3.1.1. Giới thiệu
Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 901/QĐ-TTg ngày 19 tháng 07 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ
nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Theo Quyết định số 370/QĐ-TTg ngày 10 tháng 04 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 30/2008/QĐ-BTTTT ngày 06 tháng 5 năm 2008 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông, Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số
Việt Nam là đơn vị sự nghiệp khoa học - công nghệ thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông trong nghiên cứu, xây dựng và triển khai chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án phát triển trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trình độ cao cho công nghiệp Công nghệ thông tin và truyền thông; nghiên cứu - phát triển và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ phần mềm, nội dung thông tin số.
Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt Nam đã được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ số A-728 ngày 21 tháng 5 năm 2008, Cục thuế TP. Hà nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số
thuế số 0102742794 ngày 13 tháng 5 năm 2008.
Viện trưởng Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam là TS.Hoàng Lê Minh. Các đơn vị sự nghiệp và phòng ban chuyên môn trực thuộc Viện bao gồm Trung tâm Đào tạo – dịch vụ CNTT-TT, Trung tâm Khảo sát, nghiên cứu và phát triển thị trường; Phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, Phòng Nghiên cứu phát triển dịch vụ và nội dung thông tin số, Tạp chí “Phần mềm và Nội dung số”, các Phân Viện tại TP. Hồ Chí Minh và Phân viện tại Đà nẵng.
3.1.2.Vị trí, chức năng
Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam là đơn vị trực thuộc Bộ
Thông tin và Truyền thông, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông trong nghiên cứu, xây dựng và triển khai chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế
hoạch, chương trình, đề án, dự án phát triển trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trình độ cao cho công nghiệp Công nghệ thông tin và truyền thông; nghiên cứu - phát triển và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ phần mềm, nội dung thông tin số.
Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam có tên giao dịch quốc tế
là: Vietnam National Institute of Software and Digital Content Industry, tên viết tắt NISCI.
Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch theo qui định của pháp luật, có kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật, có trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội.
3.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Công nghiệp phần mềm và nội dung số Việt nam có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức nghiên cứu, xây dựng và triển khai thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch trung hạn và dài hạn, cơ chế, chính sách, chương trình, đề án, dự án, mô hình, giải pháp phát triển trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số. - Đào tạo nhân lực trình độ cao và cấp các chứng chỉ chuyên ngành theo đặt hàng của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trong các lĩnh vực liên quan đến công nghiệp Công nghệ thông tin và truyền thông, đặc biệt là công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số.
- Nghiên cứu phát triển và chuyển giao công nghệ về phần mềm và công nghiêp nội dung số; tham gia tuyển chọn, đấu thầu thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ của Nhà nước, các nhiệm vụ khoa học thuộc các chương trình, đề án, dự án và các nhiệm vụ đột xuất; xây dựng và quản lý các phòng thí nghiệm, đo thử, đánh giá, kiểm định về phần mềm, sản phẩm truyền thông đa phương tiện và nội dung thông tin
số; hỗ trợ nghiên cứu, phát triển các sáng tạo, các ý tưởng mới, các công nghệ, sản phẩm tiên tiến trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số.
- Nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ chuyển giao, thẩm định đánh giá về chi phí,
định mức, quy trình sản xuất, quy trình đảm bảo chất lượng, các chuẩn quốc gia và quốc tế trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số.
- Tổ chức điều tra, khảo sát hiện trạng, nghiên cứu dự báo xu hướng phát triển và cung cấp các thông tin, tư liệu chuyên ngành; xây dựng các cơ sở dữ liệu, kho thông tin, trang thông tin điện tử về thị trường, doanh nghiệp, sản phẩm phần mềm và nội dung thông tin số; xây dựng các thư viện chuyên ngành, các tài liệu chuyên môn, sách trắng, hướng dẫn về khung pháp lý và sở hữu trí tuệ, môi trường đầu tư, cơ hội thị
trường và kinh doanh trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số.
- Phát hành các ấn phẩm, tạp chí khoa học, trang thông tin điện tử; chủ trì tổ chức và phối hợp tổ chức các hội thảo, hội nghị, triển lãm trong nước và quốc tế trong lĩnh vực phần mềm và nội dung thông tin số.
