2.3.1. Tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị VVMI.
Đặc điểm của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đang dần được trẻ hóa và có độ tuổi trung bình vào khoảng 30 tuổi. Số lượng công nhân viên lớn, phù hợp với lĩnh vực sản xuất- kinh doanh của công ty. Hầu hết các công nhân viên trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất có trình độ tay nghề vững vàng và luôn được đào tạo để thích ứng với yêu cầu công nghệ trong công ty
Các chế độ, chính sách về tiền lương, tiền thưởng của doanh nghiệp (Ban hành kèm theo quyết định số 280/QĐ-TCHC ngày 4 tháng 06 năm 2008)
- Hệ thống các chứng từ công ty sử dụng:
Chứng từ phản ánh cơ cấu Lao động: + Quyết định tuyển dụng.
+ Quyết định sa thải. + Quyết định điều chuyển. + Quyết định thôi việc.
Chứng từ phản ánh thời gian Lao động: + Bảng chấm công.
Chứng từ phản ánh kết quả Lao động: + Phiếu giao nhận sản phẩm.
+Phiếu giao nhận sản phẩm
+ Phiếu giao khoán khối lượng công việc hoàn thành.
Chứng từ phản ánh các khoản thu nhập, phải trả cho công nhân viên + Bảng thanh toán lương và BHXH
+ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
- Các Tài khoản sử dụng trong tổ chức hạch toán lương và các khoản trích theo lương của công ty:
+ Tài khoản 334 - Lương phải trả công nhân viên
+ Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn.
+ Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội.
+ Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế theo quy định.
+ Ngoài các tài khoản trên, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: 111, 112, 622, 627, 641, 642…
- Hạch toán chi tiết:
Các sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết TK 334: Căn cứ vào bảng thanh toán lương của phân xưởng bộ phận các chứng từ phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Các chứng từ thanh toán, được ghi vào phát sinh nợ, có Tk 334. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334, sau đó vào sổ Tổng hợp chi tiết TK 334
+ Sổ chi tiết TK 338: Căn cứ vào bảng thanh toán lương, BHXH, các chứng từ chi tiền, Kế toán ghi vào phát sinh nợ có TK 338(Chi tiết 3382, 3383, 3384). Cuối tháng cộng sổ chi tiết Tk 338, kế toán ghi trực tiếp vào sổ tổng hợp TK 338.
Phương pháp tính lương:
Để theo dõi được tình hình sử dụng lao động của công nhân viên, doanh nghiệp đã lên kế hoạch lập bảng chấm công cho các phòng ban. Sau đó kế toán tại các phòng ban lập bảng chấm công theo dõi cho từng người theo các ngày cụ thể. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công để xác định số ngày công làm việc
thực tế cho mỗi công nhân và tính lương cho từng người cũng như toàn doanh nghiệp.
Quy trình luân chuyển chứng từ( Sơ đồ 2.3):
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: GIẤY NGHỈ ỐM, HỌC, HỌP BẢNG CHẤM CÔNG CHỨNG TỪ KẾT QUẢ LAO ĐỘNG BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TỔ, ĐỘI BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG PHÂN XƯỞNG
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TOÀN DN BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG PHÒNG BAN
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ
Cách lập bảng thanh toán lương:
- Cơ sở lập: Căn cứ vào bảng chấm công đã được lập. - Phương pháp lập:
+ Bảng thanh toán lương sẽ được lập thường xuyên hàng tháng và mỗi cán bộ công nhân viên được ghi một dòng.
+ Sau khi lên kế hoạch lập ra bảng thanh toán lương, kế toán sẽ tập hợp để lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm.
Bảng thanh toán lương sẽ được lập thường xuyên hàng tháng và mỗi cán bộ công nhân viên được ghi một dòng.
Bảng thanh toán lương bao gồm 21 cột: - Cột 1: Số thứ tự các công nhân viên
- Cột 2: Danh sách họ và tên cán bộ công nhân viên - Cột 3: Ghi hệ số lương( cơ bản+ phụ cấp)
- Cột 4: Ghi hệ số mức phân phối. - Cột 5: Hệ số đãi ngộ.
- Cột 6: Ghi tổng hệ số phân phối.
HS phân phối = HSL (CB+PC) x HS mức + Hệ số phân phối đãi ngộ
- Cột 7: Số công được lấy trên bảng chấm công. - Cột 8: Tổng số điểm.
Tổng số điểm = Tổng hệ số phân phối x Số công - Cột 9: Cách tính lương sản phẩm.
Quỹ lương – Quỹ lương thời gian – Quỹ lương PC Số điểm LSP = x từng người
Tổng số điểm - Cột 10: cách tính lương thời gian.
HSL (CB +PC) x 290000
LTG = x Số NC thời gian 26
- Cột 11: Các khoản phụ cấp khác. - Cột 12: tổng lương trong tháng.
TL trong tháng = Lương TG + lương SP + PC khác - Cột 13: Tạm ứng (Số % tạm ứng sẽ tuỳ theo tháng).
- Cột 14: Tính BHXH (5%), BHXH được tính trên lương cơ bản. - Cột 15: Tính BHYT (1%), BHYT được tính trên lương cơ bản. -Cột 16: Thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
- Cột 17: Cộng BHXH và BHYT.
- Cột 18: Lĩnh kỳ 2 = TL lương tháng–Tạm ứng –các khoản khấu trừ. - Cột 19: Ăn ca = Số công x 5.000 (đ/ngày).
- Cột 20 : Tổng số còn lĩnh = Còn lĩnh + ăn ca kỳ 2.
- Cột 21 : Số tiền CNV nhận đủ lương cuối tháng ký nhận.
Cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương như trên rồi chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho giám đốc ký duyệt. Bảng thanh toán lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị.
- Hạch toán tổng hợp:
Sổ sách sử dụng:
+Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
+ Bảng kê số 4, 5, 6 và Nhật ký chứng từ số 8. + Nhật ký chứng từ số 1, 2, 10.
+ Sổ cái TK 334. 335, 338
Quy trình ghi sổ tổng hợp( Sơ đồ 2.4):
Chứng từ gốc về Tiền Lương và BHXH Bảng phân bổ Tiền Lương và BHXH Bảng kê 4,5,6
Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp