III. Kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn:
2. Kế toán ghi giảm TSCĐ
Khi TSCĐ trong doanh nghiệp không sử dụng nữa, doanh nghiệp có thể làm giảm TSCĐ theo nhiều cách như: Thanh lý, nhượng bán, hay chuyển TSCĐ thành công cụ dụng cụ. Công ty đều lập các chứng từ cần thiết như: "Quyết định thanh lý TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản nhượng bán TSCĐ; Biên bản đánh giá lại TSCĐ".
TSCĐ thanh lý, nhượng bán là những TSCĐ không thể sử dụng được hoặc đã hết hạn sử dụng, hay không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất. Những TSCĐ này do giám đốc công ty quyết định thanh lý, nhượng bán, lập biên bản thanh lý khi có kèm theo quyết định thanh lý. Kế toán căn cứ vào đó lập thẻ TSCĐ giảm và xoá sổ TSCĐ đó trên sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị sử dụng. Biên bản thanh lý được lập ít nhất làm 2 liên:
+ Liên 1: Kế toán TSCĐ giữ + Liên 2: Lưu lại nơi sử dụng.
VD: Ngày 20/05/2006, công ty quyết định thanh lý một máy mài phẳng CPC-20, TSCĐ này đã khấu hao hết. Ta có biên bản thanh lý sau:
Công ty TNHH NN
Một thành viên Điện cơ Thống Nhất
Biên bản thanh lý Số 70 Ngày 20/05/2006 Nợ TK214 Có TK211 Mẫu số 03-TSCĐ Số 52
Căn cứ vào quyết định số 18 ngày 20/05/2006 của Giám đốc công ty vê việc thanh lý TSCĐ.
I. Ban thanh lý gồm:
Ông Nguyễn Duy Đức - Giám đốc - Chủ tịch Hội đồng
Ông Nguyễn Thành Vinh - Phó giám đốc - Phó chủ tịch Hội đồng Ông Nguyễn Mạnh Hùng - Phó giám đốc - Uỷ viên
II. Tiến hành thanh lý TSCĐ
- Tên TSCĐ: Máy mài phẳng SPC-20 - Nước sản xuất: Ba Lan
- Năm đưa vào sử dụng: 1971 - Số hiệu TSCĐ: M02
- Năm ngừng sử dụng: 2001 - Nguyên giá: 191.326.751đ - Đã khấu hao: hết
- Giá trị còn lại: 20% * Kết luận của Ban thanh lý
Biên bản thanh lý được lập xong vào 9h ngày 20/05/2006. Các thành viên nhất trí ký tên.
Hà Nội, ngày 20/05/2006
Trưởng ban thanh lý
(Ký, họ tên)
III. Kết quả thanh lý TSCĐ
- Chi phí thanh lý: 500.000 (năm trăm nghìn đồng chẵn) - Giá trị thu hồi: 6.300.000 (sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn) Đã ghi giảm TSCĐ ngày 20/05/2006.
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
* Tác dụng của biên bản thanh lý: Ghi giảm TSCĐ là bằng chứng cần thiết khi kiểm kê TSCĐ.
Sau khi lập biên bản thanh lý, căn cứ vào giá thanh lý lập phiếu thu tiền mặt và phiếu chi tiền và biên bản giao cho bên mua. Phiếu thu lập thành 2 liên: 1 liên giao cho người mua nộp tiền, 1 liên dùng làm chứng từ để ghi sổ kế toán.
Công ty: TNHH Nhà nước một thành viên Điện cơ Thống nhất Địa chỉ:
Phiếu thu
Số: 325 Ngày 1/5/2006
Nợ TK111
Có TK 711 Họ tên người nộp tiền: Lê Văn Huy
Địa chỉ: Hà Nội
Lý do thu: Thu tiền thanh lý máy mài phẳng SPC20 đã khấu hao hết. Số tiền: 6.300.000đ
Bằng chữ: Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Hoá đơn
Số 100 Ngày 20/5/2006
Căn cứ vào biên bản thanh lý ngày 20/5/2006 của Giám đốc về việc thanh lý TSCĐ Tên, ký hiệu TSCĐ: Máy
Nước sản xuất: Ba Lan Năm sản xuất: 1971
Bộ phận sử dụng: Phân xưởng cơ khí STT
Chứng từ NG TSCĐ Giá trị hao mòn
Cộng dồn SH NT NT Diễn giải NG Năm Giá trị haomòn
1 BB70 1971 1
Thanh lý máy mài phẳng SPC-20 191.326.75 1 2006 191.326.75 1 191.326.751
Khi nhượng bán TSCĐ các thủ tục chứng từ cũng muốn giống như là thanh lý TSCĐ. 3. Kế toán tổng hợp TSCĐ 3.1. TK sử dụng: TK 211: "TSCĐ hữu hình" TK 213: "TSCĐ vô hình" TK214: "Hao mòn TSCĐ" 3.2. Phương pháp ghi sổ
- Đối với phần ghi tăng TSCĐ thì trong trường hợp này sử dụng NKCT số 1 tức là nhật ký ghi có TK111.
- Đối với phần ghi giảm TSCĐ ghi giảm do thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ, kế toán sẽ ghi giảm TSCĐ ở sổ chi tiết TSCĐ (sổ theo dõi chi tiết TSCĐ ở phân xưởng) đồng thời kế toán cũng ghi vào NKCT 9- Nhật ký theo dõi TSCĐ giảm trong tháng đó. NKCT 9 ghi có TK211, 212, 213.
- Cơ sở lập: Căn cứ vào các chứng từ ghi giảm TSCĐ, căn cứ vào các biên bản thanh lý, nhượng bán hoặc bàn giao cho nơi khác sử dụng.
- Phương pháp ghi: Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên NKCT 9, cụ thể và ngày của chứng từ. Ghi có TK211, 212, 213. Nợ các TK phù hợp trên NKCT 9.
- Tác dụng: Theo dõi tình hình tài sản giảm trong công ty, tránh tình trạng làm mất tài sản, khai báo không đúng chứng từ TSCĐ.
Nhật ký chứng từ 9
Ghi có TK211 Tháng 5/2006 Chứng từ
Diễn giải Số ghi có TK211, nợ các TK
SH NT TK214 Cộng có TK211
BB 20/5 Thanh lý máy mài phẳng SPC-20 191.326.751 191.326.751
Cộng 191.326.751 191.326.751