- Số chênh lệch tỷ giá hối đoái tăng (do đánh giá lại số nợ vay bằng ngoại tệ).
b. Quá trình phát triển của Công ty
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc : Thực hiện chức năng quản trị cao nhất trong Công ty chịu trách
nhiệm trước Hội đồng quản trị và Nhà nước về mọi mặt hoạt động tổ chức quản lý của công ty thực hiện các nhiệm vụ.
Phó Giám đốc: Thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc trong công
tác điều hành mọi hoạt động của Công ty. Tùy theo yêu cầu của công việc cụ thể và trong từng thời điểm mà Phó Giám đốc giao một số nghiệp vụ chính phải thực hiện.
Phòng tổ chức – hành chính:
Chức năng: tham mưu cho Giám đốc trong các công việc điều hành hoạt động của công tác nội bộ toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch hoạt động, tiếp nhận báo cáo để phân tích tổng hợp báo cáo các hoạt động lên các cấp và ngành liên quan đề xuất phương án giải quyết tình huống theo chức năng của đơn vị.
- Thực hiện công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động, bảo hộ lao động, phòng cháy chữa cháy toàn Công ty, tiếp nhận và lưu trữ các tài liệu nội bộ và bên ngoài phân phối tài liệu theo lệnh của Giám đốc.
- Quản lý và bảo vệ cơ sở vật chất, các phương tiện thuộc phạm vị văn phòng Công ty, tham mưu cho Giám đốc về công tác nhân sự, lao động tiền lương, bảo vệ chính trị nội bộ, có nhiệm vụ chính trong quy hoạch đào tạo, sử dụng cán bộ nhất là đối với nhiệm vụ chủ chốt trong Công ty.
Chức năng: chịu trách nhiệm các công tác mua bán trong nước và chịu trách nhiệm về công việc tồn trữ và vận chuyển hàng hóa, tham mưu cho Giám đốc trong công việc điều hành hoạt động của công tác kinh doanh toàn Công ty.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch hoạt động, tiếp cận báo cáo để phân tích tổng hợp báo cáo hoạt động lên các cấp và các ngành liên quan, đề xuất phương án giải quyết các tình huống trong hoạt động kinh doanh để tạo điều kiện cho phòng tài chính kế toán cân đối nguồn vốn kinh doanh, lập kế hoạch quản cáo, khuyến mãi, bố trí kho và quản lý đội vận tải nhằm tồn trữ và vận chuyện hàng hóa các loại, duy trì số lượng và chất lượng hàng hóa, xúc tiến mậu dịch tìm kiếm thị trường tiêu thụ hàng hóa của công ty một cách có hiệu quả, có nhiệm vụ theo dõi, báo cáo tình hình ký kết và ký hợp đồng theo định kỳ.
Phòng quản lý kỹ thuật:
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về công việc quản lý điều hành các mặt hợp đồng, công tác kỹ thuật và xây dựng cơ bản toàn Công ty.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch hoạt động tiếp nhận báo cáo để phân tích tổng hợp. Báo cáo hoạt động lên các cấp và ngành liên quan, đề xuất phương án giải quyết các tình huống thuộc phạm vi công tác kỹ thuật và xây dựng cơ bản. Căn cứ vào mục tiêu xây dựng phát triển của Công ty, lập kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật như: kho, phương tiện cửa hàng trang bị công nghệ,... Xây dựng và quản lý các định mức tiêu hao vật chất trong quá trình lưu thông như: hao hụt xăng dầu, định mức sử dụng vật tư nhiên liệu và phối hợp các ngành nghiệp vụ xây dựng các định mức kỹ thuật khác.
Phòng tài chính kế toán (chi nêu phần này, mối quan hệ tckt voi phòng
ban khác)
Chức năng: Tổ chức hạch toán kế toán trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động về lĩnh vực quản lý tài chính của Công ty.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch hoạt động tiếp cận để phân tích báo cáo tổng hợp. Báo cáo các hoạt động lên các cấp các ngành liên quan về đề xuất phương án
giải quyết các tình huống trên lĩnh vực tài chính – kế toán, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh lập báo cáo quyết toán, giải quyết nhu cầu vốn, quản lý tài chính, quản lý chi tiêu theo đúng chế độ, giải quyết về đề xuất công nợ, chỉ đạo hướng dẫn và quản lý các đơn vị trực thuộc Công ty về mặt kế toán tài chính.
Hệ thống kho:
Chức năng: Chịu trách nhiệm tồn trữ hàng hóa, sản xuất và xuất hàng hóa cho khách hàng tiêu thụ trong nước, tại địa phương theo sự chỉ đạo của các phòng nghiệp vụ liên quan là những đơn vị chịu sự chỉ đạo hướng dẫn của các phòng ban nghiệp vụ.
