Dung Số Việt Nam
3.3.1. Hoạt động trước đây
- Hệ thống văn bản tại viện được quản lý nhờ LaserFiche.
Theo ông Hoàng Ngọc Diệp, cố vấn cao cấp về CNTT-VT cho các tổ chức của thế giới tại Việt Nam:
Nếu không có 1 giải pháp “quản lý văn bản số” chuẩn, chúng ta không hình thành được các cơ sở dữ liệu lớn tại Việt Nam vì hầu hết văn bản chính thức và hợp pháp đều ở dưới dạng giấy.Từ góc độ quản lý Công Nghệ Thông Tin, tôi có thể thấy
được LaserFiche có những ưu điểm đối với nhu cầu trong nước và hỗ trợ đầy đủ để đáp ứng các trở ngại/thách thức hiện nay như sau:
+ Đó là giải pháp đã trưởng thành, mạnh, tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu số khó khăn và quan trọng nhất thế giới, đó là tiêu chuẩn 5015.2 của bộ Quốc Phòng Hoa Kỳ.
+ Được sử dụng rộng rãi bởi nhiều tổ chức trên thế giới, gồm các tổ chức chính quyền liên bang, chính quyền địa phương, tổ chức quốc phòng và an ninh, cộng đồng thương mại trong tất cả các công nghiệp chủ yếu, từ lập pháp, an ninh quốc gia, hải quan, nhà hoạch định đô thị, giáo dục, y tế, ngân hàng, lưu trữ hồ sơ quốc gia v.v...
+ Nó là một kiến trúc mở và độc lập về phần cứng, nên các tổ chức có thể dùng lại hoặc chọn lựa bất cứ trang thiết bị nào họ muốn để phù hợp với nhu cầu của chính mình.
+ Và rõ ràng rằng là giải pháp này rất phổ biến với trên 25.000 tổ chức lớn chọn lựa và sử dụng, vì nó thân thiện với người dùng và có thể mở rộng từ những hệ thống nhỏ đến lớn, linh hoạt để thích ứng với các hệ thống Công Nghệ Thông Tin hiện có khác, và kinh tế hơn bất cứđối thủ cạnh tranh nào (nếu có trong thị trường).
Tuy nhiên, bản LaserFiche đang dùng tại Viện là bản Trial, hệ thống LaserFiche lại phần mềm có bản quyền nên không cấu hình và tùy chỉnh được nhiều, thêm vào nữa là nó được cài đặt trên hệ điều hành Windows nên dễ bị phá hủy bởi virut. Tích hợp các công cụ khác khó khăn, như việt hóa giao diện, nhận dạng ký tự tiếng việt (OCR), khó tương tác (hệ kín) và đặc biệt là giá thành cao không phù hợp cho triển khai tại việt nam (200000-300000 usb/key/năm).
3.3.2. Hoạt động hiện nay
Hiện tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam đang sử dụng hệ điều hành Ubuntu Linux và mong muốn sử dụng các phần mềm mã nguồn mở vào công việc của Viện, vì vậy Alfresco được lựa chọn để nghiên cứu và phát triển hệ
thống lưu trữ và quản lý tài liệu số.
3.4. Cấu trúc lưu trữ tài liệu trên Alfresco của Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Mềm và Nội Dung Số Việt Nam
Với việc khảo sát thực tế vấn đề lưu trữ tài liệu cũng như quy trình quản lý tài liệu của Viện, em đã áp dụng hệ thống Alfresco để giải quyết vấn đềđó như sau:
3.4.1. Hệ thống người dùng
Tất cả nhân viên của Viện đều có một tài khoản riêng cho việc truy vập và sử
dụng hệ thống.
Hình 4. Hệ thống người dùng 3.4.2. Hệ thống thư mục cá nhân
Mỗi nhân viên (hay mỗi người dùng) có một thư mục các nhân của riêng mình. Hình minh họa:
3.4.3. Hệ thống thư mục Viện
Ngoài những thư mục mặc định của hệ thống như Data Dictionary, Sites, Web Projects… Thì Viện còn có các thư mục của riêng Viện như hình vẽ:
Hình 6. Hệ thống thư mục Viện
3.4.3.1. Thư mục User Homes
3.4.3.2. Thư mục Văn Phòng
Hình 8. Hệ thống thư mục Văn Phòng Bên trong thư mục Văn Phòng bao gồm các thư mục con sau: - Công Văn Đến
- Công Văn Đi - Hồ Sơ
3.4.3.3. Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển
Hình 9. Hệ thống thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển
Bên trong thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển bao gồm các thư mục con sau: - Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học
- Dự Án Đang Triển Khai - Ebooks
3.4.3.4. Thư mục P.Dự Án
Hình 10. Hệ thống thư mục P.Dự Án
Bên trong Thư mục P.Dự Án bao gồm các thư mục con sau: - Hồ Sơ Dự Án
+ Đã Thực Hiện + Đang Thực Hiện - Kế Hoạch Dự Án - Văn Bản Pháp Quy
3.4.3.5. Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ
Hình 11. Hệ thống thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ
Bên trong Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ bao gồm các thư mục con sau: - Chương Trình Học
- Hợp Tác - Ebooks
- Các Khóa Học - Hỗ Trợ Dịch Vụ
3.4.3.6. Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI
Hình 12. Hệ thống thư mục khác
3.5. Giới thiệu một vài quy trình xử lý - Quy trình xử lý văn bản đến
Nhân viên văn phòng, văn thư (người chịu trách nhiệm quản lý văn bản đến) khi nhận được văn bản đến sẽ lưu trữ tại thư mục văn bản đến, đồng thời văn bản đến được quản lý như sau:
+ Văn bản đến được gửi tới cho Lãnh đạo để xin ý kiến phân phối, chỉ đạo, giải quyết.
