IV. Phân tích hoạt động xuất khẩu chè của Tổng công ty chè Việt Nam 1 Phân tích tổng quát về kết quả xuất khẩu chè của Tổng công ty:
4. Phân tích tình hình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu chè của Tổng công ty.
4.1. nghiệp vụ tạo nguồn hàng:
Chủ động được nguồn hàng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hàng xuất khẩu và tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, uy tín của Tổng công ty và hiệu quả kinh doanh , Tổng công ty chè Việt Nam thường sử dụng một số hình thức tạo nguồn chủ yếu như:
- Thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu theo hợp đồng ( mua đứt bán đoạn ).
Đây là hình thức thu mua chủ yếu của Tổng công ty , chiếm gần 80% giá trị hàng hoá thu mua. Sau khi Tổng công ty và nhà cung cấp đạt được những thoả thuận về mặt số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán… thì hai bên mới tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế.
- Phương thức uỷ thác.
Là phương thức mà Tổng công ty dùng danh nghĩa của mình để giao dịch với khách nước ngoài nhằm thoả thuận với các điều khoản liên quan đến hợp đồng xuất khẩu dư định sẽ kí kết và tổ chức bán hộ hàng cho người uỷ thác. Phương thức này chiếm một tỉ lệ không đáng kể trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Tổng công ty.
- Phương thức đầu tư, liên doanh liên kết.
Theo phương thức này, Tổng công ty sẽ bỏ vốn ra đầu tư vào các đơn vị sản xuất chế biến hàng xuất khẩu theo các hợp đồng ngắn hạn, trong đó Tổng công ty chịu trách nhiệm tiêu thụ các sản phẩm được sản xuất ra . Đây là phương thức được Tổng công ty áp dụng chủ yếu đối với công tác thu mua tạo nguồn hàng nông sản - một mặt hàng chiếm hơn 45% tổng giá trị kinh ngạch xuất khẩu của Tổng công ty . Tổng công ty thường hỗ trợ vốn, công nghệ, kỹ thuật cho các nguồn sản xuất chứ không trực tiếp tham gia điều hành các hoạt động sản xuất.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng của Tổng công ty được thực hiện theo quy trình sau:
+ Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu: Dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng và các hợp đồng đã ký kết, Tổng công ty tiến hành nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu trên thị trường, khả năng cung cấp hàng được xác định bởi nguồn hàng thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Đối với nguồn hàng thực tế, Tổng công ty chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được yêu cầu của đơn hàng. Đối với nguồn hàng tiềm năng thì Tổng công ty tiến hành đầu tư, liên doanh liên kết với các nhà sản xuất chế biến hàng xuất khẩu để kịp thời đáp ứng hợp đồng mà Tổng công ty đã ký kết.
+ Tiếp cận và đàm phán với nhà cung cấp: Trên cơ sở đã xác định được nhà cung cấp, Tổng công ty tiếp cận đàm phán về các điều kiện của đơn hàng, thoả thuận và ký kết hợp đồng.
+ Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán: Sau khi hoàn tất các thủ tục giấy tờ, Tổng công ty tiến hành tiếp nhận hàng hoá, vận chuyển về kho của Tổng công ty hoặc tiếp nhận tại Cảng xuất khẩu.
Trong nhiều năm gần đây, công tác tạo nguồn hàng xuất khẩu đã trở thành một mặt mạnh của Tổng công ty, góp phần quan trọng vào hoạt động xuất khẩu làm hoạt động này ngày càng được thực hiện có hiệu quả hơn.
4.2. Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu: Nghiệp vụ này bao gồm các khâu sau: Nghiệp vụ này bao gồm các khâu sau:
- Chuẩn bị hàng:
Sau khi đưa hàng được thu mua về kho, đội ngũ cán bộ chuyên môn của Tổng công ty tiến hành kiểm tra chất lượng của hàng hoá nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, kịp thời ngăn chặn các hậu quả xấu đồng thời cũng góp phần bảo đảm uy tín của nhà sản xuất cũng như cuả Tổng công ty trong quan hệ buôn bán.
Như vậy, công tác chuẩn bị hàng bao gồm việc kiểm tra chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu để hoàn thiện hàng theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng. Trong trường hợp hàng hoá cần giám định, Tổng công ty thường phải thuê một tổ chức giám định trung gian là tổ chức giám định hàng Quốc tế SGS hoặc VINACONTROL. Còn thông thường, cán bộ của Tổng công ty sẽ trực tiếp kiểm tra nếu trong hợp đồng không yêu cầu rõ cấp giám định. Kết thúc kiểm tra bao giờ cũng phải lập một chứng từ bằng tiếng Việt và một bản bằng tiếng nước ngoài ( tuỳ theo yêu cầu của khách ngoại ).
- Ký kết hợp đồng vận tải:
Tổng công ty ký kết hợp đồng vận chuyển để đưa hàng hoá ra cảng xuất khẩu, sau đó tiến hành bốc dỡ hàng xuống cảng để Hải quan kiểm định hàng hoá. Tổng công ty thường xuất hàng theo giá CIF ( CF ). Đây là một thuận lợi đáng kể cho Tổng công ty vì Tổng công ty được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá.
- Hoàn thiện thủ tục giấy tờ:
Khi làm thủ tục xin giấy phép xuất khẩu, Tổng công ty thường phải chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng sau:
+ Hợp đồng thương mại ( bản chính và bản sao ). + Bản dịch hợp đồng.
+ Hạn nghạch ( QUOTA ) nếu hàng được xuất theo hạn nghạch. + Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Các giấy tờ có liên quan khác.
- Tổ chức khai báo làm thủ tục Hải quan:
ở khâu này, Tổng công ty có trách nhiệm xuất trình đầy đủ giấy tờ, sắp xếp hàng, mở hàng để Hải quan kiểm tra.
- Giao hàng lên tàu và lập vận đơn:
Công tác này Tổng công ty thường uỷ quyền cho hãng vận tải, đại diện của Tổng công ty sẽ lấy biên lai thuyền phó, sau đó đổi lấy vận đơn sạch. Vận đơn sẽ được chuyển qua bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
4.3. Nghiệp vụ thanh toán:
Nghiệp vụ thanh toán bao gồm các khâu vay vốn thanh toán nguồn hàng ( xin vốn từ nguồn ngân sách cấp ) và nhận tiền thanh toán của khách ngoại ( bên nhập ).
Đối với thanh toán đầu vào, nguồn vốn có thể từ nguồn vốn tự có, hoặc từ nguồn ngân sách Nhà nước cấp và đôi khi cũng từ nguồn vay ngắn hạn ngân hàng.
Có thể nói thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh, đặc biệt với hoạt động buôn bán quốc tế. Chính bởi tầm quan trọng cũng như phức tạp của nó mà nó có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng của Tổng công ty. Trong số các hình thức thanh toán mà Tổng công ty vẫn sử dụng như thanh toán đổi hàng… thì thanh toán bằng thư tín dụng L/C được sử dụng nhiều nhất vì đây là một phương thức thanh toán đảm bảo, thuận tiện an toàn lại hạn chế được rủi ro cho cả hai bên mua và bán.