Nhiệm vụ: Các kho có nhiệm vụ nhập tồn trữ xuất hàng hóa theo kế hoạch của công ty, tham gia đàm phán hoặc được ủy quyền của công ty đàm phán trực tiếp với khách hàng tổ chức việc sản xuất theo đúng tiêu chuẩn quy cách phẩm chất các mặt hàng mà Công ty ký kết quản lý và bảo vệ tài sản, cơ cấu vật chất và các phương tiện kỹ thuật bảo vệ tài sản hàng hóa trong phạm vi kho, phòng cháy chữa cháy trong phạm vi kho quản lý, chủ động đề xuất về nhân sự công nhân phục vụ sản xuất kho có nhiệm vụ đào tạo công nhân tại chổ cho phù hợp với yêu cầu công việc và có nhiệm vụ báo cáo hoạt động lên công ty.
Hệ thống cửa hàng bán lẻ:
Chức năng: Giới thiệu và tiêu thụ hàng hoá của Công ty Xăng dầu.
Nhiệm vụ: Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh bán lẻ các mặt hàng Công ty kinh doanh theo quy định, quy chế quản lý cửa hàng bán lẻ và các quy định của Công ty, quản lý và bảo vệ tài sản cơ sở vật chất và các phương tiện kỹ thuật bảo vệ hàng hoá thực hiện các công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách đối với người lao động, bảo hộ lao động phòng cháy chữa cháy trong phạm vi cửa hàng quản lý, chủ động quan hệ với chính quyền nhân dân địa phương nơi cửa hàng tọa lạc và thực hiện tốt các mặt an ninh trật
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán
Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng:
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về sự ghi chép chính xác trong bảng báo cáo kế toán và chịu trách nhiệm trước pháp luậtvề công việc trực thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Tổ chức công tác kế toán, hạch toán, hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toán tài chính cho nhân viên.
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước quy định.
- Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng bộ máy cán bộ nhân viên kế toán trong đơn vị.
- Giúp thủ trưởng đơn vị tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu, cải tiến, quản lý kinh doanh và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý.
- Phân công và chỉ đạo trực tiếp cho tất cả nhân viên kế toán tại đơn vị đang làm việc ở bất cứ bộ phận nào. Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
- Có quyền yêu cầu tất cả các cán bộ trong DN cung cấp đầy đủ, kịp thời những tài liệu liên quan đến việc thanh toán trả lương, thu chi tiền mặt,...và những tài liệu này phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý.
Kế toán tổng hợp
Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ phát sinh từ sổ kế toán, tính giá thành sản phẩm dồng thời tổng hợp doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh và báo cáo lên Kế toán trưởng.
Kế toán chi tiết
Có nhiệm vụ ghi chép vào sổ chi tiết theo đúng yêu cầu của từng tài khoản, theo dõi tình hình công nợ, trích khấu hao TSCĐ, tiền lương công nhân, các khoản trích theo lương, theo dõi tình hình xuất nhập, tồn kho theo nguyên vật liệu, hàng hóa trên sổ sách. Cuối kỳ, lập báo cáo tổng hợp số liệu phát sinh đối chiếu với thủ kho hay các bộ phận khác có liên quan.
Kế toán thanh toán
Có nhiệm vụ theo dõi việc thanh toán công nợ, theo dõi các khoản tạm ứng, khoản thu chi mang tính chất nội bộ và bên ngoài.
Thủ quỹ
- Quản lý việc thực thu, thực chi tiền mặt.
- Cuối ngày kiểm tra tồn quỹ, đối chiếu với số liệu trên sổ. Cuối kỳ tính số dư chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
2.1.3.2. Hình thức kế toán Công ty đang áp dụng
- Công ty đang áp dụng chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC.
- Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12. - Đơn vị tiền tệ: đồng VN
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán misa nên hằng ngày các số liệu, nghiệp vụ phát sinh kế toán đều nhập vào phần mềm misa như: bảng kê bán
hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ cái, công nợ phải thu, nhật ký bán hàng, sổ chi tiết các tài khoản 511, 515, 632, 635, 641, 642.
Cuối tháng kế toán trưởng kết chuyển chứng từ lãi lỗ rồi lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Theo đó, kế toán khấu hao trung bình hàng quý cho TSCĐ.
Hình thức kế toán công ty áp dụng: Nhật ký chung, bao gồm các loại sổ sau: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ nhật ký đặc biệt và các loại sổ khác.
Sơ đồ hình hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Trình tự ghi chép theo hình thức sổ nhật ký chung
Sổ quỹ Sổ NK đặcbiệt Sổ NKchung
Sổ cái
Sổ chi tiết Chứng từ gốc
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái.
- Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái.
- Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.