HTQLCL và HTQLMT, đảm bảo tính thống nhất trong quá trình hoạt động. Kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo là cải tiến hệ thống quản lý của tổ chức cả về chất lượng lẫn môi trường nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của pháp luật về mơi trường.
Hệ thống tích hợp sẽ quản lý tồn bộ q trình sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, sự thân thiện với mơi trường, tạo lịng tin với khách hàng và nâng cao hình ảnh cơng ty trong cộng đồng.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí
Giảm đáng kể thời gian và chi phí cho các đợt đánh giá: Nếu tách riêng HTQLCL và HTQLMT trong cùng một cơng ty thì mỗi năm cơng ty sẽ phải tổ chức nhiều đợt đánh giá hơn (nếu hai hệ thống, mỗi hệ thống đánh giá hai đợt một năm thì cơng ty sẽ phải tổ chức bốn đợt đánh giá). Với một hệ thống duy nhất, cơng ty có thể thu lợi ích ngay trước mắt là giảm đáng kể thời gian và chi phí cho các đợt đánh giá.
Tại Công ty TNHH May Thuận Tiến, Ban lãnh đạo về chất lượng và môi trường được thành lập dựa trên cơ sở Ban lãnh đạo về HTQLCL, đảm nhận công việc lãnh đạo điều hành hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường.
4. 5. THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN CỦA CƠNG TY TNHH MAY THUẬN TIẾN KHI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI THUẬN TIẾN KHI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MƠI TRƯỜNG THEO ISO 14001
Cơng ty có những thuận lợi khi xây dựng HTQLMT:
- Cơng ty có định hướng hoạt động nhắm đến việc bảo vệ môi trường và phát triển bền vững; lãnh đạo Công ty cam kết cung cấp nguồn lực, tài chính cần thiết để xây dựng và duy trì HTQLMT theo ISO 14001:2004.
- Cơng ty đã có những nhận thức về trách nhiệm của Cơng ty đối với mơi trường xung quanh, đã có những giải pháp quản lý môi trường trong công ty như thu gom và xử lý chất thải rắn định kỳ.
- Công ty đã xây dựng thành công HTQLCL theo ISO 9001: 2000 nên đã tiếp cận được các khái niệm và phương thức quản lý theo ISO.
- Cơng ty đã có Đại diện lãnh đạo về chất lượng, khi xây dựng thêm ISO 14001 thì có thể bổ nhiệm làm Đại diện lãnh đạo về môi trường, nên Đại diện lãnh đạo này sẽ có kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống quản lý môi trường và cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý môi trường cũng sẽ đơn giản hơn.
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi thì Cơng ty cũng gặp một số khó khăn: - Khó khăn về chi phí thiết lập và duy trì hệ thống quản lý mơi trường, vì vậy
rất cần sự quyết tâm cao từ phía ban lãnh đạo.
- Khó khăn trong việc thay đổi nhận thức, trong việc tạo lập mối quan tâm và mảng kiến thức về những yêu cầu của HTQLMT theo ISO 14001 cho cán bộ công nhân viên.
CHƯƠNG 5