- Triển khai các biện pháp, giải pháp, đề án, dự án thúc đẩy phát triển và ứng dụng phần mềm mã nguồn mở; thu thập, nghiên cứu, đánh giá, thẩm định và xây dựng cơ sở dữ liệu về phần mềm mã nguồn mở; biên soạn, phát hành các tài liệu mô tả giải pháp, sản phẩm, hướng dẫn cài đặt, sử dụng, phát triển và các tài liệu có liên quan khác.
- Cung cấp các sản phẩm mẫu và dịch vụ tư vấn về phần mềm và nội dung thông tin số, bao gồm các dịch vụ tư vấn về sản phẩm, công nghệ và đào tạo; dịch vụ tư vấn về xây dựng, thẩm định, quản lý và đánh giá hiệu quả dự án công nghệ thông tin; nghiên cứu, phát triển và cung cấp các giải pháp, sản phẩm, dịch vụ phần mềm và nội dung thông tin số; các dịch vụ tư vấn có liên quan khác.
- Tổ chức thực hiện các dự án, chương trình hợp tác quốc tế, tiếp nhận tài trợ, viện trợ của các cơ quan, tổ chức quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu – phát triển công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số.
- Nghiên cứu, phát triển và hỗ trợ phát triển một số sản phẩm phần mềm và nội dung thông tin số trọng điểm theo định hướng của Chính phủ; tham gia vào các chương trình, đề án quốc gia về an toàn và an ninh thông tin liên quan đến phần mềm và nội dung thông tin số.
- Thực hiện nhiệm vụ tổ chức xúc tiến thương mại trong lĩnh vực công nghiệp công nghệ thông tin; tổ chức thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại, phát triển thị trường, xây dựng thương hiệu cho ngành; hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số nâng cao năng lực hoạt động và sức cạnh tranh; thực hiện chức năng vườn ươm doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số.
- Chủ trì hoặc tham gia tổ chức các cuộc thi và trao các giải thưởng về sản phẩm Công nghệ thông tin và truyền thông có liên quan đến phần mềm và nội dung thông tin số.
- Được chủ động phát triển các hoạt động sự nghiệp có thu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Viện, trao đổi các sản phẩm tạo ra từ quá trình nghiên cứu – phát triển, hợp tác, thu hút đầu tư trong và ngoài nước để tạo thêm nguồn kinh phí, mở rộng phạm vi, qui mô hoạt động của Viện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Viện theo các qui định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
3.2. Bài toán hành chính tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung SốViệt Nam Việt Nam
3.2.1. Tổng quan
Bài toán: Xây dựng một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số, sử dụng cho mục
đích xây dựng các dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan/ tổ chức/cá nhân thông qua Internet.
Dưới đây là một vài tính năng mà Hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản - hồ sơ
cần phải đáp ứng:
- Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn bản số hóa
- Cho phép dễ dàng phân loại và quản lý tài liệu bằng các thông tin metadata - Cho phép phân loại và tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống như cây thư mục, có thể tìm kiếm nhanh chóng dựa trên các máy tìm kiếm
- Cho phép người dùng truy cập tài liệu toàn văn, từ trên mạng máy tính, từng trang hoặc toàn bộ tài liệu
- Có khả năng phân cấp, phân quyền quản lý và bảo mật truy cập và khai thác - Có khả năng trao đổi văn bản số hóa, thông tin metadata giữa các hệ quản lý văn bản một cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, bằng nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, không tương tác qua e-mail, đĩa mềm, CD- ROM...
3.2.2. Phân tích các luồng công việc tại Viện Công Nghiệp Phần Mềm và Nội Dung Số Việt Nam Dung Số Việt Nam
Dựa trên sự khảo sát thực tế công việc tại Viện cùng công văn số 425 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến. 3.2.2.1. Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ
quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: + Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các
đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thưđể đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật); + Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. - Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi sốđến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải
đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản
đến trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập sổđăng ký văn bản đến
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổđăng ký văn bản của công văn 425.
+ Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn vềứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ
Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ
chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Trình và chuyển giao văn bản đến + Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau
đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các
đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và