+ Lãnh đạo xem xét và phân công giải quyết tới các phòng ban liên quan. + Các phòng ban nhận văn bản đến, giải quyết và báo cáo lại cho Lãnh đạo. + Kết thúc công việc, văn bản đến được chuyển trở lại cho Văn phòng lưu trữ.
Hình 13. Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến
Quy trình xử lý văn bản đến đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco.
- Quy trình xử lý văn bản đi
Nhân viên văn phòng, văn thư (người chịu trách nhiệm quản lý văn bản đi) khi nhận được một văn bản đi từ phòng nào đó, hoặc tự mình soạn thảo văn bản đi, sau khi thực hiện đúng quy định của một văn bản đi ở trên, Văn phòng sẽ đưa lên lưu trữ tại thư mục văn bản đi, đồng thời văn bản đi được quản lý bằng quy trình xử lý sau:
+ Gửi văn bản đi tới Lãnh Đạo, xin ý kiến, ký duyệt.
+ Lãnh đạo xem xét, cho ý kiến, nếu không chấp nhận sẽ chuyển lại cho Văn phòng sửa chữa. Nếu chấp nhận sẽ ký duyệt và chuyển lại cho Văn phòng chuyển văn bản đi đi tới nơi nhận.
Sơđồ quy trình xử lý
Quy trình xử lý văn bản đi đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco.
- Quy trình xử lý tờ trình
+ Một phòng bất kỳ gửi tờ trình cho Văn Phòng, Văn Phòng chỉnh sửa cho phù hợp với quy định rồi chuyển lên cho Lãnh đạo ký duyệt, Lãnh Đạo nếu đồng ý sẽ ký duyệt xong chuyển lại cho Văn Phòng lưu trữ, nếu không đồng ý sẽ không ký duyệt và chuyển lại cho Văn Phòng sửa đổi.
+ Sơđồ quy trình xử lý
Hình 15. Sơđồ quy trình xử lý tờ trình
+ Quy trình xử lý tờ trình đã được sử dụng trên hệ thống lưu trữ và quản lý Alfresco.
Chương 4. Phát triển và mở rộng hệ thống
4.1. Các công nghệ Việt Hóa
- Tại sao các phần mềm Việt hóa nên được ủng hộ?
Vì xét ý nghĩa ảnh hưởng sâu xa, thì việc này không chỉ làm lợi cho người sử
dụng Việt Nam, mà còn làm lợi cho các công ty có phần mềm được Việt hóa. Hiện nay số người Việt Nam có tiền mua phần mềm là rất ít, lợi nhuận quá nhỏ nên các công ty chưa cần quan tâm, họ không phải làm version tiếng Việt để phục vụ thị trường này. Việc có người Việt hóa hộ sẽ giúp phần mềm của họđược sử dụng rộng rãi hơn ở Việt Nam, sản phẩm của họ được quảng bá rộng rãi mà không phải tốn một đồng chi phí nào. Theo thời gian, các phần mềm này vẫn được họ nâng cấp thường xuyên, đến một lúc nào đó họ cảm thấy thị trường ở Việt Nam đã đủ lớn (nghĩa là nhiều người sẽ sẵn sàng bỏ tiền để mua phần mềm có bản quyền) -> version mới của họ sẽ có bản tiếng Việt. Khi ấy họ làm version tiếng Việt quá dễ dàng dựa vào những bản dịch của các nhóm Việt hóa trước, đó là một cái lợi, người dùng cũng đã quen phần mềm với giao diện tiếng Việt đó nên tiếp nhận dễ dàng, là cái lợi thứ hai. Tất nhiên, cái lợi lớn nhất vẫn là đã có một lượng người dùng đông đảo sử dụng phần mềm của họ và đều thấy muốn nâng cấp lên version mới, khi người Việt giàu có lên thì việc bỏ ra khoảng 1 triệu để mua 1 phần mềm tốt có bản quyền không còn là vấn đề nữa.
