a. Tổ chức chứng từ.
- Loại chứng từ sử dụng:
Chứng từ gốc nguồn: hợp đồng mua bán, cam kết khai thác hàng. Chứng từ thực hiện: hoá đơn giá trị gia tăng( 3 liên) gồm các yếu tố
gía mua cha thuế , thuế , giá cả thuế, phơng thức bán buôn. Chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. Bảng kê hoá đơn bán hàng của các bộ phận.
Báo cáo bán hàng của các bộ phận.
NKCT số 1,2,10 NKCT số 7
Sổ cái TK 334,338
Báo cáo kế toán Chứng từ kế toán
- Quy trình luân chuyển chứng từ: Trờng hợp bán hàng ngay tại tàu
1.Căn cứ vào đơn đặt hàng, kế hoạch bán hàng phòng kinh doanh tổ chức bán hàng.
2. Nhân viên phòng kinh doanh lập bảng kê hàng hoá đã nhập theo tàu theo khối lợng hàng nhập, đồng thời kê khai khối lợng hàng phân phối cho khách hàng theo đơn theo khối lợng xuất.
3.Kế toán nhận bảng kê để theo dõi hàng nhập, xuất, tồn theo tàu.
4.Khi khách hàng báo đã bán đợc số hàng nhận kế toán tiến hành lập hoá đơn theo số lợng đợc báo.
5.Thủ trởng ký hoá đơn.
6.Kế toán tiếp nhận hoá đơn ghi sổ. 7.Lu chứng từ theo quy định.
Trờng hợp bán hàng qua kho
1. Căn cứ vào kế hoạch bán hàng và đơn đặt hàng, cán bộ phòng kinh doanh xin lệnh xuất hàng.
2. Thủ trởng ký lệnh xuất
3. Kế toán lập hoá đơn bán hàng.
4. Thủ trởng ký duyệt hoá đơn bán hàng. 5. Thủ kho xuất hàng.
6. Kế toán nhận chứng từ để ghi sổ. 7. Lu hủy chứng từ theo chế độ.
Trờng hợp các bộ phận bán hàng: các bộ phận sẽ lập hoá đơn bán hàng có chữ ký của trởng bộ phận đó. Sau đó lập các bảng kê hoá đơn gửi lên công ty kèm theo hóa đơn gốc.
Nếu thu tiền ngay thì sau bớc 4 thủ quỹ thu tiền. b. Tổ chức sổ kế toán.
- Loại sổ: Sổ chi tiết:
Bảng kê giá vốn hàng bán: Đợc lập theo tháng.
Gồm các chỉ tiêu sau: chứng từ(số, ngày tháng), tên hàng(mã hàng, mã vt), TK155(lợng, tiền), TK 156(lợng, tiền).
Sổ gồm nhiều trang mỗi trang là một loại hàng-tàu( VD: tên hàng UREA, tên tàu CONFIDEN).
Gồm các chỉ tiêu: STT, hoá đơn(ngày, số), tên khách hàng, số lợng, đơn giá, thành tiền.
ở dòng đợc ghi theo tháng, cuối mỗi tháng tiến hành cộng. Sổ chi tiết TK 131 theo khách hàng:
Số lợng sổ mở nhỏ hơn số lợng khách hàng.
Công ty mở sổ chi tiết cho các khách hàng quen thuộc với số lợng các giao dịch lớn nh các công ty: Thiên hoà an, Tân nhật tân, Dũng thanh liêm,...
Đối với các khách hàng nhỏ hơn và không thờng xuyên mua hàng của công ty thông qua các cửa hàng, trạm thì công ty theo dõi chung qua tài khoản của các cửa hàng (công ty coi các trạm, cửa hàng của mình nh là các khách hàng và hạch toán nợ vào TK 131).
Mẫu sổ chi tiết thanh toán với khách hàng nh sau:
Tháng 2 năm 2002
Tài khoản 131-Phải thu ngời mua.
Đối tợng: Công ty TMDV Tân Nhật Tân. Loại tiền:VNĐ. Số d đầu tháng:1.830.444.289đ NT ghi sổ CT Số tiền SH Nt TKĐƯ Nợ Có 1/2 6 1/2 111 621.500.000 5/2 29 5/2 112 27.800.000 6/2 42 6/2 112 1.920.200.000 8/2 65 8/2 111 1.957.307.340
Bảng tổng hợp phát sinh của tài khoản131.
Sổ tổng hợp: NKCT số 8, sổ cái TK 131,511, 632,155,156.
Báo cáo : Báo cáo tổng hợp hàng hoá dịch vụ bán ra, lập theo năm. Báo cáo tài chính.
- Quy trình hạch toán:
Chứng từ bán hàng,chứng từ tiền mặt, tiền gửi
Sổ chi tiết tài khoản 131 và 511 Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái số131, 632 và 511 Bảng kê giá vốn hàng bán Tổng hợp phát sinh TK 131
Căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, bảng kê hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, hàng ngày kế toán ghi vào sổ chi tiết TK131, 511, đồng thời lập bảng kê giá vốn hàng bán. Từ các sổ và bảng kê chi tiết này kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 8. Cuối tháng lập bảng tổng hợp phát sinh tài khoản 131. Dựa vào NKCT8 và các nhật ký chứng từ khác kế toán ghi sổ cái tài khoản 131,632,511. Và định kỳ lập báo cáo tài chính.
Đây là một phần hành quan trọng của một doanh nghiệp thơng mại . Tuy nhiên công ty cha có sự quan tâm thoả đáng. Cụ thể: không lập sổ chi tiết giá vốn mà chỉ lập bảng kê gía vốn, không lập bảng kê số 11 theo dõi hàng hoá.