Còn với người sử dụng Việt Nam hiện nay, các phần mềm Việt hóa có tác dụng cực kỳ to lớn, giúp đại bộ phận dân chúng tiếp thu và sử dụng phần mềm dễ dàng. Chúng ta là những người may mắn được đào tạo tốt, ta được học tiếng Anh, được tiếp xúc thường xuyên với công nghệ mới nên việc mày mò sử dụng một phần mềm như
Firefox là chuyện đơn giản. Nhưng bao nhiêu người Việt Nam đang có may mắn như
chúng ta? Mỗi năm đất nước có khoảng 1.5 triệu học sinh học hết lớp 12, cho là 20% trong số đó biết sử dụng tiếng Anh trong tin học. Cho là người Việt Nam sử dụng tin học (phần mềm tiếng Anh) tập trung chủ yếu từ lớp 6 (12 tuổi) đến khoảng 36 tuổi, ta
đang có 25 thế hệ và trong mỗi thế hệđó có 20% dùng được máy tính bằng tiếng Anh, trung bình mỗi thế hệ 1.5 triệu, con số tính xấp xỉ là: 25 * 1.5 triệu * 20% = 12.5 triệu người dùng được máy tính bằng tiếng Anh.
Ước tính sơ qua để các bạn thấy, chúng ta đang nằm trong 15% may mắn biết sử
mềm phổ thông bằng tiếng Việt sẽ giúp thay đổi cực nhanh vấn đề này! Máy tính chỉ mới ra đời khoảng 20 năm, làm sao thế hệ những người già ở Nhật Bản, Hàn Quốc bây giờ biết dùng máy tính và dùng thoải mái được? Đó là nhờ có phần mềm bằng ngôn ngữ của họ, họ nhìn cái máy cũng đơn giản như đọc một quyển sách mới và sử dụng dễ dàng. Ngày nay chúng ta chưa có những cuộc vận động mạnh
để có các phần mềm tiếng Việt chính thức, thì quá trình Việt hóa có ý nghĩa lắm. - Trong sự phát triển của Công Nghệ Thông Tin hiện nay, có nhiều cách để thực hiện việc Việt Hóa phần mềm. Ta có thể làm công việc là Việt hóa cho phần mềm nào
đó, cách Việt hóa vừa dễ lại vừa khó. Dễ là đối với các phần mềm có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ thì ta có thể Việt hóa nó dễ dàng, còn khó là khi một phần mềm chỉ có một ngôn ngữ chính là tiếng Anh mà bản thân ta muốn Việt hóa thì phải can thiệp vào mấy file *.dll, cái này thì rất khó đồng thời liên quan tới vấn đề bản quyền.
- Alfresco là một hệ thống mã nguồn mở, lại hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, nên việc Việt Hóa là có thể làm được, đồng thời cho dù có đụng vào code hay file ngôn ngữ
cũng không ảnh hưởng tới bản quyền. Vì vậy em đã thực hiện việc Việt Hóa giao diện trình duyệt cho hệ thống này tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng hệ thống. Từ đó, em đã tiến hành việc Việt Hóa Alfresco.
4.2. Cấu hình và tùy chỉnh hệ thống
Tùy vào từng doanh nghiệp, chức năng của doanh nghiệp, quá trình quản lý của doanh nghiệp mà hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số được cấu hình và tùy chỉnh cho phù hợp với từng doanh nghiệp trên. Vì vậy, khi Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam sử dụng hệ thống Alfresco thì phải tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với hoạt động của Viện.
4.2.1. Thuộc tính của văn bản đến
Trong lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, một văn bản đến phải có đầy đủ những thuộc tính sau:
- Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/07, 31/12.
Mẫu dấu “Đến” 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số:... Ngày:... ... Chuyển:... + Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm + Mẫu trình bày
Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽở trên.
Các nội dung thông tin trên dấu “Đến”
+ Sốđến
Số đến là số thứ tự dăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ
số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. + Ngày đến
Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức được nhận văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/07/05, 31/12/05.
+ Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể
cả “Hỏa tốc” “hẹn giờ”), cán bộ văn thư ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30).
+ Chuyển
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
- Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của
đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05.
- Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thưđó.
- Mức độ mật: ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản
đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.
- Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ
theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉđạo giải quyết của người có thẩm quyền. - Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
- Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến ( văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản saov..v... ).
4.2.2. Thuộc tính của văn bản đi
Trong lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, một văn bản đi phải có đầy đủ những thuộc tính sau:
- Số, ký hiệu văn bản. Ghi số và ký hiệu của văn bản.
- Ngày tháng văn bản. Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Trường hợp sổ dùng đểđăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại. - Mức độ mật: ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản;
đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi
được phép của người có thẩm quyền.
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi